Któż z nas nie zna kultowej sceny z filmu „Brunet wieczorową porą”, w której przychodzi inteligent do mechanika, a ten jedząc, odpowiada: „…Panie, nie wiem, nie znam się, nie orientuję się, zarobiony jestem”.
Ileż razy chciałoby się tak powiedzieć kolejnemu klientowi, którego sprawa z zakresu IP nie dość, że jest „na wczoraj”, to na dodatek ponadnormatywnie zagmatwana i wymagająca poświęcenia na nią dodatkowego czasu… A tymczasem w kolejce piętrzy się lista typowych spraw, jak wnioski, odnowienia, przypomnienia o płatnościach, terminy do wniesienia sprzeciwów, wezwania do zaprzestania naruszeń itd. itd.
Z drugiej strony od dłuższego czasu jesteśmy bombardowani informacjami, że sztuczna inteligencja już posiadła kolejną umiejętność i tylko czekać, aż zacznie przyczyniać się do likwidacji poszczególnych czynności czy nawet profesji.
Jak więc odnaleźć się w kontekście zmian, nowych technologii, konkurencji, oczekiwań rynku, dbając jednocześnie o zdrowy balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym?
Zaplanuj optymalizację swojej pracy
Aby nadążać za rynkiem, trzeba szukać sposobów na optymalizację swojej pracy. Część osób wykorzystuje do tego celu powszechnie dostępne narzędzia – od kalendarza Google czy Outlook, po chmurowe narzędzia pracy grupowej, jak Asana, Trello, na dedykowanych systemach do zarządzania kancelarią skończywszy. To na pewno dobry kierunek, bo daje możliwość przeniesienia coraz większej części danych do chmury. W większości jednak przypadków narzędzia te – z racji swojej uniwersalności – nie uwzględniają specyfiki prowadzenia spraw z zakresu własności intelektualnej, a tym bardziej własności przemysłowej.
Zanim zaczniesz poszukiwać i testować kolejne rozwiązania, powinieneś w pierwszej kolejności ustalić, które procesy i narzędzia w Twojej organizacji działają dobrze, a które wymagają wsparcia. Do głównych obszarów zaliczamy m.in:
- Obsługę i rejestrowanie zapytań
- Prowadzenie spraw o określonej specyfice tematycznej
- Zarządzanie zadaniami, terminami, opłatami
- Prowadzenie korespondencji pisemnej i e-mailowej
- Indywidualizowanie i automatyzowanie komunikacji z klientami
- Tworzenie dokumentów seryjnych
- Rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy
- Fakturowanie i statystyki.
Ustalenie obszarów wymagających wsparcia jest kluczowe dla zdefiniowania celów i parametrów, jakie powinny posiadać wybrane finalnie narzędzia, i co ważne, ile ich być powinno. Im więcej narzędzi i nieostrej granicy pomiędzy ich wykorzystywaniem, tym trudniej zapanować nad procesami oraz danymi. Trudniej też zbudować nawyki zespołu do korzystania ze wszystkich wybranych rozwiązań.
Jak analizować dostępne systemy IT
Na początek powinieneś przyjąć założenie, że nie znajdziesz idealnego rozwiązania dla siebie wśród rozwiązań chmurowych. Jeśli coś nie jest budowane wyłącznie dla Ciebie, to z pewnością znajdą się takie funkcjonalności, których albo nie będzie, albo będą one działać inaczej, niż tego oczekujesz. Warto sobie wtedy zadać pytanie, czy jest możliwe obejście zdefiniowanego problemu w tym rozwiązaniu lub też czy inne rozwiązanie może być dla niego komplementarnym. Korzystanie z rozwiązań typu SaaS wiąże się nie tylko ze świadomą rezygnacją z niektórych funkcjonalności, ale co bardziej istotne, również konieczną zmianą niektórych nawyków, które mogą być przeszkodą w ich efektywnym wykorzystaniu.
Kiedy stworzysz już listę potencjalnych programów, które potencjalnie wspierać będą wybrane procesy w organizacji, poświęć na ich testy kilka dni, ale w sposób intensywny. Niech to nie trwa miesiącami, bo to, co sprawdzisz, zdążysz zapomnieć. Szybkie testowanie pozwoli Ci również łatwiej poznać i zrozumieć logikę, jaka przyświecała ich twórcom. Gdy dane rozwiązanie okaże się nieintuicyjne dla Ciebie, nie brnij dalej. Szkoda czasu.
Jeśli widzisz potencjał, ale nie do końca jasne jest działanie programu lub też nie masz pewności, że to jest rozwiązanie Twoich potrzeb, umów się na indywidualną prezentację.
Pamiętaj, by podczas testów zweryfikować, które z wybranych przez Ciebie procesów dany program może usprawnić. Zrób listę kontrolną, dzięki której łatwiej będzie je porównać ze sobą.
Ile czasu poświęcić na wdrożenie programu w IP
Gdy dokonasz wyboru oprogramowania, staraj się jak najszybciej rozpocząć wprowadzanie realnych danych. Pozwoli Ci to poznawać i testować program w sposób przemyślany, bo opierający się o realne zdarzenia – terminy, zadania itd. Kontrolując ich działanie przy okazji prowadzonej sprawy, przekonasz się, na ile są one dobrze zaprojektowane.
Założenie, że zaczniesz korzystać z systemu, gdy wprowadzisz do niego wszystkie dane, jest błędne. Po pierwsze dlatego, że zajmie to sporo czasu i zaangażuje zespół. Po drugie, z posiadanego portfolio spraw tylko pewna część jest w grupie spraw aktualnie realizowanych. Pozostałe wymagają nadzorowania terminów i opłat. Takie sprawy można wdrażać sukcesywnie, przenosząc je w zależności od możliwości czasowych zespołu.
W praktyce, portfolio kilkuset spraw można wdrożyć w ciągu kilku dni, a jeśli spraw jest więcej, można skorzystać z opcji automatycznego zaciągnięcia ich do systemu. Wymaga to jednak przygotowania odpowiedniej struktury danych, które zostaną zaimplementowane. Przy mniejszej liczbie spraw takie podejście może być nieopłacalne.
Czym jest system IP DESK
Oprogramowaniem stworzonym z myślą o zarządzaniu prawami własności intelektualnej (ze szczególnym uwzględnieniem prawa własności przemysłowej) jest system IP DESK. Dzięki zaprojektowanym modułom znaków towarowych, wzorów przemysłowych, użytkowych i wynalazków znacząco ułatwia prowadzenie spraw z tego zakresu. W systemie można oczywiście prowadzić również inne typy spraw zarówno o charakterze spornym, jak i niespornym. Co ważne, oprogramowanie pozwala zaprojektować jego działanie poprzez możliwość stworzenia procedur, które generują terminy, zadania dla użytkowników, jak również wiadomości e-mail do klientów.
Co więcej, IP DESK realizuje szereg innych procesów – od zarządzania kontaktami, poprzez generowanie pism, rejestrowanie korespondencji, udostępnianie informacji w strefie dla klienta, rejestrowanie czasu pracy, prowadzenie rozliczeń na fakturowaniu skończywszy. Dla jednoosobowych i małych kancelarii to narzędzie, które organizuje codzienne funkcjonowanie kancelarii. Dla dużych z kolei, jak również działów prawnych korporacji, jest wyspecjalizowanym wsparciem w zakresie IP, którego inne systemy nie posiadają.
Jak wygląda wdrożenie IP DESK
Poznawanie systemu zawsze rozpoczyna się od jego prezentacji. Podczas spotkania nie tylko wskazujemy na jego rozwiązania, ale poznajemy potrzeby potencjalnego klienta i analizujemy, czy nasze rozwiązanie rzeczywiście będzie dla niego pomocne.
Jeśli wnioski ze spotkania są pozytywne, wówczas przygotowywana jest indywidualna wersja testowa. Po niej odbywają się krótkie sesje szkoleniowe w kilkudniowych odstępach. Podczas nich odpowiadamy na pytania, pomagamy w konfiguracji systemu. Jeśli w wyniku testów po stronie klienta jest decyzja o dalszej współpracy, wersja testowa staje się wersją docelową. Klient nie traci więc czasu na ponowne rekonfigurowanie nowej instalacji.
Biorąc pod uwagę dotychczasowe wdrożenia, możemy potwierdzić, że dzięki iteracyjnemu modelowi wdrożenia już po dwóch, trzech tygodniach klienci mają nie tylko wdrożone kilkaset spraw, ale i poruszają się sprawnie po funkcjonalnościach platformy (mówimy oczywiście o kilkugodzinnym zaangażowaniu tygodniowo, a nie pełnych dniach roboczych).
Na koniec należy podkreślić, że IP DESK posiada dwie możliwości wdrożenia – w chmurze lub też w infrastrukturze klienta. To drugie rozwiązanie jest wybierane przeważnie przez korporacje.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy nasze rozwiązanie może być wsparcie dla Twojej kancelarii, umów się na spotkanie online.
Autor: Marcin Setlak – prawnik, wykładowca w zakresie tematyki IT dla prawników w Centrum Praw Własności Intelektualnej im. H. Grocjusza. Twórca kilku start-upów, w tym platformy IP DESK.
