Automatisering is geen eenmalig trucje, maar een slimme werkwijze die je continu helpt om tijd en kwaliteit te winnen. Door herhalende handelingen te automatiseren, verlaag je de kans op fouten én verhoog je de snelheid van verwerken. Veel Basecone-gebruikers besparen hiermee al uren per week – en dat kan jij ook! Hieronder lees je praktische tips waarmee je vandaag al aan de slag kunt.
1. Begin klein en slim
Kies een paar administraties met veel terugkerende facturen. Denk aan maandelijkse facturen voor huur, telefoon, softwarelicenties of abonnementen. Die zijn vaak herkenbaar en bevatten weinig variatie – perfect om te automatiseren.
2. Zorg voor goede data – de basis van automatisering
- Automatisch boeken werkt alleen als de gegevens kloppen. Loop daarom even je relatiegegevens na:
- Vul leveranciers en klanten volledig in (inclusief IBAN, btw- en KvK-nummer).
- Koppel de juiste grootboekrekening en btw-code aan de relatie.
- Gebruik slimme omschrijvingen met labels zoals [maand] of [factuurnummer], zodat Basecone ze automatisch correct overneemt.
3. Activeer Automatisch taggen
Laat Basecone direct herkennen van wie de factuur komt en maak direct een onderscheid tussen inkoop- en verkoopfacturen. Dankzij de juiste data voed je zodoende Basecone op om terugkerende handelingen weg te nemen. Voordeel: stuur op uitzonderingen, facturen die extra aandacht nodig hebben, blijven staan.
4. Werk met slimme regels (én veiligheid)
Je kunt regels instellen om facturen enkel automatisch te boeken als aan bepaalde condities worden voldaan, bijvoorbeeld:
Voorbeeldregel:
Boek telefoon abonnement-facturen automatisch op 'telefoonkosten' als het bedrag ≤ €300. Valt de factuur buiten die bandbreedte? Dan blijft hij netjes staan voor controle. Zo houd je controle over uitzonderingen, zonder je automatisering te blokkeren.
5. Laat Basecone meedenken
Basecone doet zelf suggesties voor automatiseringsregels op basis van eerdere boekingen. Loop ze regelmatig door, activeer wat relevant is en verbeter je workflow zonder extra moeite.
6. Deel automatiseringsregels met andere administraties
Indien dezelfde relatie ook in andere administraties bestaat, dan kan je gemakkelijk dezelfde conditie delen over andere administraties. Zolang Basecone op basis van het overeenkomende IBAN-nummer, Btw-nummer en/of KvK-nummer dezelfde relatie kan vinden, dan is de conditie in weinig tijd toegevoegd in andere administraties.
7. Blijf optimaliseren: meten is weten
Stel een aparte "autoboeker"-gebruiker in en houd zo bij welke facturen automatisch geboekt zijn. Gebruik de Omgevingsmonitor om de automatiseringsgraad per administratie te monitoren.
Direct aan de slag!
Met deze checklist kun je direct aan de slag met automatiseren in Basecone. Geen lange trajecten, maar slimme stappen die je vandaag al kunt zetten. Zo bespaar je tijd, verhoog je de kwaliteit én houd je meer ruimte over voor advies en analyse.
Meer leren?
Bekijk dan onze opname van de webinar: "Automatiseren in de praktijk" en lees onze checklist: administratie automatiseren tot 50-70% in 3 maanden.