Hoe komen facturen bij je binnen? Op papier, digitaal in pdf of als elektronische factuur in UBL-code? Dat laatste scheelt je veel tijd in verwerking en boeken van de factuur. In deze blog 3 redenen om een elektronische inkomende factuur aan leveranciers te (laten) vragen.
Maar eerst kijken we naar digitale en elektronische facturen. Een digitale factuur is feitelijk hetzelfde als de papieren factuur, alleen dan digitaal. De informatie staat bijvoorbeeld in een pdf of een scan van de factuur opgeslagen. Die moet nog eerst verwerkt worden voordat de factuur geboekt kan worden, handmatig of door software. Een elektronische factuur staat in UBL-code, waardoor je software deze direct herkent. Hier is geen (handmatige) verwerking voor nodig om het goed in je systemen te krijgen.
Welke voordelen levert het vragen om een elektronische inkomende factuur op?
1. Snellere en accuratere verwerking van facturen
Een elektronische factuur is sneller verwerkt, simpelweg omdat ‘ie al goed in het systeem staat. Alle informatie is 100% kloppend overgenomen.
Er zijn verschillende typen UBL-code: voor havenbedrijven moet er bijvoorbeeld een veld 'naam schip' zijn en voor agrarische bedrijven juist informatie over stikstof- en CO2-waardes. In Basecone kun je alle typen UBL-facturen zetten; Basecone verwerkt ze automatisch voor je.
Blijft een leverancier bij een PDF-factuur? Geen probleem! Door de grote mate van herkenning van facturen door Basecone worden ook deze vrijwel probleemloos op de juiste manier in de software gezet.
2. Relevanter voor klanten worden en blijven
3. Minder tijd nodig om administraties dagelijks bij te werken
Omdat elektronische facturen direct in de software belanden, ben je veel minder tijd kwijt aan het verwerken van de facturen. Administratie is per factuur bij te werken, waardoor je eenvoudiger en slimmer werkt aan een wekelijks of mogelijk dagelijks bijgewerkte administratie. Zeker inzichten uit een dagelijks bijgewerkte administratie zijn goud voor je klanten! Het geeft ze een actueel inzicht in hun financiële toestand.
Bonus: facturen direct goed opgeslagen en geen fysieke ruimte meer nodig
Basecone slaat alle facturen direct op één centrale plek op. Deze manier voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Bijkomende voordelen: Basecone slaat facturen veilig en conform alle wet- en regelgeving op. En alle facturen zijn direct goed te vinden, in plaats van switchen tussen mapjes, e-mails en papieren ordners!
