Voorheen ontving Planee de facturen van klanten via de post. Maar de tijd van een envelop openen is voorbij, tegenwoordig zetten ze online facturen klaar in Basecone. Tijden veranderen. Dat heeft Willem-Jan Jansen, oprichter en directeur van Planee, sinds 2002 tot nu zelf ondervonden. Inmiddels is het administratie- en advieskantoor uitgegroeid van één naar drie kantoren met niet drie, maar ruim 35 medewerkers.
“We ondersteunen voornamelijk MKB’ers en franchise-organisaties. Denk bij franchisers aan: Bakker Bart, Bagels & Beans, Cosmo Hairstyling, Eazie en Shoeby. Wij vinden het belangrijk om te weten wat speelt bij klanten én om oprechte interesse te tonen. Hier stuur ik vanaf dag één op. We werken met relatiebeheerders die daarvoor verantwoordelijk zijn. Daarnaast heeft iedere klant contact met de salarisadministrateur en met de boekhouder”, zegt Willem-Jan.
Tijdsperceptie is voor iedereen verschillend
“Tijd is voor ieder mens anders. De één ervaart ‘drukte’ op een heel andere manier dan de ander. Wat ik heb geleerd, is dat jezelf (te) druk maken weinig zin heeft. Kijk liever naar de oorzaak: waarom heb ik te weinig tijd en wat kan ik hier zelf aan veranderen? Vroeger werkte ik 55 uur per week, dan weet je dat er iets niet goed gaat. Tegenwoordig is het de ene week 40 en een andere week 45 of 35 uur. Merk je dat je te veel moet doen in te weinig tijd? Zoek dan nieuwe mensen om je heen waarbij je dingen uit handen kunt geven.”
“Handel taken één voor één af en houd tijd over”
“Werk daarnaast van taak naar taak. Multitasken was voor lange tijd hét ding en soms ontkom je hier niet aan. Ik geloof echter niet dat dit je meer tijd oplevert. Tien dingen tegelijk doen, zorgt voor onrust. Wanneer je taken één voor één afhandelt, kun je heel gefocust werken en houd je tijd over. Daarom heeft iedereen bij Planee een specialisme. Voorheen kreeg ik wel eens een administratieve vraag, dan ging ik hier een half uur mee stoeien; dit heb ik echt afgeleerd en dit leren we nieuwe medewerkers ook af. Stuur een vraag direct door naar de collega die er alles van afweet. Dit bespaart jezelf ontzettend veel tijd.”
“Tijd is vaak een issue; klanten mogen hier nooit de dupe van worden”
Betere onboarding en automatisering
“Daarnaast kun je natuurlijk ook meer tijd realiseren binnen je werk. Binnen Planee kijken we actief naar drie zaken: 1) een goede onboarding van klanten, 2) automatisering en 3) processen efficiënter inrichten. De software waar we voor kiezen is hierbij cruciaal. Onze klanten moeten het begrijpen, want zij moeten er uiteindelijk mee aan de slag. Bij nieuwe klanten nemen we uitgebreid de tijd om onze systemen uit te leggen. In een videocall laten we Basecone en VisionPlanner zien en zorgen we direct dat bankkoppelingen ingeregeld zijn. Voorheen kwamen klanten bij ons terug met vragen over de systemen. Nu besparen we tijd doordat we dit voorblijven. Tijd is vaak een issue; maar klanten mogen hier nooit de dupe van worden.”
Processen efficiënter inrichten
“Toen ik in 2002 begon, openden we dagelijks alle post. We keken wat voor factuur het was en wat we ermee moesten doen. Om het vervolgens online te registreren en de papieren variant op te slaan in de juiste archiefmap. Je kunt je voorstellen dat dit ontzettend veel tijd kostte. Tegenwoordig werken alle klanten, mede door Basecone, volledig online. Hierdoor houden we de complete administratie wekelijks bij. Klanten leveren aan in Basecone, een boekhouder boekt het in en daarna kan de klant de mutatie accorderen. Hierdoor ziet iedereen de factuur maar één keer voorbijkomen. Per uur verwerken we hierdoor meer facturen. We kunnen dus meer klanten bedienen met minder boekhouders.”
“Piekmomenten zijn voor ons verleden tijd”
“Doordat we met Basecone werken en klanten hierin alles netjes aanleveren, kennen we (bijna) geen piekmomenten meer. We kunnen de werkdruk nu spreiden omdat dagelijks de mutaties van klanten binnenkomen. We verwerken dit continu, doen onze controles en zo zijn de administraties altijd up-to-date. Hierdoor voorkomen we druktes bij BTW-kwartaal maanden en jaarrekeningen. Het samenstellen van de jaarrekeningen spreiden we over het gehele (volgende) jaar. De klanten weten hun cijfers namelijk al en de jaarrekening mag niet voor verrassingen zorgen.”
Normaal werk gaat altijd door
“Ik blijf het lastig vinden om tijd te nemen voor verbeteringen. Het normale werk gaat immers altijd door. Je kunt niet zomaar even zes uur per week besteden aan een verbetering voor een klant, als je al andere afspraken en meetings hebt gepland. Toch zijn dit juist wel altijd mooie, nieuwe uitdagingen. Zo willen we bijvoorbeeld meer met Business Intelligence gaan doen, we breiden dit momenteel uit. Intern gebruiken we dit al om te zien of facturen juist zijn geboekt, maar ook of we bij een klant actie moeten ondernemen: welke kengetallen staan goed, welke niet en moeten we hierover in gesprek met de klant? Daarnaast kunnen de franchise-organisaties met behulp van Business Intelligence zelf actiever sturen. Zij krijgen inzicht waarom de ene vestiging beter presteert dan de ander. Dit gaan we in de toekomst zeker verder uitbreiden.”
De 24 uur van Willem-Jan Jansen
- 07.00 Opstaan en ontbijten
- 08:00 Vertrekken naar het kantoor in Soest, Apeldoorn of Capelle aan de IJssel
- 08:30 Mails doornemen en afspraken voorbereiden
- 09.30 Overleg over verschillende zaken
- 11.30 Mails doornemen en plannen uitwerken
- 12.00 Video call met een klant
- 12.30 Lunchen en de (online) krant lezen
- 13.30 In de auto op weg naar een andere vestiging
- 14.30 Meeting over de voortgang en nieuwe ideeën
- 16.30 Laatste mails beantwoorden en afsluiten
- 17.00 Richting het voetbalveld om training te geven
- 18.30 Eten met het gezin en daarna een relaxte avond
- 22.30 Naar bed
Ook tijdwinst boeken met Basecone?
Lees meer in ons TIJD magazine!
Vraag het magazine aan >>
![Een eigen administratiekantoor beginnen: de handvaten om te starten [Checklist]](https://assets.contenthub.wolterskluwer.com/api/public/content/525615-young-entrepreneurs-in-business-meeting--68e4e1a8c3?v=471ea364)