Organisaties zonder winstoogmerk engageren of doen regelmatig een beroep op vrijwilligers. Ze zijn gemotiveerd, goedkoop en zorgen voor een positieve impuls binnen de werking van de organisatie. Maar let op, want ook wie vrijwilligerswerk doet of aanbiedt, is aan bepaalde (fiscale) regels gebonden.
Vrijwilligerswerk volgens de wet
Vrijwilligerswerk wordt in de wet omschreven als ‘zich inzetten voor anderen of de samenleving in de context van een organisatie zonder winstoogmerk’. Vrijwilligers geven uit vrije wil en onbetaald een stuk van hun vrije tijd aan een organisatie. Vrijwillig gaan bijklussen in een bedrijf of in privé- of familieverband valt dus niet binnen de vrijwilligerswet.
Onkostenvergoedingen voor vrijwilligers: forfaitair of reëel
Vrijwilligers mogen geen presatievergoeding ontvangen. Hun kosten mogen onder bepaalde voorwaarden wél vergoed worden. Ze worden forfaitair of reëel berekend, te bepalen door de organisatie.
Belangrijk om te weten:
- een kostenvergoeding is geen inkomen en is dus niet belastbaar (fiscale fiches zijn niet van toepassing)
- kostenvergoedingen per uur zijn niet mogelijk
- kostenvergoedingen zijn niet verplicht (de organisatie kiest zelf).
In 2023 bedraagt het plafond van de forfaitaire kostenvergoeding 40,67 euro per dag en 1626,77 euro per jaar. De reële kostenvergoeding heeft geen wettelijk bepaalde bovengrens; voor elke kost moet wel een bewijs worden voorgelegd.
Administratie bij kostenvergoedingen aan vrijwilligers
- Leg per kalenderjaar een nominatieve lijst aan (gebruik het modeldocument van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) met de gegevens van de vrijwilligers.
- Zorg ervoor dat vrijwilligers het forfaitaire dag- en jaarmaximum niet overschrijden.
- Registreer alle uitbetalingen aan kostenvergoedingen in de boekhouding of in het kasboek (onder werkingskosten).
- Betaal bij voorkeur via bankoverschrijving. Leg in het geval van een cashbetaling een bewijsstuk voor ter ondertekening door de vrijwilliger.
- Bij een reële kostenvergoeding zijn bewijsstukken noodzakelijk, zoals kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen en dergelijke.
De kilometervergoeding voor vrijwilligers
De kilometervergoeding kan binnen de reële kostenvergoeding vallen of gecombineerd worden met een forfaitaire kostenvergoeding. In het eerste geval is er géén beperking van kilometers, mits de afgelegde afstand voldoende bewezen wordt.
Wordt de kilometervergoeding bovenop een forfaitaire kostenvergoeding betaald? Dan gelden er maximale bedragen. Die worden per kwartaal bepaald. Van 1 januari tot en met 31 maart 2023 bedraagt de maximale kostenvergoeding bijvoorbeeld 0,4259 euro per kilometer.
