De gemiddelde betalingstermijn voor kleine en grote bedrijven bedraagt 43 dagen. Kmo’s moeten dus lang wachten op hun geld, wat de kans op cashflowproblemen verhoogt. Wat kan u doen als klanten hun factuur niet (of laattijdig) betalen? Met deze vijf tips raakt u sneller aan uw centen.
Maar eerst een woordje over de betalingstermijn. Bij handelstransacties tussen ondernemingen ligt de wettelijke vervaldatum van facturen op 30 dagen. Die termijn kan conventioneel verlengd worden tot maximaal 60 kalenderdagen. Onderlinge overeenkomsten om de betalingstermijn te laten ingaan vanaf de verificatie van de factuur, een achterpoortje om de betalingstermijn te rekken tot 90 dagen, zijn sinds 1 februari 2022 verboden.
1. Scan de kredietwaardigheid van klanten
Krijg inzicht in het betalingsgedrag van (toekomstige) klanten door een beroep te doen op kredietbeoordelaars of de Kruispuntbank van Ondernemingen. Een specialist als Companyweb biedt inzage in het risico, de overlevingskansen, de betalingscapaciteit, de rendabiliteit en andere sleutelfactoren van alle Belgische bedrijven. Zo weet u meteen met wie u zaken doet en met wie u het best géén zaken doet.
2. Maak heldere en legaal bindende afspraken
Wees duidelijk over de betalingstermijn en communiceer over de gevolgen van het niet-respecteren van die termijn. Neem de afspraken op in uw offerte, orderbevestiging of in de algemene voorwaarden. Een eigendomsvoorbehoud behoort ook tot de mogelijkheden. Dat houdt in dat u eigenaar van een geleverd product blijft tot uw klant betaalt. Zo stelt u doeltreffende offertes en algemene voorwaarden op.
3. Factureer elektronisch
De elektronische factuur of e-factuur is voorlopig nog niet ingeburgerd in de Belgische kmo-wereld. Jammer, want e-facturen zijn goedkoper, minder foutgevoelig én ze worden sneller betaald. Het gaat om ubl- of xml-bestanden (dus géén pdf) die via het beveiligde en gereguleerde Peppol-netwerk worden verstuurd. Elektronische facturen kunnen rechtstreeks door de meeste courante boekhoudsoftware ingelezen en verwerkt worden met minimale manuele inbreng.
4. Ontwikkel een streng maar rechtvaardig debiteurenbeheer
Nadert een verkoopfactuur het einde van de betalingstermijn? Stuur de klant een geautomatiseerde herinnering. Volg laattijdige betalingen van dichtbij op. Een telefoontje levert vaak sneller resultaat. Houd het beleefd en correct. Een incassobureau of deurwaarder op uw klant afsturen is echt de laatste stap. Zo stuurt u de perfecte betalingsherinnering.
5. Houd uw administratie up-to-date
Om een heldere kijk te krijgen op betaalde en onbetaalde facturen is een vlotte administratie noodzakelijk. Doe een beroep op een krachtige en gebruiksvriendelijke facturatietool of een ERP-systeem voor complexere werkomgevingen, zoals Adsolut Facturatie of Adsolut Kmo-beheer. Lees meer over hoe een ERP-systeem of een facturatietool u kan ondersteunen bij het managen van uw bedrijf.
