Telewerken door de juridische, fiscale en ‘change’ bril

Telewerk in de arbeidsovereenkomst

Wanneer werknemers hun werkzaamheden op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie mogen uitvoeren, en daarbij de informatietechnologie van de werkgever gebruiken, is er sprake van ‘structureel telewerk’. Die modaliteit kan worden voorzien in elke gewone arbeidsovereenkomst van een arbeider of bediende wiens takenpakket zich tot thuiswerk leent. Daarbij is de werkgever gebonden door de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad die het kader en de voorwaarden bepaalt voor de dagen waarop wordt getelewerkt. Een telewerker geniet op de telewerkdagen dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer die op de bedrijfslocatie werkt. En hij mag zelf zijn werk organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Voor het overige zijn telewerkers uitgesloten van de regels over arbeidsduur, nachtwerk en zondagsrust. Voor de andere werkdagen, gelden de normale regels van de wet van 3 juli 1978 over de arbeidsovereenkomsten.

De cao stelt de volgende voorwaarden voor telewerk:

• Telewerk kan enkel op vrijwillige basis worden toegepast. Een werkgever kan zijn medewerkers dus niet verplichten om te telewerken. Omgekeerd kunnen de medewerkers geen recht op telewerk opeisen;
• De werkgever moet telewerk verplicht schriftelijk vastleggen in de arbeidsovereenkomst, of in een bijlage. De cao 85 schrijft voor wat er minstens in die individuele overeenkomst moet worden afgesproken;
• De werkgever moet zijn werknemers informeren over de arbeidsvoorwaarden, en in het bijzonder over de aanvullende voorwaarden die van toepassing zijn op het telewerk binnen de onderneming. Die voorwaarden kunnen bijvoorbeeld in het arbeidsreglement of een telewerkpolicy worden opgenomen;
• In principe is de werkgever verplicht om de apparatuur (laptop, gsm, enz.) die de werknemer nodig heeft om te kunnen telewerken, beschikbaar te stellen. De werknemer kan echter ook zijn eigen apparatuur gebruiken, waarbij de gebruikskosten voor rekening van de werkgever zijn;
• De werkgever moet de nodige bescherming voorzien van de persoonsgegevens van de werknemer en blijft verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de telewerkers;
• Ondernemingen met een werknemersvertegenwoordiging zijn verplicht om vóór de invoering van telewerk de werknemersvertegenwoordigers in te lichten en te raadplegen.

Terugbetaling kosten telewerk

De werkgever is in principe verplicht de kosten van de verbindingen en de communicatie nodig voor het telewerk te dragen, alsook de kosten die de werknemer maakt door het gebruik van een eigen laptop, gsm of smartphone.
Het is mogelijk, en praktisch aangeraden, om bij telewerk forfaitaire kostenvergoedingen toe te passen. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaardt de volgende maximale maandelijkse forfaits als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever, vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen: