Hoe compliancy van veiligheidsmanagementsysteem toepassen volgens ISO 45001:2018?

Het naleven van de wetgeving, compliancy dus, is een belangrijk element in veiligheidsmanagementsystemen. Hoe u compliancy van een veiligheidsmanagementsysteem moet toepassen volgens ISO 45001, leest u hieronder.

Betekenis van compliancy

‘Compliancy’ of ‘naleving’ is volgens de definitie van IMPEL hierbij: ‘Conformity with the law, in such a way that the intended outcome is realised’. Stakeholders van een organisatie die beschikt over een gecertificeerd veiligheids- en gezondheidsmanagementsysteem, kunnen erop vertrouwen dat er binnen de gecertificeerde organisatie een commitment is tot naleving van de wetgeving. Dit vertrouwen mag niet geschonden worden. Een managementsysteem is daarbij een handig hulpmiddel en geeft structuur aan de organisatie over hoe de naleving van de V&G-wetgeving kan worden nageleefd nu en in de toekomst.

Fasen in compliancy

De vier fasen in de cyclus van naleving zijn:

• Ontwikkeling en publicatie van de nieuwe V&G-wetgeving;
• Uitvoering;
• Controle op de compliancy of naleving;
• Acties om eventuele non-compliancies of niet-naleving op te lossen.

Compliancy in ISO 45001

Certificatieaudit

Het niet opmerken van inbreuken op de V&G-wetgeving door de organisatie, bestaande niet-compliancies met een duidelijk gebrek aan actie om deze niet-compliancies op te lossen binnen een redelijke termijn, is een duidelijke illustratie dat het V&G-managementsysteem niet goed werkt en dat de directie haar commitment zoals weergegeven in het V&G-beleid, niet kan honoreren. Tijdens het certificatieauditproces zal nagegaan worden of de organisatie een systeem heeft om de V&G-wetgeving op te volgen, wijzigingen in de wetgeving of wijzigingen in de organisatie met een invloed op de naleving, te implementeren en bij niet-compliancy, acties te nemen – binnen een redelijke termijn - om compliant te worden.

Ook zal tijdens de certificatieaudit worden geëvalueerd dat conformiteit met de V&G-wetgeving wordt bekomen in de gehele geauditeerde organisatie. Dit kan enkel indien tijdens de audit voldoende tijd wordt voorzien om - naast het nazicht van het wetgevingsregister, het up-to-date houden van dit register en het nemen van acties bij niet-compliancies - zoals de verschillende productieafdelingen, werkvloer, magazijnen of bouwprojecten – te bezoeken.

Certificatieaudits kunnen zich dus zeker niet beperken tot louter kantoornazicht van documenten of de vergunningen. Een on-site bezoek in de verschillende arbeidsplaatsen is nodig om te garanderen dat de organisatie daadwerkelijk de V&G-wetgeving naleeft. Een organisatie die niet in staat is om daadwerkelijk in de verschillende afdelingen de V&G-wetgeving na te leven, voldoet niet aan het eigen commitment tot naleving, en heeft dus geen recht op een certificaat. Consequente inbreuken op de V&G-wetgeving zal dan ook aanleiding geven tot intrekken van het door de certificatie-instelling CI afgeleverde certificaat.

Toch moet benadrukt worden dat auditoren van V&G-managementsystemen geen ‘overheidsinspecteurs’ zijn, die het naleven van de V&G-wetgeving moeten controleren. Een V&G-certificatieaudit kan nooit garanderen dat de geauditeerde organisatie de V&G-wetgeving naleeft. Ten allen tijde blijft de organisatie zelf verantwoordelijk voor het naleven van de V&G-wetgeving.

Tijdens een certificatieaudit zal de auditor nagaan of de organisatie beschikt over een goed werkend V&G-managementsysteem volgens ISO 45001:2018. De auditor zal zich zeker niet beperken tot de naleving van de wetgeving, er zijn vele andere elementen uit de norm ISO 45001:2018 die moeten worden bekeken. ‘Compliancy’ of ‘naleving’ is hiervan één element van verificatie tijdens de audit van het V&G-managementsysteem. De verificatie van de kennis en kunde van de organisatie tot naleving zal ook volgens ISO 17021:2015 9.4.8.3.a) door de auditor moeten worden verklaard in het audit-verslag.

Bijlage: Compliancy verplichtingen ISO 45001

Auteur: Jan Dillen, senTRAL