En cualquier empresa hay muchas tareas que deben realizarse cada día, entre ellas, la gestión de nóminas y seguros sociales. Su gestión debe ser ágil, para no restar demasiado tiempo y esfuerzos, a la vez que segura, por su importancia en la marcha de la empresa y la relación del equipo.
- ¿Qué es y para qué sirve un programa de gestión de nóminas?
- ¿Cómo elegir nuestro programa de gestión de nóminas? Funcionalidades clave
- Los software de nómina más utilizados
¿Qué es y para qué sirve un programa de gestión de nóminas?
La gestión de las nóminas y los seguros sociales es una parte fundamental en cualquier empresa, una tarea que debe realizarse de forma periódica y con la máxima garantía de fiabilidad y gestión, al tratarse de un tema crucial tanto para el empleado como para el negocio. Su gestión debe ser ágil, para no restar demasiado tiempo y esfuerzos, a la vez que segura, por su importancia en la marcha de la empresa y la relación del equipo. Por ello, muchas empresas deciden invertir en un software de nóminas para ganar velocidad y fiabilidad en estas tareas, automatizarlas en lo posible, y gestionarlas de forma masiva, además de otras funcionalidades añadidas. 
Existen distintos tipos de programas de nóminas con múltiples funcionalidades, en función del uso y del tipo de cliente: programas para gestión de nóminas dirigidos a Despachos Profesionales, Departamentos de RRHH o pymes. De forma general permiten la gestión de las nóminas, incluyendo bajo este proceso funciones diversas como pueden ser procesos masivos de cálculo, extracción de listados e informes para explotar datos, generación de ficheros telemáticos para presentación en la TGSS y la Agencia Tributaria, etc.
En los más avanzados, se incorpora también una gestión completa de cada uno de los empleados con herramientas como un Portal del Empleado para la gestión de su documentación laboral, o soluciones para la gestión de Recursos Humanos como Formación, Selección y Evaluación del desempeño.
¿Cómo elegir nuestro programa de gestión de nóminas? Funcionalidades clave
Pero para elegir bien, ¿por dónde debemos empezar?
A la hora de decantarnos por una solución u otra, debemos conocer qué características tiene, reflexionar acerca de qué necesidades debemos cubrir en nuestro contexto y, también, valorar qué requerimientos podemos llegar a tener en un futuro. Te detallamos los principales puntos que debemos tener en cuenta.
Agilidad en las gestiones: la prioridad nº 1
La solución que elijamos debe permitirnos agilizar tareas en la gestión de personal como hacer la nómina y tramitarla, además de la gestión de IRPF o seguros sociales. También es bueno conocer saber cómo la herramienta resuelve determinados trámites, o si genera los modelos de IRPF para presentarlos de forma telemática.
Pero además, puede resolvernos aspectos de la gestión de la vida laboral: control y seguimiento del absentismo, proporcionar información a toda la plantilla de forma continuada, o incluso proporcionar un portal del empleado personalizado con la imagen de la empresa.
Facilidad de uso y puesta en marcha
En el momento de elegir nuestro software de nómina no debemos obviar cómo se pone en marcha y cómo será la experiencia de uso con la herramienta. El aterrizaje del software es importante, y debemos saber cómo será en cuanto a las personas que nos acompañarán, desde el proveedor, los plazos, qué se precisará de nosotros, y los gastos no contemplados.
También es importante valorar la oferta de formación. Tanto para el equipo de RRHH, o personas vinculadas al mismo, como para el empleado que tiene acceso es importante saber cómo serán sus primeros contactos con el programa, si es intuitivo o si resulta sencillo adaptarse.
Integración con otras soluciones
Otro aspecto importante, que nos permitirá optimizar el trabajo al máximo y evitar errores, es si vamos a poder conectar el software de cálculo de nóminas con el programa de contabilidad o el software integral de gestión ERP, si ya trabajamos con uno.
Seguridad
La información que vamos a manejar con este software es sensible, por lo que necesitamos tener en cuenta la privacidad de acceso a los datos, así como su integridad, o que no sea un sistema vulnerable.
Existen dos opciones que marcan la accesibilidad y la seguridad: un software alojado en nuestro propio servidor o bien alojado en la nube. En el primer caso debemos autoevaluarnos, y saber si seremos capaces de depender de nuestros sistemas y nuestro equipo de TI. Por otra parte, en el caso del cloud, se debe tener en cuenta:
- La garantía del proveedor en lo que a seguridad se refiere
- El cumplimiento de las leyes de protección de datos
- La generación de copias de seguridad
- El uso de protocolo de cifrado de datos
Adaptación legal
Cada vez, la administración pública apuesta de forma más clara por la gestión telemática. Por este motivo, es importante saber que nuestra herramienta estará al día, y que se actualizará de forma sencilla, como ocurre con muchos otros programas que usamos en el ámbito laboral. Ejemplo de ello puede ser la actualización al mecanismo de equidad intergeneracional o al nuevo sueldo mínimo interprofesional aprobado en 2023, que se incorporan al software de forma inmediata para facilitar la gestión diaria.
Es el caso de los programas de nóminas de Wolters Kluwer, con una actualización constante a la normativa legal, y una estrecha colaboración con la Agencia Tributaria, ofrece una total fiabilidad en la tramitación y la gestión de pagos a la Seguridad social, y de los modelos impositivos que afectan al IRPF. El correcto cumplimiento del registro salarial es otra de las facilidades que aporta un software de nómina, ya que automatiza esta tarea permitiendo extraer la información salarial con el desglose deseado.
Accesibilidad
A día de hoy, podemos diferenciar tres tipos de software a nivel de acceso, y debemos analizar cuál es el traje que mejor nos sienta: aquellos que sólo podemos usar en la oficina (tradicionales), los que trabajan en el cloud, que nos permiten un acceso flexible y directo a la información laboral y los trámites, y los que van un paso más allá y nos permiten también acceder desde aplicaciones en smartphone, mejorando la experiencia del usuario deslocalizado.
