Mögliche Produktivitätspotentiale in der öffentlichen Verwaltung mit Künstlicher Intelligenz (KI) realisieren

Die fortschreitende Digitalisierung bringt auch für die tägliche Arbeit von Sachbearbeiter:innen in der öffentlichen Verwaltung viele Veränderungen und Chancen mit sich. Insbesondere der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verspricht hier Produktivitätspotentiale und Effizienzsteigerungen. Im aktuellen ThemenRadar 2023, eine Untersuchung der wichtigsten Digitalthemen für die öffentliche Verwaltung durch das Kompetenzzentrum Öffentliche IT, wird KI als einer der Durchstarter genannt.

Auf der diesjährigen MEMO-Tagung in Münster haben sich unsere beiden Experten Franz Schlickum, Senior Product Manager eGovPraxis bei Wolters Kluwer, sowie Christian Hartz, Legal Engineer und KI-Experte bei Wolters Kluwer, dieser Thematik in einem Workshop mit dem Titel „Produktivitätspotentiale in der öffentlichen Verwaltung mit Künstlicher Intelligenz (KI) realisieren“ angenommen. Nach einer kurzen Einführung in KI und im Speziellen in das „Large Language Model“ wurde mit den Teilnehmer:innen diskutiert, wie KI bereits heute die Arbeitslast der Mitarbeitenden reduzieren, die Erreichbarkeit für Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen verbessern und die Zusammenarbeit optimieren kann. Im Workshop wurde anschließend in Gruppenarbeiten der Fokus auf Methoden, Werkzeuge und das weitere Vorgehen beim Einsatz von KI in der Verwaltung gesetzt.

Erwartungen an den Einsatz von KI in der Verwaltung

Auf die Frage nach den Erwartungen der Workshop-Teilnehmer:innen bezüglich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung waren die Antworten sehr vielfältig.

Zum einen wurden verschiedene Einsatzmöglichkeiten in der Workflow-Automatisierung genannt, wie beispielsweis die automatische Abarbeitung von Standardfällen in der Sachbearbeitung oder die Qualitätssicherung bei Zahlungsvorgängen.

Ein weiterer Bereich umfasste die Informationsextraktion und -gliederung: Hier wurden unter anderem Entscheidungsvorbereitung und -unterstützung, Projektplanung und Priorisierung bei der Fallbearbeitung sowie die Visualisierung von Dienstanweisungen genannt.

Unter dem „Cluster“ Textveränderung wurden beispielsweise das Erstellen von Bescheiden auf Basis von Informationen in der E-Akte, das Erstellen von Vorlagen, die Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit wie Social Media oder die Umwandlung von Texten in „leichte Sprache“ zusammengefasst.

Zuletzt wurde die Hilfe von Chat-Bots in der Kommunikation mit den Büger:innen genannt. Verschieden Beratungs- und Formulierungshilfen wurden vorgestellt und diskutiert.

Methoden und Werkzeuge: Planung mit AI Canvas

Um ein KI-Projekt in der öffentlichen Verwaltung zu planen und umzusetzen, bieten sich agile Methoden zur KI-Projektbeschreibung an. Agile Methoden sind eine flexible und iterative Vorgehensweise, die bei der Umsetzung von Projekten angewendet und in kleinen Schritten, sogenannte Sprints, umgesetzt werden. Der Fokus liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung des Projekts an sich ändernde Anforderungen und Bedürfnisse. Ein weiterer Vorteil agiler Methoden besteht darin, dass sie es ermöglichen, in einem frühen Stadium des Projekts prototypische Lösungen zu entwickeln und zu testen. So können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor das Projekt in die Umsetzung geht.

Im Workshop wurden kleine Teams gebildet, die mit Hilfe von einem durch Wolters Kluwer entwickelten „AI Lean Experiment Design Canvas“ ein erstes eigenes KI-Projekt planten. Das Design Canvas umfasst insgesamt neun Felder, die bei der Projekt-Planung unterstützen sollen:

• Job to be done erfordert eine Beschreibung des Projekts: welche Aufgabe gilt es zu bewältigen bzw. welche Bedürfnisse der Bürger:innen oder Unternehmen sollen wie gelöst werden und was ist der Nutzen?
• Die Hypothesis erläutert den Einsatz von KI zur Problemlösung und wie das entsprechende Ziel erreicht werden kann.
• Im Feld Experiments / Prompts wird das konkrete Projekt beschrieben. Beim Einsatz von ChatGPT wird beispielsweise definiert, welche Prompts ausprobiert werden sollen.
• Welche Inhalte sind nötig, um das Projekt durchzuführen? Unter Content wird aufgelistet, welche Art von Daten (Bilder, Sprache, Interaktion, Text) verwendet werden sollen, ob die Daten innerhalb der Behörde verfügbar sind und ob datenschutzrechtliche oder sonstige Einschränkungen vorliegen.
• Fail / Success Conditions sind immer zu definieren: wann ist das Projekt ein Erfolg und was bedeutet ein Scheitern?
• Um eine Erfolgskontrolle durchzuführen, ist der Einsatz von Metrics nötig. Diese sollten unter anderem umfassen, wie eine Kontrolle der KI-Ergebnisse umgesetzt und welche Art von Messung (qualitativ vs. quantitativ) durchgeführt wird.
• Ebenso sollte ein Zeitrahmen für das Projekt bestimmt werden (Time Boxing).
• Zuletzt sollten Ergebnisse in Results & Insights zusammengefasst und bewertet sowie das weitere Vorgehen (Next Steps) bestimmt werden – diese Punkte wurden dementsprechend im Workshop nur hypothetisch behandelt.

Auf Basis dieser Canvas-Vorlage wurden dann im Workshop verschiedene spannende KI-Projekte von den Teilnehmer:innen durchgeplant. Beispielsweise das Verfassen wiederkehrender interner Personalschreiben wie Dienstjubiläen, die Bürger:innen-Beratung bei der KFZ-Zulassung oder die grundsätzliche Prozessoptimierung innerhalb der Verwaltung.

Weitere Schritte: Initiativen und Förderungen

Um KI-Projekte in der öffentlichen Verwaltung umzusetzen, gibt es verschiedene lokale und nationale Initiativen und Förderungen.

Für Nordrhein-Westfalen ist hier zum Beispiel die Initiative des AI Village in Hürth zu nennen, die es ermöglicht, Entwicklung, innovative Workspaces und Erlebnisflächen zur Verfügung zu stellen, um Künstliche Intelligenz als Teil eines Innovationscampus voranzutreiben.

Neben der Beteiligung beim AI Village in Hürth sind wir bei Wolters Kluwer auch an weiteren verschiedenen KI-Kooperationen beteiligt und arbeiten gemeinsam an Projekten mit Fraunhofer IAIS, dem Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) und Microsoft.

Darüber hinaus haben wir bereits verschiedene KI-Lösungen in Produkten wie LawTracker, Legal Assist und Legisway integriert und arbeiten gemeinsam mit unseren Kund:innen an weiteren Einsatzmöglichkeiten – auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung.

Bildnachweis: MEMO-Tagung 2023