Die Notwendigkeit von Social Distancing und Online-Veranstaltungen während der Pandemie 2020 dürfte vielen Unternehmen und Gesellschaften den Anstoß gegeben haben, die Vorteile einer virtuellen Hauptversammlungen näher in Betracht zu ziehen.
Tatsächlich spricht ja einiges dafür. Remote-, aber auch Hybridformate als kombinierte Präsenz- und Online-Veranstaltungen, bieten eine ganze Reihe wirtschaftlicher und strategischer Vorteile: Die flexible Ortswahl bedeutet, dass Tausende Personen von zu Hause aus teilnehmen können, das Quorum problemlos erfüllt wird, die Organisationskosten überschaubar bleiben und dank Live Vote eine zuverlässige Stimmenzählung stattfindet. Und obwohl inzwischen die meisten Beschränkungen aufgehoben sind, haben zahlreiche Organisationen Hybridformate in einigen ihrer Abläufe beibehalten.
Heute ist es dank zahlreicher Softwareprodukte und Anwendungen möglich, mit nur ein paar Klicks Meetings aller Art zu organisieren und durchzuführen. Microsoft Teams wird in den Unternehmen größtenteils für geschäftliche Online-Meetings genutzt, doch unter den gleichen Voraussetzungen ist es ebenso gut möglich, eine Hauptversammlung auf die Beine zu stellen.
In diesem Artikel finden Sie den ultimativen Leitfaden, wie Sie mit Microsoft Teams in 5 Schritten eine virtuelle Hauptversammlung organisieren.
Die Hauptversammlung ist ein wesentlicher Bestandteil im Geschäftsjahr eines Unternehmens oder einer Gesellschaft. Dieser Anlass dient dem Austausch, während zugleich bedeutende Entscheidungen mit Tragweite für die Zukunft der Organisation getroffen werden.
Da ist es wichtig, die Identität aller Teilnehmenden Ihrer digitalen Hauptversammlung feststellen zu können. Die Webcam ist nach wie vor das einfachste Identifizierungsverfahren, doch in Microsoft Teams ist es auch möglich, einen "Warteraum" für die Versammlung einzurichten, um den Zugang zur Sitzung zu steuern. So verhindern Sie, dass Personen ohne Teams-Einladung sich direkt zuschalten können.
2. Eine sichere Lösung für Online-Abstimmungen
Ob Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltung, die Abstimmung ist der Punkt der Hauptversammlung, der gute Organisation und strikte Abläufe erfordert.
Bei einer Webcam pro Person ist es möglich, durch Handheben abzustimmen. Das sicherste Instrument ist jedoch nach wie vor eine Lösung für die Online-Stimmabgabe, damit die Gültigkeit der Abstimmung gewährleistet ist. Das Tool überprüft die Identität der Stimmberechtigten und registriert ihre Entscheidungen zu den diskutierten Fragen.
3. Struktur und Kommunikation für alle
Eine Remote-Hauptversammlung hat viele Gemeinsamkeiten mit Webinaren oder Online-Schulungen. Bei einem großen Publikum ist es wichtig, die digitale Kommunikation zu regeln. Microsoft Teams bietet in dieser Hinsicht einige interessante Funktionen:
Microsoft gibt Ihnen mehrere Optionen, vor dem Event Audio- und Bildübertragung zu testen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Einstellungen zu optimieren!
Die Schaltfläche "Hand heben" ermöglicht es den Teilnehmenden, sich virtuell zu Wort zu melden, wenn sie etwas beitragen möchten. Das ist vor allem in Hybridveranstaltungen praktisch, denn so ist gewährleistet, dass alle Teilnehmenden partizipieren können und gehört werden.
Nutzen Sie auch die Chatfunktion in Microsoft Teams. Diese erlaubt es den Teilnehmenden, in Echtzeit untereinander und mit dem Veranstalter zu kommunizieren und ist ein nützliches Interaktionstool im Hinblick auf die Inhalte der Versammlung.
Verwenden Sie die Q&A-Funktion, um Reaktionen von den teilnehmenden Aktionärinnen und Aktionären einzuholen.
4. Wie wäre es mit Hybrid?
Beim Hybridmodus ist es den Teilnehmenden überlassen, ob sie lieber vor Ort oder remote an der Hauptversammlung teilnehmen. Das hat mit Sicherheit eines zur Folge: eine höhere Teilnehmerquote. Hybridversammlungen bauen geographische Barrieren ab und nehmen einiges an Zeitdruck heraus.
Die Teilnehmenden können sich am Ort ihrer Wahl via Computer, Tablet oder Smartphone zuschalten und sich aktiv an den Diskussionen beteiligen, genau so, als wären sie im gleichen Raum.
Buchen Sie außerdem einen Konferenzsaal für all jene, die lieber persönlich an der Versammlung teilnehmen möchten. Ihre Veranstaltung wirkt noch professioneller, wenn Sie zusätzliche Serviceleistungen wie Regie, Kameraeinstellung und Aufnahmeleitung in Anspruch nehmen.
5. EasyQuorum als ergänzendes Add-in für MS Teams
EasyQuorum, die erste Lösung für die Durchführung virtueller Hauptversammlungen und Aufsichtsratssitzungen, gibt es jetzt auch für Teams. Die Integration der Anwendung als Add-in für Microsoft Teams ermöglicht Ihnen eine nahtlose Organisation Ihrer Hauptversammlung. Folgende Zusatzfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Vereinfachte Verwaltung der Einladungen
- Die Funktion Live Vote, mit der sich Besonderheiten des Stimmverfahrens konfigurieren lassen (z. B. von Gegenseitigkeitsgesellschaften, ausgegliederten Unternehmen usw.)
- Erweiterte Verwaltung von Stimmrechtsübertragungen
- Für Hybridveranstaltungen: Erstellen von Badges für die Teilnehmenden vor Ort
