Świadomość o istnieniu podpisu kwalifikowanego jest już – można by rzec – powszechna. Stosowanie formy zwykłej lub zaawansowanej jest proste i wymaga w praktyce dostępu do Internetu oraz założenia konta u jednego z dostawców takiego podpisu.
Wątpliwości w praktyce budzi wciąż forma kwalifikowana podpisu elektronicznego – zastępująca formę pisemną dokumentu. Wątpliwości te nie tyle mają wymiar prawny, co praktyczny: potrzeba posiadania własnego, wyrobionego podpisu. Mnogość dostawców i mnogość standardów weryfikacji przy takich podpisach. Pendrive do podpisywania i dedykowana aplikacja desktopowa w netbooku? Karta z tokenami? Podwójna autentykacja w smartfonie? Weryfikacja za pomocą banku?
Każdy z tych sposobów wymaga uprzedniego wykupienia podpisu, co zajmuje czas. I choć może nie stanowi to problemu dla podmiotu zainteresowanego, w epoce szybkości wąskim gardłem staje się strona przeciwna danej czynności prawnej.
Podpis elektroniczny – regulacje prawne
Głównym dokumentem regulującym standardy podpisów elektronicznych pozostaje tzw. Rozporządzenie eIDAS: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 257, str. 73).
Podstawowymi formami e-podpisu są: zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz forma kwalifikowana podpisu elektronicznego. Forma kwalifikowana jest równoważna formie pisemnej dokumentu wymaganej przez przepisy prawa. Aby móc oferować formę kwalifikowaną podpisu elektronicznego, dostawca potrzebuje zdobyć certyfikat udzielany przez odpowiednie publiczne lub prywatne podmioty wyznaczone przez państwa członkowskie.
Nie wszyscy kontrahenci są gotowi
Nie wszyscy kontrahenci posiadają podpis kwalifikowany. Nie wszyscy kontrahenci są jednocześnie gotowi na wykupienie podpisu kwalifikowanego, zaś sama edukacja i uświadomienie kontrahenta trwa dłużej niż proces tradycyjny i „mokry” podpis. Prowadzi to do paradoksu, w którym zakupiony podpis kwalifikowany – mający z zasady być szybszym sposobem na zawarcie umowy niż jego tradycyjny, odręczny odpowiednik – w rzeczywistości trwa dłużej i jest bardziej czaso- i kosztochłonny.
Trudno w takim wypadku nie zgodzić się z podejściem, w którym podpis kwalifikowany bywa niepraktyczny i wcale nie bardziej efektywny niż podpis tradycyjny.
Jednakże dostawcy e-podpisu coraz częściej proponują obejście tej przeszkody – poprzez umożliwienie udostępnienia podpisu kwalifikowanego drugiej stronie umowy, bez czasochłonnego procesu rejestracji czy nabywania podpisu przez kontrahenta. W dużym skrócie – posiadając podpis kwalifikowany (ale także zwykły podpis elektroniczny), możliwe staje się wykupienie podpisu kwalifikowanego na rzecz kontrahenta. W zależności od ustaleń z kontrahentem lub modelu biznesowego, możliwe jest następnie zapłacenie za podpis kontrahenta lub też obciążenie kontrahenta tym kosztem, bez jednoczesnego angażowania czasowego i operacyjnego kontrahenta do zorganizowania i nabycia własnego podpisu kwalifikowanego.
Największą przy tym zaletą takiego rozwiązania jest właśnie pominięcie wskazanego wcześniej problemu, czyli czasochłonnego i często skomplikowanego zakupu podpisu kwalifikowanego przez kontrahenta. W zależności od przyjętego wariantu (koszt ponoszony przez wysyłającego lub osobiście przez kontrahenta z momentem składania podpisu) – kolejną zaletą jest pominięcie dodatkowego kosztu dla kontrahenta. Powyższe często może mieć wymiar psychologiczny nawet wtedy, gdyby kwota ta była ostatecznie wliczona w wartość umowy (nakazywanie kontrahentowi na zapłatę za swój własny podpis może w niektórych sytuacjach brzmieć kuriozalnie, nieprawdaż?).
Dodatkowo – aspekt logistyczno-czasowy ulega rozwiązaniu z użyciem nie tak już nowoczesnej technologii. Mowa tu o wideoweryfikacji. Zasadniczo, aby podpis mógł przyjąć formę kwalifikowaną, wymagane jest szczególne podejście do weryfikacji osoby, która ten podpis składa. Dlatego stosowane są różne, równoważne sobie metody, takie jak podwójna autentykacja za pomocą kodu sms/aplikacji na smartfonie czy fizycznego nośnika danych (pendrive’a), który służy do zaaplikowania e-podpisu niczym klasyczny długopis.
Wideoweryfikacja
Tymczasem wideoweryfikacja umożliwia zatwierdzenie podpisującego za pomocą rozmowy z konsultantem, podczas której osoba ta weryfikowana jest pod kątem swojej tożsamości. Celem sprawdzenia, czy osoba podpisująca jest tą osobą, za którą się podpisuje – konsultant przeprowadzający wideoweryfikację weryfikuje wygląd podpisującego z okazywanym mu równocześnie dowodem osobistym lub innym dokumentem. Odpowiada jednocześnie na szereg pytań. Aby wideoweryfikacja była możliwa, najczęściej od podpisującego wymaga się posiadania konta bankowego w polskim banku, adresu e-mail oraz numeru telefonu. Brzmi standardowo, prawda? Stanowi to rozwiązanie, które może przekonać do zakupu podpisu kwalifikowanego, jeżeli klient może z łatwością wydać podpis swojemu kontrahentowi. Rozwiązania takie umożliwiają różni dostawcy, m.in. Signius czy Autenti (obaj dostawcy dostępni w narzędziu Pactt – do zawierania umów całkowicie bez papieru).
Dodatkowo wspomnieć należy również o samym procesie nabywania podpisu kwalifikowanego. Obecnie podpis ten można nabyć całkowicie zdalnie, przechodząc przez weryfikację bankową. Często bywa też tak, że podczas swojej pierwszej wideoweryfikacji potrzebnej do podpisania dokumentu przez osobę nieposiadającą podpisu – osoba ta nabywa swój „stały” podpis kwalifikowany i staje się „równoprawnym” uczestnikiem elektronicznego obrotu.
Podsumowując: powyższy artykuł ma rozwiać wątpliwości związane z potencjalną czasochłonnością związaną z nabyciem podpisu kwalifikowanego, w tym komplikacji związanych z brakiem takiego podpisu przez kontrahenta. W istocie problemy te mogą całkowicie zaprzeczyć zaletom podpisu elektronicznego i zwrócić się na powrót w kierunku tradycyjnie podpisywanych dokumentów. W Pactt słyszymy to nieustannie od klientów.
Jednakże, jak to mówią w klasycznym kinie akcji – „Future is now…”, a my nie mówimy tego naszym klientom, tylko pokazujemy rozwiązania skrojone na miarę naszych czasów i potrzeb klientów – szybkość, bezproblemowość i oszczędność.
Autor:
Michał Burek, LL.M. – prawnik i doradca restrukturyzacyjny, współzałożyciel Pactt – narzędzia do zarządzania cyklem życiowym umów, dostępnego na platformie LEX Hub.
Czy e-podpis to najważniejsze ogniwo Zarządzania Cyklem Życiowym Umów (CLM)? Przeczytaj artykuł >>
