Dossierbeheer op maat

Dossierbeheer

Alle informatie van uw dossier (documenten, prestaties, agenda, taken en vervaldata, partijen, raadslieden & rechtbanken, financiële fiche,…) zijn beschikbaar via één scherm. Eenvoudig voegt u bijkomende info toe, of maakt u in het dossier een mappenstructuur om uw documenten in te ordenen. U bepaalt wie welke toegang heeft tot welke documenten. Zo kan u vertrouwelijke documenten afschermen voor bepaalde medewerkers van het kantoor en zodoende een werkelijk rechtenbeheer hanteren. Met de functie Track & Report kan u per document nagaan wie welke wijzigingen aangebracht, of zelfs wie een document zou hebben verwijderd. Zo houdt u te allen tijde de controle over wat er gebeurt in de dossiers van uw kantoor. 
Documentbeheer

Documentbeheer

Elektronisch documentenbeheer (EDB) omvat alle handelingen verbonden aan het ontvangen, aanmaken, classificeren, bewaren en opzoeken van documenten. Om u kostbare tijd te besparen, heeft DLex elke stap geoptimaliseerd. Zo classificeert DLex ontvangen en verstuurde documenten (semi)automatisch.

Beheer van ontvangen documenten

Met de Doc Manager beheert u op eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze de instroom van alle types documenten (Word, PDF’s, e-mails, scans, foto’s en video’s). Om de import te vergemakkelijken, sleept een of meer documenten naar een map en hebt u de mogelijkheid om:

  • de boomstructuur van de submappen van een dossier op te vragen
  • gegevens in te voeren in een notitieruimte
  • het origineel in Outlook® te wissen of te bewaren
  • enkel de bijlage(n) aan de map toe te voegen.

Uiteraard is eveneens synchronisatie mogelijk van uw Outlook®-inbox naar uw DLex-dossier met herkenning van dossierreferenties in uw mails. Met Scan-to-DLex zendt u een gescand document automatisch naar een voorgedefinieerde DLex-map. Zo kan u ook binnenkomende post (papieren documenten) makkelijk digitaliseren in het juiste DLex-dossier. 

Contactbeheer

Contactbeheer

Uw cliënten en relaties zijn van onschatbare waarde voor uw kantoor. Gebruik ze voor uw communicatie, het beheer en de groei van uw kantoor.

De contactfiche maakt u automatisch aan op basis van de identiteitskaart, het rijksregister, DPA of Graydon. 

 

Elke fiche bevat:

  • De aanduiding of het om een rechtspersoon of natuurlijk persoon gaat
  • type contact: cliënt, leverancier, partij, rechtbank, expert, prospect ...
  • rol van het contact in het dossier: cliënt of tegenpartij
  • de correspondentievoorkeur per contact
  • beheer van de wijzigingsrechten voor de contacten

Bovendien krijgt u:

  • een overzicht van de dossiers die aan een contact gekoppeld zijn (ook handig om belangenconflicten na te gaan)
  • de boekhoudkundige historiek
  • een gestructureerde database indien u linken legt tussen contacten
  • via permanente links de mogelijkheid om wijzigingen toe te passen op alle gekoppelde contacten. Een adreswijziging van een vennootschap wordt ook doorgevoerd bij alle contacten van deze vennootschap
OPLOSSINGEN

Krachtige software op maat van uw kantoor

Met DLex kiest u voor een toekomstgericht en performante tool voor uw kantoor. Wij kennen onze klanten en kiezen voor een persoonlijke service. Ook bij de productontwikkeling combineren we onze expertise in technologie met dagelijkse klantenfeedback.