Bent u zaakvoerder, bestuurder of eigenaar van een vennootschap, vereniging of stichting? Dan moet u zich registreren in het UBO-register. Aanvankelijk kregen bestaande vennootschappen tot 30 april 2021 de tijd om de nodige bewijsstukken te uploaden en de jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-register in orde te maken. Die termijn is verlengd tot 31 augustus 2021.
UPDATE: Sinds 1 januari 2020 zijn sancties bij het niet-naleven van de UBO-registratieplicht mogelijk. Meer informatie vindt u hier.
Het UBO-register is een Europees initiatief dat ingezet wordt in de strijd tegen terrorisme en witwaspraktijken. Alle uiteindelijke begunstigden, de mensen die voor of achter de schermen van een bedrijf de touwtjes in handen hebben, worden er in opgenomen: bestuurders, aandeelhouders, managers, zaakvoerders, … Het register moet transparantie en duidelijkheid brengen in het bedrijfsleven en het de bevoegde instanties makkelijk maken om verdachte geldstromen en financiële activiteiten in kaart te brengen.
Wie moet zich registreren in het UBO-register?
Registratie in het UBO-register is verplicht voor de uiteindelijke begunstigden in vennootschappen, vzw’s, stichtingen en verenigingen. Beursgenoteerde bedrijven hebben geen registratieplicht.Vennootschappen
- natuurlijke personen die meer dan 25 procent van de aandelen of het kapitaal in handen hebben of meer dan 25 procent van de stemrechten,
- natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld doordat ze een meerderheid van de bestuurders kunnen benoemen, of als gevolg van een statutaire of contractuele bepaling.
Vzw’s, stichtingen en verenigingen
In een vzw, stichting of vereniging worden de volgende personen geregistreerd:- leden van de raad van bestuur
- vertegenwoordigers van een vereniging
- bestuurders
- stichters
- andere natuurlijke personen die zeggenschap hebben.
Registratie door uw boekhouder of zelf via MyMinfin?
Uw accountant (of advocaat) zal in de meeste gevallen de registratie in het UBO-register afhandelen. Gebeurt dat niet, dan kunt u zelf het nodige doen via het MyMinfin-portaal van de overheid (lees de gebruikershandleiding).
Welke gegevens moet u registreren?
- naam
- geboortedatum
- verblijfsadres
- rijksregisternummer
- nationaliteit
Daarnaast moet u ook aangeven hoe lang u een uiteindelijke begunstigde bent binnen de organisatie en wat uw belang is (uitgedrukt in procenten). Bent u een onrechtstreekse UBO, dan moet u ook de tussenpersonen met naam en toenaam vermelden.
Wie krijgt toegang tot het UBO-register?
De gegevens uit het UBO-register zijn in de eerste plaats bestemd voor de antiwitwasautoriteiten, maar ook notarissen, advocaten, vastgoedmakelaars, accountants en de fiscus krijgen toegang om verdachte transacties na te gaan. Ook particulieren kunnen het UBO-register consulteren, maar betalen daar wel een vergoeding voor. Overigens is niet elke organisatie voor hen toegankelijk.
Boetes voor niet-naleven informatieplicht
Registreert u te laat of houdt u informatie achter? Dan riskeert u een strafrechtelijke boete van 400 tot 40.000 euro. Bovendien kan aan de leden van het bestuursorgaan van de betrokken organisatie een bijkomende administratieve boete opgelegd worden van 250 tot 50.000 euro.
Aanvankelijk kregen bestaande vennootschappen tot 30 april 2021 de tijd om de nodige bewijsstukken te uploaden en de jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-register in orde te maken. Die termijn is verlengd tot 31 augustus 2021.
UBO en uw Wolters Kluwer-software
Bij Wolters Kluwer doen we er alles aan om registratie in het UBO-register zo eenvoudig mogelijk te maken. In de Adsolut Suite zijn uiteraard de nodige velden en sjablonen toegevoegd om klantrelaties te beschrijven (entiteit, aard controle, UBO in groep, onrechtstreekse UBO, …). Zo kan de verantwoordelijke accountant snel het nodige doen om uw in regel te stellen met de UBO-meldingsplicht.
