UBO register
Tax & Accounting24 september, 2019

Bent u al geregistreerd in het UBO-register?

Bent u zaakvoerder, bestuurder of eigenaar van een vennootschap, vereniging of stichting? Dan moet u zich vóór 30 september registreren in het UBO-register. Dat brengt de zogenaamde Ultimate Beneficial Owners, of uiteindelijke begunstigden van een onderneming, in kaart. Wie zich niet, of laattijdig registreert, riskeert een fikse boete.

UPDATE: De FOD Financiën voert tot eind december 2019 een gedoogbeleid, maar vanaf 1 januari 2020 zijn wel degelijk sancties mogelijk. Meer informatie vindt u hier.

Het UBO-register is een Europees initiatief dat ingezet wordt in de strijd tegen terrorisme en witwaspraktijken. Alle uiteindelijke begunstigden, de mensen die voor of achter de schermen van een bedrijf de touwtjes in handen hebben, worden er in opgenomen: bestuurders, aandeelhouders, managers, zaakvoerders, … Het register moet transparantie en duidelijkheid brengen in het bedrijfsleven en het de bevoegde instanties makkelijk maken om verdachte geldstromen en financiële activiteiten in kaart te brengen.

Wie moet zich registreren in het UBO-register?

Registratie in het UBO-register is verplicht voor de uiteindelijke begunstigden in vennootschappen, vzw’s, stichtingen en verenigingen. Beursgenoteerde bedrijven hebben geen registratieplicht.  

 

Vennootschappen

  • natuurlijke personen die meer dan 25 procent van de aandelen of het kapitaal in handen hebben of meer dan 25 procent van de stemrechten,
  • natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld doordat ze een meerderheid van de bestuurders kunnen benoemen, of als gevolg van een statutaire of contractuele bepaling.
Is het op basis van deze criteria niet duidelijk wie de touwtjes in handen heeft, dan wordt de zaakvoerder aangeduid als Ultimate Beneficial Owner.  

 

Vzw’s, stichtingen en verenigingen

In een vzw, stichting of vereniging worden de volgende personen geregistreerd:
  • leden van de raad van bestuur
  • vertegenwoordigers van een vereniging
  • bestuurders
  • stichters
  • andere natuurlijke personen die zeggenschap hebben.

Registratie door uw boekhouder of zelf via MyMinfin?

Uw accountant (of advocaat) zal in de meeste gevallen de registratie in het UBO-register afhandelen. Gebeurt dat niet, dan kunt u zelf het nodige doen via het MyMinfin-portaal van de overheid (lees de gebruikershandleiding). Dit zelfstudiefilmpje van de FOD Financiën zet u alvast op weg.

Welke gegevens moet u registreren?

  • naam
  • geboortedatum
  • verblijfsadres
  • rijksregisternummer
  • nationaliteit

Daarnaast moet u ook aangeven hoe lang u een uiteindelijke begunstigde bent binnen de organisatie en wat uw belang is (uitgedrukt in procenten). Bent u een onrechtstreekse UBO, dan moet u ook de tussenpersonen met naam en toenaam vermelden.

Wie krijgt toegang tot het UBO-register?

De gegevens uit het UBO-register zijn in de eerste plaats bestemd voor de antiwitwasautoriteiten, maar ook notarissen, advocaten, vastgoedmakelaars, accountants en de fiscus krijgen toegang om verdachte transacties na te gaan. Ook particulieren kunnen het UBO-register consulteren, maar betalen daar wel een vergoeding voor. Overigens is niet elke organisatie voor hen toegankelijk.

Boetes voor niet-naleven informatieplicht

Registreert u te laat of houdt u informatie achter? Dan riskeert u een strafrechtelijke boete van 400 tot 40.000 euro. Bovendien kan aan de leden van het bestuursorgaan van de betrokken organisatie een bijkomende administratieve boete opgelegd worden van 250 tot 50.000 euro.

UBO en uw Wolters Kluwer-software

Bij Wolters Kluwer doen we er alles aan om registratie in het UBO-register zo eenvoudig mogelijk te maken. In de Adsolut Suite zijn bijvoorbeeld extra velden toegevoegd om klantrelaties te beschrijven (entiteit, aard controle, UBO in groep, onrechtstreekse UBO, …). Zo kan de verantwoordelijke accountant snel het nodige doen om uw in regel te stellen met de UBO-meldingsplicht.

 

Compleet pakket voor accountants

Adsolut Suite

Kantoorbeheer en accounting in één pakket
Gerelateerde onderwerpen bekijken