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Legal18 mayo, 2016

¿Por qué es importante vincular el correo electrónico con un sistema de gestión inteligente?

No todos los sistemas de gestión tradicionales contemplan el correo electrónico como documento vinculante. Ni los propios usuarios solemos incorporarlos a los sistemas de gestión (salvo en los inteligentes que lo hagan automáticamente).

Los correos se quedan en las bandejas personales no compartidas del gestor de correo excluyendo el contenido de las comunicaciones de la gestión de la información compartida y de las políticas de copias de seguridad de la organización, haciendo evidente el riesgo de la información contenida en tales comunicaciones.

Nosotros recibimos consultas y encargos de los clientes;  notificaciones judiciales con plazos perentorios; estamos informando y despachando auténticas reuniones en hilos de correo electrónico.

No disponer del correo electrónico integrado en el sistema de gestión obstaculiza la productividad y la eficacia

  • Pensemos que, por ejemplo, todo el trabajo invertido en tales comunicaciones queda excluido del valor facturable del expediente; o en la percepción de desatención de un cliente en caso de ausencia del receptor aunque exista otro compañero disponible a dar respuesta ágil pero sin acceso al correo; o pensemos en que dichos correos pueden contener información urgente, crítica o sensible cuya gestión dependerá de que el receptor regrese a su puesto de trabajo.
  • La gestión debe incluir un componente de gestión del correo electrónico vinculado y archivado como el resto de los documentos y contenidos, de tal manera que permita búsquedas tanto por el propio mensaje de correo como por los archivos adjuntos.

La integración de tu correo unido a la gestión inteligente permite:

  • Realizar actividades enviando información extraída de documentos almacenados en la generación de alertas de agenda y de plazos, o iniciando el procedimiento de contabilización de facturación de un asunto en fase terminal.
  • Clasificar, archivar y eliminar los documentos de forma automática en una concreta ubicación en función de la estrategia de seguridad de la información definida en cada organización y de los criterios legales aplicables en cuanto a la custodia, conservación y destrucción de los documentos.
  • Custodiar de forma ordenada y fácilmente localizable los datos de los clientes personas físicas.
  • Garantizar sus derechos al acceso, rectificación, cancelación y oposición a sus datos personales; a la par que nos permite también respuestas ágiles ante inspecciones y auditorías.
  • Recuperar documentos archivados con agilidad y sencillez, utilizando diversas formas de búsqueda.