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Legal18 mayo, 2016

¿Por qué debes integrar un sistema de gestión inteligente en tu despacho?

La gestión Inteligente de la información consta de un sistema o aplicación informática que almacena toda la información y el conocimiento de una organización, permitiendo agilizar automatizar el tratamiento, gestión, conservación, publicación y control sobre diversos tipos de contenidos electrónicos, es decir, que hayan sido creados originalmente en soporte digital o digitalizados con posterioridad a su creación.

La denominación anglosajona “Enterprise Content Management”, encaja con este término ya que las organizaciones actuales utilizan y trabajan sobre contenido digital o digitalizado que no sólo es de base documental. Estamos hablando de documentos en sí en cuanto que archivos de texto, pero también de imágenes, correos electrónicos, planos, vídeos, estadísticas alojadas a su vez en otras aplicaciones (la contabilidad, la facturación, los impuestos, las nóminas, flujos de trabajo etc), de contenido web, etc, que “abandonan” su muy diverso soporte inicial para pasar a ser archivos o ficheros digitales o digitalizados. Podríamos entonces llamarle gestión de contenido empresarial, aunque no parece ser la terminología adoptada mayoritariamente en España.

La digitalización ha convertido en historia aquel tiempo en que coleccionabamos papel. Esta afirmación puede resultar conflictiva, ya que todos sabemos que existen muchos sectores, como es el caso de la administración de justicia  entre otras – que siguen acumulando papel, y que justo ahora parecen empezar a asumir el reto de la digitalización. Sin embargo, es una realidad ya consolidada que, desde los años 90,hemos ido informatizando la actividad y los procesos de todos los sectores activos, integrando la gestión de nuestros contenidos en sistemas de gestión documental y que, en los últimos años, el reto de la incorporación de las constantemente nuevas tecnologías a las organizaciones puede considerarse avanzado o, al menos, mejorando adecuadamente, puestos a ser optimistas…

Facilita la coordinación de equipos y dirección empresarial

Incluso en las organizaciones en las que no se trabaja de forma estructurada por gestión de proyectos, existe una figura directiva (o varias) responsable de evaluar los procesos de la organización a la que seguro que le interesará disponer de datos con los que evaluar con rigor los flujos de trabajo, dedicación, rentabilidad, rendimiento, cumplimiento de objetivos, etc de los miembros del equipo.

Es cierto que para muchos despachos unipersonales esta característica de los sistemas de gestión puede no resultar tan atractiva, ya que la inmensa mayoría de los abogados dan el todo por el todo cada día por su trabajo desconsiderando medirse a sí mismos. Sin embargo, en la medición de los objetivos marcados a corto o medio plazo, y en la comparación con otros resultados anteriores, encontramos siempre posibles pautas de mejora y crecimiento.

Seguridad en la definición de accesos y responsabilidades; en la conservación, custodia y aseguramiento de la recuperación de la información y en la definición de autorías.

Una de las características fundamentales a la hora de elegir un sistema de gestión de la información es que prevea el acceso a la misma mediante una clave o log personal por usuario o grupos de usuarios coincidente con el nivel de permisos y acceso definidos en el plan de seguridad de la información en cumplimiento de la normativa aplicable (LOPD) y nivel de seguridad requerido en cada caso. De esta manera, habrá miembros del equipo de una organización que tengan autorización para niveles de acceso superior que otros, también con un diverso nivel de responsabilidad sobre la custodia y tratamiento de la información y un más o menos riguroso control sobre las modificaciones, versiones y actualizaciones de la información almacenada.

8 ventajas de los sistemas de gestión documental:

  1. Centralizar en un servidor y base de datos la conservación de los documentos de forma cifrada.
  2. Realización de copias de seguridad periódicas, lo que minimiza los riesgos de pérdida de datos.
  3. Gestión adecuada del contenido digitales en su ciclo de vida garantiza suconservación y destrucción.
  4. Establece calendarios de conservación coherentes con lo establecido en el plan de seguridad de la información de cada organización.
  5. Cumplimiento ético y normativo.
  6. Minimización de los riesgos de pérdida de datos.
  7. Mejora de la calidad en la prestación de los servicios.
  8. Soluciones de firma digital que garanticen la verificación de la privacidad, autenticando al firmante y sus datos utilizando cifrado de clave.