Legal06 noviembre, 2015

Tecnología para la gestión de los despachos de abogados

Mientras en otros ámbitos el software de gestión se considera absolutamente necesario para administrar eficazmente una empresa, en los despachos de abogados todavía no se detectan las enormes ventajas de eficacia que conlleva. Una tecnología adecuada, totalmente segura e interconectada con otras aplicaciones y con la Administración de Justicia serán factores clave para su adopción masiva.

Cada día son menos las actividades humanas que se realizan sin usar software. Estamos casi permanentementeconectados, ayudados e incluso vigilados por algún utensilio que utiliza el software como un elemento clave. Las actividades empresariales son sin duda grandes promotores del software.  Podríamos asegurar que para todas las empresas y para todos los profesionales, el software se ha convertido en un elemento indispensable en el desarrollo de su labor. De hecho, casi todos ellos utilizan aplicaciones específicamente desarrolladas para sus actividades profesionales, desde aplicaciones para la gestión de un restaurante, hasta las sofisticadas aplicaciones que manejan procesos de producción altamente automatizados.

La difícil implantación del software en los despachos

En el mundo de los despachos profesionales, el software penetró de forma masiva a finales del siglo pasado. Procesadores de texto y bases de datos legales fueron dos de los principales motores de su adopción. Para las asesorías contables, fiscales y laborales se crearon soluciones específicas que incrementaron de forma notable la eficacia en la gestión de impuestos, contabilidades y nóminas, hoy presentes en la práctica totalidad de estos despachos.

Nos encontramos en pleno siglo XXI y sin embargo aún existe un significativo porcentaje de despachos de abogados que no disponen de aplicaciones específicas para la gestión de sus casos, clientes, agendas y tareas. En su mayoría son pequeños despachos, pero no deja por ello de sorprender. Sin duda, una de las principales causas radica en  la dificultad de adoptar las actuales soluciones ofrecidas por los  fabricantes. Tal y como más de un abogado nos ha manifestado , es difícil entender por qué no es necesario leer el manual de un smartphone, aún ofreciendo un sinfín de aplicaciones y utilidades, y, por el contrario, la utilización de un software de gestión de despachos requiere una gran inversión de tiempo y dinero.

En nuestra opinión, tal y como ocurre en otros entornos, la claves del cambio que permitirá modificar esta percepción y llegar a una utilización masiva del software de gestión de despachos están servidas.

La sociedad se digitaliza, tu despacho también

La cultura informática a nivel de usuario en todos los individuos de esta sociedad del siglo XXI está incrementándose de forma exponencial. Todos estamos permanentemente interrelacionados con la tecnología. ¿Quién no ha visto a un niño de corta edad acercarse a la televisión e intentar pasar de página desplazando el dedo sobre la pantalla? Este es un aprendizaje imparable. Los abogados, evidentemente, no son ajenos a este proceso.

Otro factor clave es la creciente interacción por la red. Hoy, todos utilizamos las páginas en Internet que nos ofrecen bancos, tiendas, administraciones y aerolíneas, entre otros, para pagar, comprar, calcular nuestros impuestos y sacar las tarjetas de embarque para un vuelo. El llamado software en la nube ha generalizado el uso de aplicaciones específicas para interactuar con el mundo que nos rodea. No tenemos que gestionar las aplicaciones ya que ni ellas ni sus datos están en nuestro ordenador. Ni tampoco tenemos que seguir un aprendizaje exhaustivo, ya que todas ellas se utilizan mediante interfaces que siguen la lógica de las páginas web que usamos mediante navegadores. Ya hay disponibles soluciones de gestión de despachos en la nube que extenderán los beneficios mencionados a los profesionales del derecho.

Por último, cabe destacar el papel de la administración digital. En varios países de la Unión Europea la relación entre los abogados y la Justicia se realiza por Internet. Francia, con su RPVA (Reseau prive virtual des avocats) o Italia, recientemente con la implementación de la obligatoriedad del uso de su PCT (Processo Civile Telematico), y su extensión a otros ámbitos judiciales,  han dado un salto cualitativo. España, con Lexnet, se une a este grupo de cabeza, pero también el resto de los países de la Unión Europea están en el mismo proceso de transformación. En los países más avanzados, éste hecho ha significado una adopción masiva de aplicaciones de gestión de despachos. Como es lógico, las soluciones en la nube han sido las mayoritariamente adoptadas.

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