¿Cómo poner orden a una situación que en muchos casos –por falta de tiempo no le presto ni un segundo? El conjunto de normativas y procedimientos usados en una empresa para administrar el flujo de documentos, es decir la gestión documental, es fundamental en el caso de un despacho de abogados, donde la información es altamente confidencial (expedientes, contratos, etc.).
Para que la gestión documental sea óptima en la organización o en un despacho de abogados, se ha de empezar por un riguroso análisis, que incluya planes de la estructura de los sistemas de la información de la organización, en cumplimiento y certificación de estándares previstos en las ISO. Y, por supuesto, por encontrar la mejor solución desoftware para abogados para tu despacho.
Planificación en la gestión documental
Hagamos un repaso a algunas de las variables que deben contemplar los planes de gestión documental:
- Pautas sobre fechas en cuanto a mantenimiento de ciertos documentos, etc.
- Tipos y ubicación de las copias de seguridad.
- Listados y ubicación de los paquetes de software para abogados originales con sus respectivas actualizaciones.
- Ubicación de equipos alternativos si es necesario recuperar información.
- Protocolos de acceso a la información (contraseñas).
- Responsabilidades de los colaboradores sobre la prevención.
- Controles de dispositivos.
- Plan de emergencia que establece los parámetros para la recuperación de la información.
Ventajas de la gestión documental
Un buen software para abogados contempla: almacenamiento, clasificación, custodia, creación, autenticación, distribución, seguridad y recuperación; y por ello, ofrece una serie de ventajas:
- Mejora de la productividad: la principal aportación de la gestión documental es la mejora de la productividad al ofrecer servicios, que conlleva una mayor satisfacción por parte de los clientes y al aumento de la retención de los mismos.
- Gestión y control efectivo: el valor añadido que ofrece es originado por el rápido acceso a la información. De una manera sencilla, el abogado tiene acceso instantáneo a toda aquella documentación del despacho que necesite.
- Reducción de costes: la gestión documental ofrece la posibilidad de compartir información, usando la documentación como un recurso colectivo. De esta manera, se evitan duplicidades en el archivo, fotocopias innecesarias, etc. Además, repercute en reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, elimina desplazamientos, ahorra espacio físico de almacenamiento y de más optimización de recursos que supone un ahorro para tu empresa.
- Seguridad: la información y documentos de gran valor para tu negocio jurídico serán custodiados con la más alta fiabilidad.
Por tanto, es fundamental elegir un buen proveedor de servicios de gestión documental de software para abogados.
