Finns det något som överträffar Excel när det handlar om att skapa beräkningsunderlag, kalkyler eller rapportframställning? Knappast. Men det finns vissa situationer där Excel inte är lika lämpligt. Enligt Bokföringsnämnden får man exempelvis inte bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand (vilket råkar vara fallet med Excel). Att basera något så kritiskt som företagets bokslutsprocess på känsliga formler i kalkylark är inte heller den bästa lösningen. Varför inte, undrar du?
1. Risk för fel
Risken för fel är större i ett system baserat på Excel än i ett bokslutsprogram. Framförallt om systemet har en stor användarbas. Säkerheten i ett standardiserat bokslutsprogram, till skillnad från ett eget system, bygger främst på att systemet…
…från grunden konstrueras, uppdateras och underhålls av utbildade och erfarna yrkespersoner.
…genomgår en systematiserad testprocess inför varje release.
…löpande används, granskas och är föremål för synpunkter och önskemål från många engagerade användare.
2. Sårbarhet
Ofta blir en enskild person på företaget expert på, och ansvarig för, det egenkonstruerade systemet. Därmed blir man väldigt sårbar om vederbörande till exempel blir sjuk eller byter arbetsgivare.
3. Mer stress
Med ett eget system måste du på egen hand ombesörja uppdatering och ha kontroll på aktuella procentsatser, gränsbelopp och formalia runt bokslutet, vilket ger dig mer att tänka på och oroa dig för. Med ett bokslutsprogram får du istället automatiskt programuppdateringar med aktuella arbetssidor och årsredovisningar.
4. Mycket manuellt arbete
-
Även om Excel är fantastiskt är det ett fristående program som kräver mycket manuellt arbete.
- I Capego Bokslut finns flera inbyggda funktioner som gör att du sparar tid i bokslutsarbetet, till exempel: - logiska och legala kontroller av upprättat bokslut
- föregående periods värden överflyttas till efterföljande period
- konteringsförslag från skapade bokslutsbilagor
- koppling till redovisningssystemet
5. Högre kostnad
Det är inte ovanligt att den totala kostnaden för ett egenkonstruerat system blir betydligt högre än om man istället använder beprövade bokslutsprogram.
