Digital signering är idag en självklar del av det moderna arbetsflödet. Att kunna signera dokument digitalt med BankID eller skriva under avtal online förenklar inte bara vardagen – det höjer även säkerheten och ger full kontroll över processerna.
Men vad ska du egentligen kräva av en tjänst för e-signering eller elektronisk signering av dokument? Här går vi igenom vad du bör tänka på innan du väljer leverantör – oavsett om du ska signera avtal digitalt, signera en PDF med BankID eller säkerställa GDPR-efterlevnad.
Fördelar med att signera dokument digitalt
Att signera dokument online eller skriva på avtal digitalt sparar tid, minskar risken för misstag och ger ett professionellt intryck. Genom att använda en elektronisk signatur som är kopplad till Mobilt BankID kan du känna dig trygg med att både identitet och innehåll är säkrat.
Med en modern lösning kan du signera dokument digitalt med BankID direkt i ett säkert, molnbaserat system. Du slipper manuella steg och får full spårbarhet – oavsett om du vill signera ett kontrakt digitalt, godkänna årsredovisningar eller signera PDF-filer.
– Digital signering är en hygienfaktor idag – det är ett krav från både kunder och lagstiftare. Vi ser ett tydligt skifte mot att redovisnings- och revisionsbyråer vill arbeta mer digitalt, säger Niclas Johansson, Product Manager på Wolters Kluwer.
Vad ska du kräva av din lösning för e-signering?
1. Enkel användning
Att kunna skriva under dokument digitalt ska vara smidigt för både användare och kunder. Gränssnittet bör vara intuitivt och möjliggöra att du exempelvis kan signera med BankID direkt i systemet – utan att ladda ner extra appar.
2. Full integration i arbetsflödet
Välj ett verktyg som kan signera avtal digitalt med BankID men som också passar in i ditt befintliga system. Moderna ekonomisystem som Capego erbjuder integrerad digital signering av avtal, årsredovisningar och andra dokument – direkt i den plattform du redan arbetar i.
3. Säkerhet och lagstiftning
Din signeringstjänst ska uppfylla krav enligt eIDAS-förordningen, GDPR och gärna vara ISO-certifierad. Det innebär att du tryggt kan signera känsliga dokument digitalt, t.ex. bokslut och kundavtal, med en säker och verifierbar process.
4. Dataskydd och kryptering
Allt från digital signering av PDF till elektronisk signatur av kundavtal måste skyddas mot intrång. Ställ krav på kryptering, säker lagring och tydlig dokumentation av varje signerat dokument.
5. Transparent prissättning och support
En bra lösning för digital signering med BankID ska vara kostnadseffektiv, tydlig och enkel att implementera – utan dolda avgifter. Och du ska enkelt kunna få svar på frågor när de dyker upp.
Exempel på användningsområden
- Signera PDF med BankID direkt i ekonomisystemet
- Digital signering av årsredovisningar och deklarationer
- E-signering av kundavtal och KYC-dokumentation
- Skapa elektronisk signatur för uppdragsbrev och interna mallar
- Signera dokument digitalt med hög säkerhet
