Referentie Grootboekschema. Wat is RGS?

In dit blog probeer ik uit te leggen wat een Referentie Grootboekschema (RGS) is en waar het voor nodig is. Als accountant kun je het gebruiken bij het voorlichten van je klant. 

Stel je het volgende voor: je bent in gesprek met een van je klanten, de eigenaar van een autospuiterij. Jullie nemen samen de financiën van het bedrijf door omdat de ondernemer extra geld wil lenen voor de aankoop van een loods. In het gesprek komt ook RGS aan de orde. De bank zal namelijk om cijfers vragen én de bank wil deze cijfers in een vast en voorspelbaar formaat ontvangen. En bij dat vaste formaat komt RGS om de hoek kijken. Maar hoe leg je dat makkelijk uit aan je klant?

Wat is het grootboek en wat zijn grootboekrekeningen?

Een uitleg voor niet boekhouders.
Het grootboek is het hart van de boekhouding. Alle gebeurtenissen in een bedrijf, die geld waard zijn, worden opgenomen in de boekhouding. Het grootboek bestaat uit al die gebeurtenissen bij elkaar. En omdat dat er zoveel zijn, zijn die gebeurtenissen zo ingedeeld dat je ze makkelijk kunt terugvinden. De indeling van het grootboek gaat via grootboekrekeningen. Vroeger had iedere grootboekrekening een eigen kaartje in de kaartenbak die we het grootboek noemen - tegenwoordig is dit natuurlijk geautomatiseerd in een boekhoudpakket. Denk qua indeling maar aan de ouderwetse kaartenbakjes voor telefoonnummers. Voor iedere letter van het alfabet is een apart tabblad. De eerste letter van de achternaam bepaalt achter welk tabblad het kaartje met het telefoonnummer van iemand wordt opgeruimd. Zo is het in het grootboek ook: of er nu geld wordt uitgegeven aan benzine voor de auto, of als een nieuwe computer wordt gekocht, het wordt allemaal opgeslagen op aparte kaartjes: de grootboekrekeningen. De benzine wordt geregistreerd op de ‘Transportkosten’ en de aanschaf van de computer wordt vastgelegd als een investering, in dit geval ‘Inventaris - computers’. Dat registreren, dat is nu boekhouden.

Dus jouw boekhouder of accountant werkt volgens een vast systeem waarvan de output voorspelbaar is. De meest aansprekende vorm van dergelijke output is de btw-aangifte, maar het voeren van een boekhouding biedt ook andere zekerheden waarvan de voordelen iets minder zichtbaar zijn. Een voorbeeld uit de praktijk. Gemaakte benzinekosten worden geregistreerd in de maand waarin je benzine tankt en als je in diezelfde maand de tank leegrijdt ga je nogmaals tanken. De computer die je hebt aangeschaft, registreer je ook in de maand waarin je deze koopt. Het afschrijven op de computer zien we als een vorm van kosten maken. Dus je maakt door af te schrijven meer kosten. Daarmee breng je het winstbedrag omlaag en daardoor betaal je minder winstbelasting. Voorwaarde is wél dat de computer als investering wordt vastgelegd. Dat zijn nu juist de zaken die de accountant of boekhouder voor een ondernemer bewaakt - geholpen door een professioneel boekhoudpakket.

Wat is het Referentie Grootboekschema?

De accountant en de ondernemer hebben bij de start van het bedrijf een indeling van het grootboek in de boekhouding gekozen. Een andere ondernemer heeft met zijn accountant weer voor een andere indeling gekozen. Bij weer een ander groot bedrijf is voor een hele andere indeling gekozen met nog veel meer grootboekrekeningen. De indeling kan dus per bedrijf verschillen, al die bedrijven hebben een ander kaartenbakje met kaartjes die er anders uitzien maar wel dezelfde functie hebben. Voor een eenduidige rapportage aan ‘uitvragende’ partijen zoals de Belastingdienst, banken of het Centraal Bureau voor de Statistiek is het nodig om die boekhouding specifieke indeling te vertalen naar een standaard indeling. Daarvoor koppelen we die boekhouding specifieke indeling aan een referentie die iedereen begrijpt: het referentie grootboekschema. Zo zouden we nu, als je aan het eerdere voorbeeld denkt, kunnen weten hoeveel transportkosten al die verschillende bedrijven maken – ongeacht op welke eigen grootboekrekening ze die in hun boekhouding hebben verwerkt.

Wat heeft een ondernemer aan RGS?

Het voldoen aan de eisen die uitvragende partijen stellen is natuurlijk belangrijk. Maar daar heb je een accountant voor. RGS biedt ook andere mogelijkheden: het stelt je in staat dezelfde financiële gegevens met elkaar te vergelijken. Als een kapper voor zijn gevoel een groot oppervlak heeft in zijn zaak, en overweegt door te groeien van 3 naar 4 knippende medewerkers, dan kan je als accountant helpen bij die beslissing. Om deze beslissing te nemen zou je het liefst willen weten hoe je het doet ten opzichte van gemiddelden in jouw branche. Veel van deze cijfers komen uit de boekhouding. Dan moet je wél zeker weten dat je appels met appels en peren met peren vergelijkt, zoals omzet per medewerker, leegloop per medewerker, huurkosten per vierkante meter, huurkosten ten opzichte van het type locatie en materiaalverbruik per medewerker. Het appels met appels en peren met peren vergelijken is wat RGS mogelijk maakt en voor dit vergelijk is het woord 'Benchmarking' bedacht.

Interessante links

Referentie Grootboek Schema
Standard Business Reporting programme