Raijmad: we werken nog maar met 2 inboekers

“Rond 2012 werden de eerste scan & herken applicaties geïntroduceerd. We zijn toen direct met zo’n applicatie gestart. De implementatie was echter zeer tijdsintensief. Het duurde zes maanden voordat alles up-and-running was. Daarna merkten we dat processen versnellen  en rolden we dit uit naar meerdere landen. Helaas kwamen er steeds meer fouten in deze applicatie. Wat bij onze klanten en accountants voor onrust heeft gezorgd. We voelden ons soms meer een support-medewerker dan een accountant. Daarnaast was het voor kleine klanten, met maar een paar facturen, niet schaalbaar. Daarom zijn we in 2018 gaan zoeken naar een alternatieve applicatie.”

“Basecone is snel en zeer gebruiksvriendelijk”

“We zijn toen diverse scan & herken applicaties gaan vergelijken. Met Basecone had ik al eens kennisgemaakt doordat ik eerder door een accountmanager werd benaderd. Iedereen was direct enthousiast. Klanten vinden het een snelle en gebruiksvriendelijke applicatie. Zelf merken we dat de applicatie heel stabiel is. Er zijn weinig storingen en problemen, waardoor we kunnen focussen op ons werk én het efficiënter inrichten van processen en workflows.” 

“We zijn in Engeland met de implementatie gestart. Basecone is niet ingewikkeld en daarom was het in een paar stappen geregeld. Vervolgens zijn we gaan implementeren in Nederland en Zuid-Afrika. Administraties en gegevens worden netjes gesynchroniseerd, waardoor je direct aan de slag kunt. De online Knowledge Base van Basecone helpt je hierbij op weg. Tuurlijk investeer je in het begin tijd  in het inrichten van de juiste workflows, maar uiteindelijk levert dit veel meer tijd op. Deze machine werkt voor veel klanten op dezelfde manier.” 

“Geen discussies of facturen zijn aangeleverd”

“Voor onze klanten is het prettig dat ze facturen online, op diverse manieren, aanleveren. Of het nou per mail, via de Basecone app of de website is: het wordt direct, veilig en online opgeslagen. Zo hebben we nooit meer discussies over het feit of facturen wel of niet zijn aangeleverd. De klant en onze accountants vinden alles gemakkelijk terug. Daarnaast kunnen we direct met administraties aan de slag. We houden dit continu up-to-date, omdat we weten wanneer een factuur klaar staat voor goedkeuring en bij de klant voor betaling. We verwerken cijfers real time en sturen klanten rapportages. Zo sturen we actief op cijfers.”

“We werken nu ruim drie jaar met Basecone en merken dat we steeds nauwkeuriger werken. Voorheen stond er nog wel eens een verkeerd factuurnummer. Tegenwoordig maken we dit (bijna) nooit meer mee. Dit bespaart ons tijd. Daarnaast is het gemakkelijk om een factuur te kopiëren naar een grootboekregel en standaardiseren we meer en meer werk. Alleen al met automatisch boeken kunnen we 10% tot ongeveer 20% extra tijd besparen.” 

“Voorheen hadden we tien inboekers. Nu zijn dat er, mede door Basecone, twee” 

“Hierdoor geeft Basecone ons procestijd terug. Dit investeren we voor iedere klant op een andere manier. De één heeft behoefte aan extra controles. De ander wil meer financieel advies. Waar we voorheen met tien inboekers op de afdeling zaten, zijn dit er nu, mede door Basecone, nog maar twee. Basecone is een jonge en fijne club om mee samen te werken. Onze accountmanager is altijd goed te bereiken en neemt echt de tijd voor ons. Daarnaast ontwikkelen ze continu nieuwe functionaliteiten. Wat in deze markt - met veel concurrentie - ook wel nodig is.”

Lees meer in ons TIJD magazine!