Efficiënt, georganiseerd en nauwkeurig werken, het is essentieel, ongeacht wie er aan het dossier werkt. Effectief dossiermanagement heeft tenslotte directe gevolgen voor het resultaat. En deze resultaten bepalen of u cliënten behoudt en aantrekt. Lees onze 9 tips die u helpen een expert te worden in dossiermanagement.
#1 Organiseer uw dossierbestanden
Open voor elke nieuwe cliënt of zaak direct een gestructureerd dossier. Maak het uzelf gemakkelijk en gebruik een intakeformulier tijdens de eerste bespreking zodat u over de juist informatie beschikt om het dossier te openen. Door uw dossierbestanden vanaf het begin te structureren, ziet u meteen welke informatie ontbreekt of verouderd is. Een standaardsysteem dat altijd op dezelfde manier is georganiseerd maakt het bovendien gemakkelijker voor andere medewerkers binnen het bedrijf die toegang hebben om de juiste informatie te vinden, ook als ze niet bekend zijn met het dossier.
Een effectief dossier management stelt advocaten in staat om relevante informatie snel te vinden en zorgt voor een soepel verloop van de werkzaamheden, wat bijdraagt aan een succesvolle voorbereiding en planning van juridische zaken.
#2 Houd een checklist bij
Voor elke zaak moeten veel verschillende, en vaak herhalende, taken worden uitgevoerd. Het is niet eenvoudig om zo’n lange lijst van taken te onthouden, zeker als u aan verschillende dossiers tegelijk werkt. Als u voor elke zaak een checklist bijhoudt, weet u zeker dat u niets vergeet. Idealiter bevat de checklist alle stappen die u moet uitvoeren, zodat u deze kunt gebruiken om de voortgang van de zaak te volgen. Zo weet u precies waar u mee bezig bent en wat u nog moet doen. U kunt bijvoorbeeld een checklist maken van alle administratieve taken die voor alle zaken moeten worden uitgevoerd en deze vervolgens aanpassen voor de individuele zaken waar u aan werkt. Met behulp van een checklist kunt u de status van een zaak volgen, zodat u altijd weet waar u bent en wat er nog moet worden gedaan.
#3 Prioriteer uw taken per zaak
Als u voor elke zaak een lange lijst met taken hebt en u werkt bovendien aan veel van dit soort zaken, dan is het belangrijk om taken te prioriteren op basis van hoe belangrijk en urgent ze zijn. Zo kunt u op het juiste moment tijd besteden aan de juiste zaak. De meeste taken zijn gekoppeld en moeten gecoördineerd worden. Voorbeeld: voor een zaak die voor de rechtbank komt, moet een juridisch medewerker voor een bepaalde datum informatie verzamelen uit getuigenverslagen en deze op een andere datum aan de advocaat overdragen. Door rekening te houden met hoe taken gekoppeld zijn, kunt u ervoor zorgen dat ze op tijd worden uitgevoerd door de juiste mensen. Als u taken prioriteert, bent u altijd op de hoogte van belangrijke datums en mist u nooit meer een deadline.
#4 Plan taken en wijs ze toe
Om er zeker van te zijn dat u niets over het hoofd ziet, moeten taken met deadlines worden toegewezen aan de juiste personen. Het is ook belangrijk dat taken op verschillende niveaus binnen het bedrijf kunnen worden gevolgd. Als een juridisch medewerker een taak moet uitvoeren onder supervisie van een advocaat, moet de taak worden ingepland (een serie achtereenvolgende acties) en worden toegewezen aan de juridisch medewerker (voor uitvoering) en de advocaat (voor controle). Door taken te delegeren en in te plannen en door bij te houden hoeveel tijd ze kosten, kunt u efficiënter werken en kunt u een nauwkeurigere schatting maken voor toekomstige zaken.
Kijk voor meer informatie en hulp hierover in onze urenregistratie software voor advocaten.
#5 Onderneem vervolgacties op taken
Een zaak bestaat uit een serie gebeurtenissen die moeten worden beoordeeld en waar vervolgacties op moeten worden ondernomen. Nadat een taak is uitgevoerd, moet u een systeem hebben om vervolgacties te ondernemen met andere partijen (e-mails, telefoontjes, enzovoort) totdat de taak volledig is afgerond. Dit betekent dat u efficiënter moet communiceren en ervoor moet zorgen dat de desbetreffende procedures effectief zijn. Dit werkt het beste met gestandaardiseerde communicatiestromen. Als u bijvoorbeeld een e-mail aan iemand verstuurt om te vragen of deze persoon een taak voor een bepaalde datum wil uitvoeren, kunt u deze taak in uw agenda zetten zodat u deze niet vergeet. U moet bovendien over de tools beschikken om informatie uit persoonlijke gesprekken, telefoontjes en e-mails automatisch op te slaan in het juiste dossier.
#6 Gebruik sjablonen voor standaardcorrespondentie
Er zijn veel standaardtaken die voor alle zaken gelden, ongeacht aan hoeveel zaken u tegelijk werkt. Het invoeren van contactgegevens moet bijvoorbeeld automatisch gebeuren, want dit is standaard voor elke nieuwe zaak. Of u nu communiceert met de cliënt, of datums van rechtszittingen of instructies over het indienen van een verzoek communiceert, als u dit soort correspondentie de eerste keer als sjabloon opslaat, kunt u deze document- en e-mailsjablonen steeds opnieuw gebruiken en aanpassen. Zo bespaart u tijd die u aan belangrijkere zaken kunt besteden.
#7 Creëer een proces voor het veilig delen van documenten
Als u aan dossiers werkt, moet u vertrouwelijke informatie met andere partijen communiceren voor feedback en goedkeuring. U moet een proces hebben om documenten veilig te kunnen delen met andere partijen, inclusief cliënten, derden en/of andere advocatenkantoren. Deze processen moeten u de mogelijkheid bieden commentaar in real time te volgen, de goedkeuringstermijn te verkorten en zelfs digitale handtekeningen te verzamelen, zodat u minder tijd kwijt bent met besprekingen.
#8 Stap over op de cloud
Met software in de cloud voor de advocatuur heeft u altijd al uw dossierinformatie bij de hand, zelfs als u niet op kantoor bent. Als een zaak voor de rechter komt, staat er veel op het spel. Dan moet u altijd en overal toegang hebben tot informatie zoals het voorlopig memorandum, lijsten met bewijsstukken of contactgegevens van getuigen, vanaf uw laptop of via uw mobiele telefoon. Als al uw dossiers beschikbaar zijn in de cloud, kunt u optimaal uw werk doen.
#9 Bespreek de zaak achteraf met de cliënt
Als u uw zaak achteraf met de cliënt bespreekt, weet u of de cliënt tevreden is en kunt u kijken of er punten zijn die u (en het bedrijf) kunnen verbeteren. Soms zult u verrast worden door feedback van een cliënt waarvan u dacht dat hij of zij tevreden was. Door cliënten om feedback te vragen, leert u ook om beter met cliënten te communiceren over verwachtingen. Deze beoordelingen leiden tot meer efficiëntie, meer tevredenheid onder uw cliënten en ze helpen u om de intake te verbeteren.
