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Legal18 diciembre, 2019

[Infografía] – Consejos para una gestión de expedientes eficaz

Tanto si los expedientes se gestionan íntegramente por abogados o parcialmente por asistentes, es fundamental encontrar formas de ser eficaces, organizados y precisos. Al fin y al cabo, gestionar casos de forma eficaz tiene un impacto directo en su resolución, lo que también influye en tu capacidad para retener y atraer clientes.

Si tenemos en cuenta que cada abogado gestiona una media de 20 30 casos, estos 9 valiosos consejos te ayudarán a convertirte en un profesional de la gestión y ofrecer el mejor servicio a tus clientes.

#1 Organiza tus expedientes

Cuando tienes un nuevo cliente o un nuevo caso para un cliente ya existente, lo primero es organizar el expediente (físico y electrónico). Para hacer las cosas más fáciles, recomendamos emplear un formulario de entrada en la primera reunión para recopilar la información requerida y usarlo para crear el expediente. Organizar los expedientes desde el principio te permitirá ver al instante lo que falta o lo que hay que actualizar, lo cual te ahorra tiempo a ti y dinero a tu cliente en el asesoramiento jurídico y en la preparación, si el caso finalmente va a juicio.

Es más, usar un sistema común garantiza que los casos siempre se archiven de la misma manera, facilitando el acceso por parte de cualquier empleado del despacho a la hora de buscar información, incluso si hace tiempo que no mira el expediente.

#2 Cuenta con una lista de comprobación personalizable

Trabajar en un caso supone llevar a cabo muchas tareas, a menudo repetitivas, y esto implica una larga lista de cosas que hacer. Recordarlas todas no es fácil, sobre todo si estás trabajando en varios casos a la vez.

Con una lista de comprobación para cada caso te asegurarás de no saltarte ninguna. Esta lista debería incluir todos los pasos a seguir y usarse para hacer un seguimiento del avance del flujo de trabajo del caso. De esta forma, siempre sabrás en qué punto te encuentras y qué te queda por hacer. Puedes crear una lista de comprobación con todas las tareas administrativas comunes a todos los casos y después personalizarla para adaptarla a cada caso concreto. Contar con una lista te ayudará a hacer un seguimiento del estado del expediente para saber en qué punto te encuentras y qué queda por hacer.

#3 Prioriza tus tareas por expediente

Cuando tienes una larga lista de tareas para cada caso y muchos casos similares que gestionar, es importante priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia para poder prestar atención al caso adecuado en el momento adecuado. La mayoría de las tareas están relacionadas y necesitan coordinación. Por ejemplo, para un caso que va a ir a juicio, un asistente tiene que recopilar información de informes de testigos en una fecha concreta para pasársela al abogado en otra fecha. Teniendo en cuenta cómo están relacionadas estas tareas, podrás asegurarte de que se lleven a cabo a tiempo. Priorizar tareas te ayuda a no perder de vista las fechas clave y cumplir todos los plazos. 

#4 Asigna y programa tareas

Para asegurarse de que no se pasa nada por alto, las tareas deben delegarse con plazos. Asimismo, es importante hacer un seguimiento de estos plazos a distintos niveles del despacho. Si un asistente tiene que llevar a cabo una tarea bajo la supervisión de un abogado, esta tendrá que ser programada (una acción detrás de otra) y asignada al asistente (para que la lleve a cabo) y al abogado (para que la revise).

Delegando y programando tareas y haciendo un seguimiento del tiempo que se tarda en realizarlas, se puede mejorar la eficiencia y calcular mejor el tiempo necesario para futuros casos.

#5 Haz un seguimiento de las tareas

Trabajar en un expediente supone una cadena de acontecimientos que incluye revisiones y acciones consecutivas. Después de realizar una tarea, se necesita un sistema de seguimiento (correos electrónicos, llamadas) para asegurarse de que todo quede bien atado. Eso significa que es necesario acelerar el proceso de comunicación y asegurarse de que los procesos empleados son eficaces, lo cual requiere estandarizar los flujos de comunicación durante la gestión de casos. Por ejemplo, si envías un correo electrónico pidiendo a una persona que realice una tarea para una fecha determinada, anotar esa tarea como un recordatorio en tu agenda puede ayudarte a estar más pendiente. Además, conviene contar con herramientas para guardar automáticamente la información recopilada en reuniones presenciales, llamadas telefónicas y correos electrónicos y almacenarla en el caso que corresponda.

#6 Usa plantillas para correspondencia rutinaria

Independientemente de los casos en los que trabajes simultáneamente, hay muchas tareas rutinarias que son comunes a todos ellos. Por ejemplo, la introducción de datos de contacto debe ser automática, ya que es una tarea rutinaria en todos los casos. Tanto si estás escribiendo a clientes como si necesitas comunicar fechas o enviar instrucciones de cómo presentar una moción, una vez lo hayas hecho por primera vez, guárdalo como una plantilla para poder reutilizarlo cuando sea necesario. Usar plantillas de correo y de documentos te ayuda a personalizarlas para ocasiones posteriores, lo cual te ahorra un tiempo que podrás emplear en trabajo de valor añadido.

#7 Crea un proceso para compartir documentos de forma segura

Cuando trabajas en un caso, debes mantener correspondencia con otras partes para conocer su opinión, recibir su aprobación y manejar información delicada, por lo que necesitas contar con procesos para compartir documentos de forma segura con otras partes (clientes, terceros, otros despachos de abogados). Estos procesos también deben permitirte hacer un seguimiento de los comentarios en tiempo real, acelerar los plazos de aprobación e incluso recoger firmas digitales para ahorrar tiempo en las negociaciones. 

#8 Pásate a la nube

Usar un software de gestión basado en la nube te permite tener toda la información de tus casos a mano, incluso cuando estás fuera de la oficina. Por ejemplo, cuando un caso va a juicio, hay muchas cosas en juego, y es importante tener acceso a información como memorandos previos, listas de pruebas del juicio o información de contacto de los testigos en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea desde un portátil o desde el teléfono móvil. Cuando tus expedientes están en la nube, puedes ser mejor abogado.

#9 Lleva a cabo entrevistas posteriores

Llevar a cabo entrevistas una vez finalizado el caso no solo te ayuda a medir el grado de satisfacción del cliente, sino que también puede poner de manifiesto aquellas áreas en las que el despacho o tú debéis mejorar. Puede que te lleves alguna sorpresa al conocer la opinión de un cliente que pensabas que estaba satisfecho.  Recopilando opiniones de los clientes, también puedes aprender a comunicar mejor tus expectativas. Estas revisiones mejoran la eficacia y aumentan la satisfacción de los clientes al tiempo que te ayudan a mejorar la incorporación de nuevos clientes.

La forma en que gestionas tus casos influye directamente en su resultado, lo que a su vez afectará a la base de clientes, la rentabilidad y la perdurabilidad de tu despacho de abogados. Por lo tanto, para hacer crecer un despacho de abogados exitoso, es crucial mejorar la gestión de casos mediante la adopción de prácticas de ahorro de tiempo y costes.

Descarga la infografía completa aquí.


Tienes dificultades para gestionar tu exigente carga de casos mientras mantienes todo organizado, atendiendo a las encargos a tiempo y manteniendo contentos a los clientes?  Nuestra Lista esencial de verificación de casos se crea para ayudar a abogados y asistentes legales a identificar áreas de mejora en la gestión de archivos, servicio al cliente, gestión del tiempo y procesos de seguridad para que puedan apreciar cómo la adopción de las herramientas adecuadas se traduce en ahorro de tiempo, mayor productividad y rendimiento.

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