Automatisch boeken
Fiscaal en Accounting16 augustus, 2021

Controle is beter, maar moet je elke maand exact dezelfde factuur ook controleren?

“Vertrouwen is goed, controle is beter”, een veel gebruikte stelregel bij accountants en en administrateurs. Tijdens het verwerken van je administratie zie je echter vaak precies dezelfde facturen voorbijkomen. Facturen die je altijd op dezelfde grootboekrekening boekt ongeacht het bedrag, of maandelijks terugkerende facturen. Denk aan facturen voor vaste abonnementen, zoals huur, energie, telefonie, internet en software. Moet je die exact dezelfde facturen ook nog elke maand controleren? Of heb je hier boekingsregels voor ingesteld in Basecone, die de maand automatisch invullen, waardoor jij ze in bulk kunt boeken? Of zou het niet veel makkelijker zijn om dit automatisch te laten boeken door Basecone? We stellen je graag voor aan onze nieuwe functionaliteit: automatisch boeken. 

Waarom zou je automatisch willen boeken, en welke facturen? 

Automatisch boeken levert je tijdwinst op, omdat je alleen nog op uitzonderingen stuurt. . Het stelt je in staat om je kostbare tijd efficiënt te gebruiken door op de uitzonderingen te sturen. Deze functionaliteit binnen Basecone is ontwikkeld voor terugkerende facturen, waar je een standaard boekingsregel voor kunt instellen, Maar het werkt ook voor facturen van dezelfde leverancier, waarvan je weet dat ze goed worden herkend, die je altijd op dezelfde manier boekt en die je een standaard omschrijving meegeeft. UBL-facturen kunnen per definitie worden geautomatiseerd: er vindt 100% herkenning plaats mits ze op één en dezelfde grootboek worden geboekt. Zo kun je kijken naar wat echt belangrijk is in plaats van alles te moeten controleren en boeken.

Hoe werkt automatisch boeken in de praktijk?

Zoals gebruikelijk laat je de facturen (liefst getagd) automatisch doorsturen naar de betreffende administratie in Basecone. De herkenning en matching op de factuur koppelt deze aan de juiste leverancier en de bijbehorende boekingsregel. Door de aanvullende automatiseringsregel, die je zelf eenmalig hebt ingesteld, wordt de factuur nu rechtstreeks doorgeboekt naar het gekoppelde boekhoudpakket. Omdat alles in dit proces automatisch gaat zie je de factuur pas als deze in het boekhoudsysteem is geboekt.

Welke voorwaarden zijn er om controle op automatisch boeken te houden?

Ook voor automatisch boeken is controle beter. Daarom stelt deze functionaliteit van Basecone voorwaarden aan wel of niet automatisch boeken van een factuur. Is de herkenning of matching van een factuur niet goed, dan valt de factuur af voor automatisch boeken. Hetzelfde geldt voor dubbele facturen. Ook deze vallen af. Ze verschijnen op je validatiescherm, waardoor je de controle behoudt. 

Daarnaast bepaal jij zelf wat je wel of niet automatisch wilt laten boeken:

  • Zo kun je per administratie instellen of je gebruik wilt maken van automatisch boeken;
  • Dankzij een aparte automatiseringsgebruiker behoud je inzicht in welke  en hoeveel facturen er automatisch zijn geboekt;
  • Alleen gebruikers met de rol “accountant” en toegang tot de betreffende administratie, kunnen automatiseringsregels gebruiken;
  • Per leverancier bepaal je, dankzij de automatiseringsregel, of automatisch boeken van toepassing is;
  • Vervolgens bepaal je de criteria waaraan facturen moeten voldoen om automatisch te worden geboekt bij deze leverancier. Denk aan condities als UBL/PDF facturen en een maximum factuurbedrag.

Controleren op basis van uitzonderingen

Automatisch boeken levert je nog meer tijdwinst op en zorgt dat je op uitzondering controleert. Zo’n uitzondering kan een factuur zijn boven het maximumbedrag dat je hebt ingesteld. Een jaarlijkse verhoging van de huur controleer je extra, de maandelijkse huurfacturen niet meer.  

Vooralsnog laten we het instellen van de automatiseringsregels over aan de gebruikersrol “Accountant”. We gaan ervan uit dat deze, door de ervaring in de verwerkte administraties, weet voor welke leveranciers een automatiseringsregel van waarde kan zijn. In de toekomst willen wij hierin gaan ondersteunen, door aan de hand van de beschikbare data aan te geven voor welke leveranciers het interessant kan zijn om een automatiseringsregel in te stellen. 

Ben je nieuwsgierig geworden naar de functionaliteit automatisch boeken? Kijk dan op de knowledge base van Basecone voor het artikel hoe je deze functionaliteit kunt instellen.

Tijdwinst boeken? Download gratis ons magazine

Nog geen tijdwinst geboekt? Download dan ons gratis magazine TIJD, met onder meer:

  • hacks om 4,5 uur tijdwinst te boeken
  • aandacht voor minder piekdrukte
  • tijd om te groeien

Download ons gratis magazine >

Bij Basecone draait het om teamwork. Elke dag met elkaar fantastische en goede software bouwen en onderhouden, voor een grote groep gebruikers.

Onze teamleden delen hun kennis en expertise via de Basecone Blog.

Meer weten over wat Basecone voor jou kan betekenen?

Vul hieronder je contactgegevens in en één van onze experts neemt contact met je op.
Basecone Blog
Ontdek alle blog artikelen van Basecone
we give back time to the accountant
Basecone
Probeer nu 14 dagen geheel vrijblijvend, de proefperiode stopt automatisch.