Compte tenu de tout ce qui précède, voici 7 cas de travail collaboratif sur des documents avant et après la mise en œuvre d'outils technologiques car le secteur juridique évolue grâce au travail agile.
- Révision simultanée
Avant : Plusieurs personnes essaient de modifier le même document au même moment et finissent par ne plus s’y retrouver entre les versions multiples du même fichier, sans aucune visibilité quant à la version la plus récente.
Après : Travaillez sur une seule version du même document pendant que les modifications sont mises à jour en temps réel ! Avec les outils de travail collaboratif, tous les acteurs concernés travaillent en simultané, et les modifications apportées à un document sont immédiatement visibles par toutes les parties prenantes, quel que soit l’endroit où elles travaillent et l’appareil qu’elles utilisent. Les modifications ou commentaires sur un fichier peuvent être effectués après sa création - ou en temps réel. De plus, avec l’affichage de toutes les modifications dans un historique des révisions, vous pouvez voir qui a proposé des modifications et quand, et qui les a acceptées ou rejetées.
- Discussions sur les documents
Avant : Echanges de nombreux courriels entre les parties prenantes sur un document sans visibilité sur les informations importantes ou sur le dernier message du fil de discussion.
Après : Le service juridique travaille avec des documents complexes qui peuvent nécessiter une discussion plus approfondie. Avec les outils de travail collaboratif, vous pouvez mener une conversation dans un contexte pertinent – directement dans le segment du document correspondant. Vous pouvez même choisir de rendre votre commentaire visible à toutes les personnes ayant accès à un document ou de communiquer directement avec des parties prenantes spécifiques. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire d'envoyer des courriels séparés pour des échanges plus confidentiels.
- Suivi des modifications
Avant : Les modifications sont apportées sur les documents par plusieurs personnes, sans qu'on puisse voir clairement ce qui a été changé, et l’on finit par perdre du temps à comparer les versions pour rechercher manuellement les modifications.
Après : Avec un outil intelligent de travail collaboratif, toutes les parties prenantes peuvent être informées de toute nouvelle modification de contenu, qui est immédiatement mise en évidence dans un fichier, ce qui simplifie considérablement le processus de révision. De plus, les utilisateurs peuvent afficher les anciennes révisions de clauses et annuler les modifications, en remontant aussi loin qu’ils le souhaitent. Lorsque les fichiers sont tous vérifiés et contrôlés, les erreurs peuvent facilement être corrigées.
- Travail sur Word
Avant : Word atteint rapidement ses limites si plusieurs personnes doivent travailler sur un même fichier, ce qui signifie que les parties prenantes sont soumises à des restrictions en matière de modification des documents, entraînant ainsi des retards.
Après : Toutes les parties prenantes peuvent continuer à travailler dans Word, s'il est intégré à l'outil de travail collaboratif, sans aucune limitation en matière de modifications. Grâce aux fonctions intuitives d’importation et d’exportation, vous pouvez facilement intégrer les modifications effectuées hors ligne dans votre document en ligne.
- Comparaison de plusieurs documents
Avant : Plusieurs parties prenantes envoient plusieurs documents avec des modifications déjà apportées et vous devez non seulement rechercher les modifications, mais également comparer manuellement chacun d'eux avec le document d'origine, ce qui vous fait perdre des heures et des heures !
Après : Avec les outils intelligents de travail collaboratif, vous pouvez comparer plusieurs documents en un seul clic pour voir qui veut changer quoi. Avec la technologie de comparaison intégrée, non seulement vous pouvez comparer autant de fichiers Word que vous le souhaitez avec vos documents dans l'outil de travail collaboratif (examen par les pairs), mais vous pouvez également générer un rapport en quelques secondes, pour récapituler qui souhaite apporter quels changements ou ajouts. Les modifications suggérées peuvent ensuite être facilement intégrées dans le document original.
- Définition des autorisations
Avant : Chaque partie prenante qui a accès au document peut afficher et modifier les documents, car Word offre des fonctions très limitées sur les droits d'accès, ce qui expose toute l'entreprise à des risques en matière de conformité.
Après : Un outil de travail collaboratif vous permettra d'attribuer des droits d'accès aux parties prenantes qui pourront réviser et approuver les documents, en fonction de leurs responsabilités. Avec un concept modulaire d’autorisation, du droit de lecture à la prise de décision, avec en outre des fonctions d’approbation sécurisées pour des documents spécifiques ou des projets entiers, les partenaires internes ou externes ou les clients peuvent facilement travailler sur les fichiers, tout en garantissant la conformité.
- Sécurité des données
Avant : Les documents juridiques sont stockés dans divers dossiers et partagés via des courriels et plusieurs outils de partage de fichiers avec le risque que des informations soient envoyées à des personnes non autorisées.
Après : Dans la mesure où l'outil de travail collaboratif se trouve sur une plateforme cloud sécurisée et que le fournisseur peut certifier la sécurité de vos documents, vous pouvez protéger vos documents en les stockant dans un environnement sécurisé. De plus, vous pouvez contrôler l’accès à vos données dans le document lui-même et vous assurer que les informations ne sont visibles que par les parties autorisées.
La rationalisation de la création de documents avec des outils collaboratifs peut assurément offrir une efficacité et une fiabilité accrues, ce qui est d’autant plus essentiel que le secteur juridique s’adapte actuellement à de nouvelles méthodes de travail.
