Automatisering van processen biedt Fin4Finance extra tijd voor aandacht aan klanten. Dat brengt een nieuwe uitdaging met zich mee als het om tijd gaat: de communicatie met klanten stroomlijnen en inzichtelijk maken. Hoe ziet de dag eruit van Chris Maas, mede-eigenaar van Fin4Finance? In deze 24 uur van: de dag van Chris.
“Door automatisering zitten we veel dichter op de klant. De administratie verwerken we niet meer periodiek, maar wekelijks of sneller. Daardoor constateren we veel eerder zaken die voor onze klant van belang kunnen zijn. De communicatie met klanten stijgt er evenredig mee! Het gaat vaak om kleine, of soms ook simpele dingen, maar het contact is veel intenser.” zegt Maas.
Automatisering en technologie optimaliseren
Al vanaf de start van het kantoor in 2014 wisten Chris Maas en kantoorpartner Jan Willem Peters dat ze alles met online oplossingen wilden aanbieden. “Dat kon toen nog niet allemaal, omdat er nog niet overal software voor beschikbaar was. Ongeveer 2 jaar geleden is dat wel gelukt. Het scheelt enorm in je eigen serverruimte en alle software is aan elkaar te koppelen”, zegt Maas. “Omdat we een relatief klein kantoor zijn, kunnen we snel schakelen. Zien we mogelijkheden om iets te verbeteren met andere software, dan proberen we dat ook. We willen de mogelijkheden van nieuwe technologieën benutten.”
In de afgelopen jaren zijn ze daar dan ook flink mee bezig geweest. Ze brengen de hele automatisering regelmatig in kaart. “We hebben namelijk heel veel software-abonnementen lopen. Gebruiken we het dan ook wel optimaal?”, vraagt Maas. “Vaak zie je bij automatisering dat je iets installeert en vervolgens maar 60% van de functionaliteiten gebruikt. Maar ook software is niet iets wat je installeert en dan laat liggen, dat het klaar is. Dan laat je de andere 40% - en toekomstige functionaliteiten - liggen.”
Datzelfde hebben ze met het werken met Basecone gedaan. Maas: “Daarvoor hebben we onze accountmanager bij Basecone gevraagd om mee te kijken. Om samen te kijken of we de software optimaal gebruiken en welke handvatten er zijn om het te verbeteren. Uit een specifieke data-analyse van Basecone bleek dat we al op 80-90% gebruik van de software zaten, meer dan gemiddeld! Toch zijn er ook hier punten die we kunnen verbeteren. Ook als je vooruitstrevend bent, kan het zijn dat je nieuwe releases of functionaliteiten nog niet optimaal gebruikt. Om tijd te blijven besparen, kijken we elke 2 tot 3 jaar of we nog op de goede weg zitten. Oude gewoontes zijn hardnekkiger dan je denkt. Op deze manier halen we die eruit en zetten we er wat nieuws in.”
In de afgelopen jaren zijn ze daar dan ook flink mee bezig geweest. Ze brengen de hele automatisering regelmatig in kaart. “We hebben namelijk heel veel software-abonnementen lopen. Gebruiken we het dan ook wel optimaal?”, vraagt Maas. “Vaak zie je bij automatisering dat je iets installeert en vervolgens maar 60% van de functionaliteiten gebruikt. Maar ook software is niet iets wat je installeert en dan laat liggen, dat het klaar is. Dan laat je de andere 40% - en toekomstige functionaliteiten - liggen.”
Datzelfde hebben ze met het werken met Basecone gedaan. Maas: “Daarvoor hebben we onze accountmanager bij Basecone gevraagd om mee te kijken. Om samen te kijken of we de software optimaal gebruiken en welke handvatten er zijn om het te verbeteren. Uit een specifieke data-analyse van Basecone bleek dat we al op 80-90% gebruik van de software zaten, meer dan gemiddeld! Toch zijn er ook hier punten die we kunnen verbeteren. Ook als je vooruitstrevend bent, kan het zijn dat je nieuwe releases of functionaliteiten nog niet optimaal gebruikt. Om tijd te blijven besparen, kijken we elke 2 tot 3 jaar of we nog op de goede weg zitten. Oude gewoontes zijn hardnekkiger dan je denkt. Op deze manier halen we die eruit en zetten we er wat nieuws in.”
De 24 uur van Chris
- 06.45 Opstaan en ontbijten en digitaal de krant doornemen
- 08.00 Vertrek naar kantoor
- 08:15 Klantvragen doornemen en zoveel mogelijk verwerken en beantwoorden
- 09.00 Bespreken en voorbereiden jaarrekening opdracht met collega
- 10.00 Bespreking jaarrekening met klant
- 11.30 Afronden dossier en vastleggen bespreking
- 12.30 Gezamenlijke lunch
- 13.15 Uitwerken adviesopdracht
- 15.00 Review werkzaamheden van collega’s
- 16.30 Klantvragen doornemen en zoveel mogelijk verwerken en beantwoorden
- 18.00 Diner
- 19.00 Rondje fietsen met vrienden
- 21.00 Relaxen in de tuin, beetje TV kijken
- 23.00 Naar bed gaan
Meer lezen over de 24 uur van Chris en hoe Fin4Finance tijdwinst boekt?
Download dan ons gratis magazine TIJD, editie 2, met onder meer:
- hacks om 4,5 uur tijdwinst te boeken
- aandacht voor minder piekdrukte
- tijd om te groeien
![Een eigen administratiekantoor beginnen: de handvaten om te starten [Checklist]](https://assets.contenthub.wolterskluwer.com/api/public/content/525615-young-entrepreneurs-in-business-meeting--68e4e1a8c3?v=471ea364)