debiteurenbeheer
Tax & Accounting11 augustus, 2019

Is uw debiteurenbeheer streng maar rechtvaardig?

Uw klanten ‘verzinnen’ de gekste excuses om betalingsuitstel te krijgen. Gaat u daarin mee, dan komt u vroeg of laat zelf in de problemen. Uw cashflow blijft achter op de omzet en u hebt te weinig geld in kas om betalingen te doen. Het gevolg laat zich raden: u moet zelf om uitstel vragen en wordt dus een wanbetaler voor uw eigen leveranciers. Om dat doemscenario te vermijden, is een streng maar rechtvaardig debiteurenbeheer noodzakelijk.

Debiteurenbeheer vereist een multidisciplinaire aanpak. Het gaat over verkopen, maar ook over marketing, klantgerichtheid en logistiek. De link tussen al deze disciplines is de credit manager. Hij ziet erop toe dat uitstaande facturen tijdig worden geïnd, hij beoordeelt debiteurenrisico’s, bepaalt de kredietwaardigheid van klanten én prospecten en onderhoudt klantencontacten.
Ook kleinere bedrijven hebben trouwens nood aan een helder debiteurenbeleid. Ook zij kunnen een aantal zaken doen om wanbetalers te vermijden.

Voorwaarden voor een optimaal debiteurenbeheer

  1. Maak duidelijke afspraken
    Zorg dat uw klanten te allen tijde weten wat de gevolgen zijn van een laattijdige betaling. Glasheldere algemene voorwaarden zijn een absolute must.

  2. Screen de kredietwaardigheid van klanten
    Zijn uw klanten en prospecten stipte betalers? Om dat te weten, kunt u hun solvabiliteit screenen. Er zijn verschillende online tools die u een inkijk geven in de kredietwaardigheid van bedrijven. Companyweb, bijvoorbeeld, geeft inzage in het risico, de overlevingskansen, de betalingscapaciteit, de winstgevendheid, stabiliteit en andere sleutelfactoren van alle Belgische bedrijven. Ondernemingsradar maakt het u dan weer gemakkelijk om de cijfers van verschillende bedrijven met elkaar te vergelijken en hun waarde te bepalen.

    Blijkt uit de screening met bovenstaande tools dat uw klant of prospect een cashprobleem heeft? Leg in dat geval eventueel een kredietlimiet vast. Dat is het maximale bedrag aan onbetaalde facturen dat de klant in kwestie mag hebben openstaan.

  3. Houd alle klantgegevens zorgvuldig bij
    Leverde een klant in het verleden al eens problemen op met achterstallige facturen, zorg dan dat u dat weet en handel ernaar. U doet er wellicht goed aan een kredietlimiet af te spreken en kort op de bal te spelen.

  4. Behoud het overzicht over de betalingstermijnen
    Dreigen facturen hun betalingstermijn te overschrijden? Dan moet u tijdig een rappel kunnen uitsturen. Daarom is het belangrijk dat u te allen tijde het overzicht bewaart over uw debiteuren. Volg aanmaningen goed op en reken indien nodig extra administratieve kosten aan voor wanbetalers.

  5. Neem een dubieuze debiteurenvoorziening
    Wapen u tegen een mogelijk cashflowprobleem als gevolg van wanbetalers via een dubieuze debiteurenvoorziening. Dat is een som geld die u enkel gebruikt om achterstallige betalingen op te vangen zodat u zelf uw leveranciers kunt blijven betalen.

‘Factoring’ of uitbesteden van uw debiteurenadministratie

Een degelijk debiteurenbeheer vraagt veel tijd. Kunt u geen seconde missen? Besteed uw debiteurenadministratie dan (deels) uit aan een factoring-organisatie. Zij nemen de vorderingen van u over en volgen alle onbetaalde of oninbare facturen op de voet. Uiteraard staat hier een vergoeding tegenover.

Behoud u toch liever zelf de controle over uw debiteuren? Een ERP-pakket met geïntegreerde debiteurenadministratie maakt het eenvoudig om uw facturen op te volgen, wanbetalers te beheren, betalingsherinneringen te versturen en veel meer.

 

Digitaliseer en automatiseer uw werkprocessen

Adsolut Kmo-beheer

Administratie software van crm tot stockbeheer