Bij ‘veiligheidscultuur’ denkt u misschien niet direct aan een kantooromgeving of een dienstenorganisatie. Toch loont het om na te denken over hoe u omgaat met veiligheid op kantoor. Een plan van aanpak:
Compliance13 juni, 2023
Veiligheidscultuur op kantoor? Jazeker!
Plan van aanpak: schep duidelijkheid in het veiligheidsbeleid
Zorg ervoor dat elke medewerker weet wat er wordt verwacht. Ga na of de regels en instructies in uw bedrijf up-to-date zijn en verzeker dat er een verantwoordelijke is om die aan te vullen en te verwijderen.
Bouw aan een participatief beleid waarop de input van medewerkers impact heeft. Denk aan risicoanalyses, veiligheidsobservatierondgangen en arbeidsongevallenonderzoeken.
Een sanctiebeleid is eveneens een belangrijk onderdeel van de veiligheidscultuur. De procedures bij het overtreden van veiligheidsregels moeten helder zijn voor het beleid en voor de medewerkers.
Neem medewerkers op sleeptouw
In een proactieve veiligheidscultuur op kantoor of bij dienstenorganisaties zijn werknemers actief betrokken bij de risicoanalyse en -evaluatie. Hun input over klassieke veiligheidsrisico’s (stress, ergonomie, verkeersveiligheid, …) is het startpunt voor uw analyse.
Hoe betrokken en bewust zijn uw medewerkers nu al? Antwoorden op deze vragen geven u een indicatie:
- Zijn medewerkers in de dienstenorganisatie of de kantooromgeving bewust bezig met veiligheid?
- Staan zij achter het belang van een goed veiligheidsbeleid en zijn zij goed op de hoogte van dit beleid?
- Stoppen zij het werk bij onveilige situaties?
- Melden zij gevaarlijke situaties maar ook kleine incidenten? (Lees hier meer over hoe u meldingen faciliteert)
En zo ja:
- Zijn de directie en de leidinggevenden betrokken bij de ongevallenonderzoeken, maken ze actieplannen en nemen zij maatregelen om gevaarlijke situaties tegen te gaan?
Werknemers dienen kritisch te zijn en vragen te stellen over veiligheid op kantoor of als dienstverlener. Wat kan beter? Hoe kunnen we meer leren en ontwikkelen op gebied van veiligheid? Welke kennis hebben we en welke kennis missen we nog? Allemaal vragen die passen bij een positieve leercultuur die voor veiligheid op kantoor belangrijk is.
Een brede kijk op veiligheidscommunicatie
Ook in een dienstenorganisatie of een kantooromgeving is positieve veiligheidscommunicatie van belang. Maak duidelijk waarvoor de organisatie staat op gebied van veiligheid. Wat vindt uw bedrijf belangrijk en waarom? Zorg dat doelstellingen, resultaten en verbeteringsvoorstellingen met betrekking tot de veiligheidscultuur helder zijn.
Richt uw veiligheidscommunicatie, naast de eigen medewerkers, ook op andere belanghebbenden. Denk aan bezoekers, zelfstandigen en interim-medewerkers.
Contractoren betrekken bij veiligheid op kantoor
Hoe uw organisatie omgaat met contractoren op gebied van veiligheid, zegt veel over de veiligheidscultuur. Betrek hen dus ook in uw plan van aanpak. Hebben externe bewakingsagenten, schoonmaakbedrijven of informatici eenzelfde veiligheidsniveau als de eigen medewerkers?
Zorg ervoor dat contractoren ook gevaarlijke situaties kunnen melden. Voorzie procedures voor het onderzoek van letselongevallen bij derden en preventiemaatregelen om die te voorkomen.
Observeren van (on)veilig gedrag op kantoor
In een positieve veiligheidscultuur is transparantie een sleutelbegrip. Dat wil zeggen: (on)veilig gedrag opmerken en elkaar erover aanspreken - naar aanleiding van een veiligheidsobservatie of doorlopend.
Goede afspraken maken goede vrienden. Dat geldt ook voor schijnbaar onschuldig gedrag, zoals lopen op de trap, of dragen van zware pakketten.
Aandacht voor verkeersbeleid
Verkeersveiligheid is een belangrijk risico. In een kantooromgeving of bij een dienstenorganisatie zijn ongevallen in het verkeer de meest voorkomende ongevallen!
Zorg dus voor een goed verkeersbeleid dat gekend is bij de medewerkers. Ga na of veiligheidsintroductietrainingen goed worden opgevolgd en hou vinger aan de pols bij verkeersovertredingen en klachten over onveilig rijden.
Meer veilig gedrag op kantoor = minder risico’s
Of u nu werkt bij een boekhoudkantoor, een ingenieursbureau of een consultancybureau: een veiligheidscultuur is overal aangewezen.
Meer ondersteuning bij het uitwerken van een positieve veiligheidscultuur? Ontdek senTRAL: de online tool voor alle HSE-informatie met actuele info, gebruiksklare sensibiliseringstools, en meer.
Bron: Jan Dillen
Zie ook: Whitepaper: Een positieve veiligheidscultuur, hoe begin je eraan?
Probeer de online databank gratis uit en vind een antwoord op al uw HSE vragen.
