meldingen medewerkers
Compliance04 mei, 2021

Hoe laat je medewerkers zelf veiligheidsproblemen melden?

De medewerkers zelf veiligheidsrisico's op de werkvloer laten melden is een aanpak die getuigt van een doelgericht HSE-beleid waarbij de mens centraal staat. Maar hoe zet je een efficiënt systeem van veiligheidsmeldingen op? Vijf goede praktijkvoorbeelden.

Een systeem van veiligheidsmeldingen door de medewerkers zelf is een voorbeeld van een mensgericht HSE-beleid. Die meldingen laten zien hoe er op dit eigenste moment gewerkt wordt. Door dergelijke  meldingen te verankeren in een veranderprogramma kan vooruitgang of achteruitgang in veilig werkgedrag zichtbaar worden.

Hoe begint u eraan?

Het is niet eenvoudig om medewerkers zelf onveilige situaties (bijna-ongevallen, incidenten, onveilige handelingen, …) te laten aangeven.

Enablon selecteerde vijf voorbeeldpraktijken die een zetje in de goede richting kunnen geven.

1. Leg aan de medewerkers uit wat de bedoeling is van veiligheidsmeldingen en leid ze op in het gebruik van het veiligheidsmeldingensysteem.
Er moet dus een opleiding in elkaar worden gestoken waarin de doelstellingen van het systeem worden uitgelegd, en waarin (technisch) wordt getoond (en geoefend!) hoe observaties moeten worden ingevoerd, bijvoorbeeld door het nemen van foto’s, het ingeven van informatie enzovoort.

2. Benadruk steeds opnieuw dat het systeem niet bedoeld is om iemand de schuld te geven, maar om tot een verhoogde veiligheid voor iedereen te komen.
Denk eraan dat een systeem van veiligheidsmeldingen technisch en organisatorisch perfect is op te zetten, maar dat medewerkers zich in de eerste plaats psychologisch vrij moeten voelen om meldingen te doen.

3. Zorg ervoor dat ook contractoren (derden) in staat zijn en aangemoedigd worden om veiligheidsmeldingen te doen.
Er wordt meer en meer gebruik gemaakt van contractoren en daarom zou het niet verstandig zijn om alleen te rekenen op de meldingen van eigen medewerkers; bepaalde onveilige situaties en gedragingen zouden dan gemist worden.

4. Doe iets met de veiligheidsmeldingen.
Denk eraan dat ze bedoeld zijn om de RIE te versterken en om tot meer veiligheid te komen. Vergelijk deze nieuwe indicatoren dus met reeds bestaande indicatoren zoals arbeidsongevallencijfers.

5. Start met een pilootproject dat voor een vooraf bepaalde tijdsduur loopt.
Zorg ervoor dat je tijdens en na het pilootproject antwoord hebt op onderstaande vragen:

  • maken medewerkers gebruik van het systeem? hoeveel procent van de medewerkers deed minstens één melding? wat is het gemiddelde aantal observaties per medewerker?
  • indien het systeem niet gebruikt wordt: waarom niet? zijn de instructies misschien niet duidelijk, of zijn er gewoon weinig onveilige situaties en handelingen te melden?
  • hoe ervaren medewerkers het inbrengen van veiligheidsmeldingen in het gebruikte systeem? verloopt dit proces snel en gebruiksvriendelijk?
  • zijn er voldoende gegevens of data per melding? hoe zit het met kwantiteit en kwaliteit? zijn de meldingen waardevol?
  • zijn er verschillen tussen groepen medewerkers? wordt er bijvoorbeeld tijdens de nachtdienst minder gemeld? doen bepaalde groepen minder mee, en zo ja waarom?

Veiligheidsmeldingen en indicatoren

Eens het meldingensysteem op punt staat en goed gebruikt wordt, kan gekeken worden naar de resultaten. Het is de bedoeling dat de veiligheid erop vooruitgaat dankzij het systeem van veiligheidsmeldingen. Hier kan enige tijd overheen gaan, omdat de meldingen eerst inhoudelijk moeten worden bekeken en daarna de nodige verbeteringsmaatregelen moeten worden genomen.

Uiteindelijk kan het aantal meldingen worden vergeleken met andere indicatoren, zoals het aantal incidenten.

Bij deze vergelijking zijn verschillende opties mogelijk:

  • Veel meldingen + weinig incidenten: dit kan betekenen dat veiligheidsmeldingen snel worden opgepikt en veiligheidsmaatregelen snel worden doorgevoerd. Let wel op: de vele meldingen moeten relevant blijven en oog hebben voor nieuwe gevaren en risico’s!
  • Weinig meldingen + veel incidenten: dit betekent meestal dat er te weinig meldingen zijn om gevaren en risico’s op te sporen. Daardoor blijft het aantal incidenten hoog.
  • Veel meldingen + veel incidenten: het aantal meldingen zit goed, maar niet de kwaliteit ervan. De ingevoerde meldingen bieden onvoldoende inzicht in gevaren en risico’s. Maar let ook hier op: het is evengoed mogelijk dat de meldingen inhoudelijk in orde zijn, maar dat er geen actie wordt ondernomen door het management om gevaren en risico’s aan te pakken.
  • Weinig meldingen + weinig incidenten: dit is waarschijnlijk de meest ideale situatie, die aangeeft dat het veiligheidsbeleid op een zo hoog niveau staat dat er nog maar weinig onveilige situaties en handelingen kunnen worden gemeld.

Auteur: Michiel Sermeus

Bron:  Enablon, “5 Best Practices for a Successful Safety Observations Program”

Meer in senTRAL: 
-
 Hoe het melden van onveilige situaties door contractormedewerkers verhogen en aanmoedigen?
Wat zijn de 5 bouwstenen van veiligheidscultuur?
Hoe te communiceren in een veiligheidsprogramma?

HSE

senTRAL

Alles over milieu, veiligheid en welzijn op het werk