Draaiboek voor een papierloze algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars

Bijdrage van Roland Timmermans uit het Tijdschrift voor Appartements- en Immorecht, 2021, afl. 1, 3-11

Na een periode van onzekerheid en twijfel heeft de regering uitzonderlijke maatregelen genomen met als doel het houden van algemene vergaderingen te faciliteren, meer in het bijzonder via de algemene vergadering op afstand. Door de wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 is het vergaderen op afstand in de Appartementswet geïntegreerd.

De wet bevat slechts één voorwaarde, die moet worden nagekomen om een algemene vergadering op afstand te houden, namelijk ‘indien de bijeenroeping daarin voorziet’. Dit impliceert dat een gedematerialiseerde algemene vergadering slechts gehouden kan worden wanneer de convocatie tot algemene vergadering een daartoe strekkende formele bepaling bevat. Voor het overige zijn geen eisen of beperkingen gesteld aan het vergaderen op afstand, waardoor het gewicht voor die omwenteling volledig komt te liggen bij de persoon, die de algemene vergadering uitschrijft, met name de syndicus of degene die krachtens de wet tot bijeenroeping van een algemene vergadering is gemachtigd, meer bepaald:

• mede-eigenaars die tenminste een vijfde van de aandelen in de gemene delen vertegenwoordigen;
• de raad van mede-eigendom of, bij gebreke daarvan, de voorzitter van de laatste algemene vergadering, of, bij gebreke daarvan, een of meer mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen in de gemene delen bezitten;
• de door de rechter aangestelde voorlopig syndicus;
• de door de rechter aangestelde voorlopige bewindvoerder.

Afhankelijk van hun capaciteiten en technologische kennis zal de digitale vergadering al dan niet succesvol verlopen. Desalniettemin kan het nuttig zijn enkele lessen te trekken uit de wetgevende ontwikkelingen die zich desbetreffend in de Franse appartementenwetgeving hebben voorgedaan.

Om met succes een digitale algemene vergadering te doen slagen moet de syndicus nauwgezet een stappenplan volgen waarbij de verschillende ingrepen nauwgezet op elkaar aansluiten:

1. Controle internettoegang 
2. Controle opening applicaties
3. Controle quorumaanwezigheid
4. Keuze voorzitter algemene vergadering
5. Start dagorde
6. Vragen stellen 
7. Digitaal stemmen
8. Notulen digitale ondertekening

Meer weten over de volledige, juridische regelgeving van deze stappen ?
In de bijdrage van Roland Timmermans uit het Tijdschrift voor Appartements- en Immorecht is een handig draaiboek uitgetekend op basis waarvan tijdens de corona-crisis een online vergadering van de vereniging van mede-eigenaars kan plaatsvinden.