Levert u goederen en/of diensten aan de overheid? Dan bent u verplicht om elektronisch te factureren. Zowel de Vlaamse als de federale overheid trekt resoluut de kar van de digitale factuur en spoort hun leveranciers aan hetzelfde te doen. Maar hoe bereidt u uw kmo voor op die e-revolutie?
De beslissing van de Vlaamse en federale overheid om elektronische facturatie voortaan als standaard te hanteren, is een duidelijk signaal naar de bedrijfswereld. Concreet betekent het dat alle bedrijven die aan overheidsinstanties leveren hun facturen digitaal verzenden én dat de overheid ze digitaal verwerkt. Minder papier, minder fouten en strikter gerespecteerde betalingstermijnen zijn slechts enkele voordelen. Met de maatregel hoopt de overheid bovendien ook bedrijven in de B2B-omgeving te stimuleren om zoveel mogelijk elektronisch te factureren.
Hoe gaat e-invoicing aan de overheid in zijn werk?
Het volstaat niet om een pdf-versie van uw papieren factuur aan de betreffende instantie te bezorgen. Om digitale verwerking mogelijk te maken, ontvangt de overheid enkel bestanden in het zogenaamde e-fff UBL-formaat. De e-factuur kan dan softwarematig ingelezen en boekhoudkundig correct verwerkt worden.
e-Invoicing en de Wolters Kluwer-boekhoudpakketten
Gebruikt u de Wolters Kluwer-boekhoudsoftware? Dan kan u onmiddellijk starten met e-facturatie aan de overheid. Het e-fff UBL-formaat is namelijk volledig geïntegreerd in onze boekhoudpakketten voor kmo’s. Bovendien leest de software uw ontvangen e-facturen ook automatisch in – tot op de detaillijnen. Het gevolg? U spendeert minder tijd aan facturatie en opvolging én maakt minder fouten.
Het Mercurius-platform
Voorlopig zetten enkel de Vlaamse en federale overheid in op e-invoicing, maar op termijn moeten ook regionale en lokale overheidsdiensten elektronische facturatie ondersteunen. Daarvoor creëerden de Belgische overheden het Mercurius-platform. Dat moet ervoor zorgen dat alle e-facturen van leveranciers bij de juiste overheidsdienst terechtkomen.
De inspanningen van de Belgische overheid kaderen in een plan van de Europese Commissie om tegen 2020 de papieren facturen terug te dringen tot de helft van hun huidige volume. De omschakeling naar elektronische facturen betekent een kostenbesparing van ongeveer 40 miljard euro per jaar. In België wordt de besparing op 3,5 miljard euro geschat.
