E-invoicing wordt de norm voor b2b-transacties. De Europese en lokale overheden werken momenteel aan een voorstel. Op deze pagina leest u er alles over.
1. Wat is elektronische facturatie of e-invoicing?
Spreken we over elektronisch factureren, of e-invoicing, dan hebben we het niet over facturen die u via e-mail in pdf aan uw klanten bezorgt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen.
Een e-factuur is een factuur in het xml-bestandstype en het gestructureerde UBL-formaat. Dat klinkt technisch, maar het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng. En dat biedt tal van voordelen.
2. Wat zijn de voordelen van e-facturen?
- Facturen maken en versturen gaat razendsnel
- E-facturatie is 75% goedkoper dan factureren op papier
- Elektronische facturen worden sneller betaald
- Menselijke fouten zijn uitgesloten
- In- en uitgaande facturen worden onmiddellijk na ontvangst of verzending ingeboekt, waardoor uw boekhoudkundige cijfers altijd actueel zijn. Uw boekhouding wordt dus een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van uw onderneming te meten.
3. Wat zegt de wet vandaag over e-invoicing?
EU-wetgeving
De Europese Commissie maakt werk van een wetsvoorstel, VAT in the Digital Age (ViDA), dat e-invoicing voor b2b-transacties verplicht. De vooropgestelde timing ziet er als volgt uit:
- Tegen 2024 mogen Europese lidstaten e-invoicing verplichten, zonder toestemming van het Europese parlement. Polen en Italië doen dit vandaag al.
- Tegen 2028 moet e-invoicing de norm zijn binnen de EU. Daarnaast zal ook digitale rapportering van transactionele data vereist zijn.
België
De Belgische overheid maakt werk van de verplichte invoering van e-invoicing. Het parlement zette begin 2024 het licht op groen voor de wetgeving. Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde elektronische facturen de norm in transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Voor de uitrol wordt gebruik gemaakt van het Europese PEPPOL-netwerk.
De verwachte impact is groot, want 60% van de facturen in België wordt vandaag verzonden via e-mail. Zo’n 25% van de facturen heeft al een gestructureerd formaat.
4. Wat heb ik nodig om elektronisch te factureren?
De kans is groot dat u vandaag al over de juiste tools beschikt om elektronisch te factureren.
Dit hebt u nodig:
- ERP-pakket of facturatietool
Om een factuur in ubl- of xml-formaat aan te maken (bijvoorbeeld Adsolut Kmo-beheer) - Toegang tot het PEPPOL-netwerk
Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doet u via een access point. - Documentverwerkingstool
Om uw facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.
5. Hoe kan ik me voorbereiden op e-invoicing?
Wachten op de goedkeuring van het Europese wetsvoorstel kan ervoor zorgen dat de omschakeling naar e-invoicing bruusk zal zijn. Experts raden daarom aan om alvast te starten met de implementatie van het Peppol-formaat. Deze standaard voor digitale facturatie is Europees, maar ook wereldwijd in gebruik.
Digitaal werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: uw leveranciers moeten mee willen. Ontvangt u van hen nog steevast facturen op papier? Of in pdf via e-mail? Vraag hen u in de toekomst ook een xml-factuur te bezorgen.
Deze blog is laatst geüpdatet op 4 oktober 2023.
