Conserver des solutions financières historiques : quel Coût Total de Possession (TCO) ?

Les coûts liés à une analyse complète du coût total de possession

Les approches traditionnelles en matière de remplacement de logiciels avaient tendance à être trop restrictives, se concentrant principalement sur les coûts initiaux. L'analyse du coût total de possession vise à déterminer l'impact financier global à long terme de la possession et de l'exploitation d'un logiciel, en tenant compte de facteurs tels que les coûts de maintenance et d'assistance du système.

Cependant, l'approche standard de l'analyse du coût total de possession peut encore s'avérer insuffisante pour vous donner une vue d'ensemble. Qu'en est-il de facteurs tels que l'agilité de l'entreprise, le moral du personnel et la capacité de la solution à vous permettre de devenir un partenaire de l'entreprise au sens large ? Pour établir le coût total de possession, vous devez tenir compte des coûts directs, indirects et cachés.

Coûts directs des logiciels financiers

Frais de licence

Lorsque le choix se pose entre conserver un système sur site ou passer à un modèle d'abonnement basé sur le cloud, la comparaison porte généralement sur les frais annuels fixes et les coûts de licence perpétuelle. Cependant, la scalabilité doit également être prise en compte. Dans quelle mesure est-il facile et rentable d'acquérir de nouvelles licences lorsque vous en avez besoin ?

Matériel 

Calculez le coût des serveurs, des équipements réseau et du stockage nécessaires pour prendre en charge votre système et dans quelle mesure ceux-ci pourraient être supprimés en passant à un autre système.

Coûts informatiques et coûts de personnel permanents

La mise en œuvre de votre nouveau produit nécessitera probablement des investissements en matière de configuration, de migration, d'intégration et de formation. Examinez toutefois attentivement vos dépenses actuelles. Quel est le coût actuel de la maintenance des serveurs, des systèmes de correctifs et de l'assistance aux utilisateurs ? Comment cela se compare-t-il ?

Outils tiers 

Au fil du temps, un système hérité peut se développer de manière significative à mesure que des API, des outils ETL, des outils de reporting sur mesure, des plugins et des middlewares sont introduits pour combler les lacunes et répondre à l'évolution des besoins. Quel est le coût permanent de la maintenance de ce système et comment se compare-t-il aux nouvelles alternatives, en particulier celles qui intègrent des intégrations et garantissent la conformité ?

Reprise après sinistre

Quel est le coût de maintenance de l'infrastructure actuelle pour assurer la résilience et le basculement, et comment se compare-t-il à celui d'une alternative gérée ?

Coûts indirects

Cycles de processus longs

Combien de temps prennent généralement vos processus mensuels de clôture et de consolidation, de reporting, de planification et autres processus essentiels ? Quel niveau de ressources humaines est nécessaire pour chacun d'entre eux, et comment cela se traduit-il en termes de coûts financiers ? Comparez et opposez ces éléments aux résultats prouvés en matière de réduction des cycles de traitement obtenus par d'autres fournisseurs de solutions.

Solutions manuelles

Examinez le coût financier du temps passé par les membres de l'équipe en dehors du système central en raison de lacunes fonctionnelles, telles que le recours à Excel pour les exportations et les rapprochements.

Le coût des inefficacités récurrentes

Examinez chaque processus central. Identifiez et quantifiez la quantité de travail consacrée, par exemple, à :

• le rapprochement manuel des incohérences
• les échanges incessants d'e-mails liés aux approbations
• l'absence de contrôle des versions
• l'attente des rapports fournis par le service informatique en raison de l'absence de fonctionnalités en libre-service
• la perte de productivité due aux performances médiocres et aux pannes du système, en gardant à l'esprit que la fréquence des pannes augmente avec le temps.

Comparez cela au nouveau système, en tenant compte du temps passé à s'adapter aux nouveaux flux de travail et d'un éventuel ralentissement temporaire pendant la transition.

Coûts cachés

Le coût du manque d'agilité

Un changement soudain survient sur le marché des changes ou au niveau des taux d'emprunt. Une crise géopolitique entraîne une interruption de service qui affecte l'un de vos partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Une opportunité de fusion-acquisition se présente, mais le délai pour agir est limité. Prenons des exemples récents où ce type de situation s'est produit. Dans quelle mesure votre capacité à réagir avec agilité a-t-elle été entravée par des processus lourds, en particulier en matière de planification et d'analyse financières ? Quelles ont été les conséquences financières de ce retard ? Comment ce problème pourrait-il être atténué par l'accès à des fonctionnalités de FP&A rapides et fiables ?

Coût du « regret » : le prix à payer pour une mauvaise décision

Un événement imprévu vous oblige à réaliser des économies pour améliorer votre trésorerie. Il existe cependant plusieurs réponses possibles. Faut-il procéder à des réductions générales ou cibler des domaines particuliers ? Combien de fois avez-vous pris des décisions sur la base d'une analyse incomplète des conséquences probables ? Dans quelle mesure votre capacité à éviter des erreurs coûteuses pourrait-elle être améliorée par la mise en œuvre d'un logiciel financier doté de capacités intégrées de planification de scénarios ?

Il se peut que vous disposiez déjà de certaines capacités de planification de scénarios. Mais si votre système actuel vous handicape avec des processus trop longs qui vous empêchent de les mettre en œuvre, il est sans doute temps d'envisager une alternative.

Coûts de conformité 

Si les processus actuels impliquent l'envoi de données sensibles par e-mail entre les utilisateurs, réfléchissez aux répercussions possibles si ces données tombaient entre de mauvaises mains. Réfléchissez aux solutions provisoires ou personnalisées que vous avez mises en place pour gérer toute une série d'obligations réglementaires. Dans quelle mesure celles-ci s'écartent-elles des meilleures pratiques ? Quelles sont les implications financières d'une violation ? 

Coûts liés au personnel 

Examinez attentivement les facteurs qui vous empêchent de retenir et d'attirer les talents. Le temps consacré à des cycles de clôture inutilement longs, à des vérifications manuelles et à d'autres processus inefficaces conduit-il à des démissions et à un manque de candidatures ?

Coût du partenariat commercial 

« Les entreprises ont besoin d'informations en temps réel, fournies par les meilleurs collaborateurs, qui font preuve d'esprit critique ». C'est l'une des principales conclusions de notre entretien avec EY. Le temps passé à se débattre avec des technologies obsolètes et des processus inefficaces réduit le temps dont dispose le service financier pour remplir son rôle de partenaire de l'entreprise dans son ensemble. Dans quelle mesure êtes-vous actuellement en mesure de fournir des informations exploitables en temps utile aux parties prenantes ? Comment cela pourrait-il être amélioré grâce à l'introduction d'une technologie financière mature et puissante ?

Et ensuite ?

Au fur et à mesure que vous avancez dans l'analyse des coûts directs, indirects et « cachés » (y compris les coûts d'opportunité), il devient sans aucun doute plus difficile d'attribuer un chiffre exact à chacun d'entre eux. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que ces coûts doivent être écartés dans le cadre d'une analyse du coût total de possession. Dans la plupart des cas, ne rien faire est exactement le contraire d'une stratégie sûre ou neutre. Une entreprise résiliente et agile a besoin d'une fonction financière disposée et capable de fournir des informations et d'apporter une valeur ajoutée. Attendre la « fin de vie » officielle signifie que l'entreprise attendra plus longtemps que vous ne livriez vos résultats. Pouvez-vous vous permettre d'attendre ?