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Juridique16 novembre, 2020

La crise de la COVID accélère la digitalisation des cabinets d'avocats

Selon le rapport de l'enquête 2020 « Avocats et juristes face au futur », il y a une importance croissante en technologie qui supporte le travail juridique. Bien que ceci constitue une préoccupation majeure pour 76 % des avocats, seuls 28 % d'entre eux ont déclaré que leur organisation y était bien préparée.

Ceci montre un écart important entre la tendance et la volonté d’y rémédier. Cependant, la crise de la Covid a poussé les cabinets d’avocats à s'adapter et à évoluer, accélérant le déploiement des technologies.
Nouvelles modes de travail post-Covid

La crise de la Covid a eu un impact majeur sur la manière dont les professionnels du droit dans les cabinets collaborent avec leurs collègues, leurs clients et les tribunaux. Selon le rapport d'enquête « L'impact de la crise de la Covid sur les avocats » de Wolters Kluwer (voir figure 1),

 

  • Les collaborateurs : 57 % des cabinets indiquent qu'ils travailleront davantage à domicile à l'avenir. 58 % des professionnels affirment également qu’à l’avenir, ils collaboreront de plus en plus à distance avec des collègues et des tiers.
  • Les clients : si les cabinets s’efforcent de faire progresser leurs relations avec leurs clients, 63 % déclarent qu’ils amélioreront leur façon de communiquer virtuellement.
  • Au tribunal : à peine 27% des avocats belges s’attendent à une accélération des audiences à distance. C'est nettement moins que dans les autres pays européens.
Les investissements des cabinets d’avocats dans les technologies de pointe accélérés par la crise de la Covid

Les outils qui soutiennent le travail à distance et la collaboration virtuelle sont sans aucun doute devenus essentiels pour la continuité des activités et le service à la clientèle. Il n'est pas surprenant que les cabinets d’avocats prévoient de continuer à investir dans des solutions technologiques. Dans le même rapport d'enquête, 56 % des cabinets d’avocats en Europe indiquent que leur besoin en solutions technologiques qui soutiennent leur travail juridique a augmenté en raison de la crise de la Covid et 65 % d'entre eux déclarent que leur niveau d’investissement dans ces solutions restera le même ou augmentera à l'avenir.

Les principales technologies (voir figure 2) dans lesquelles les cabinets d’avocats ont déclaré vouloir investir sont des outils d'aide à :

  • la signature électronique : 66 %
  • la gestion du flux des documents et des contrats : 48%
  • E-meeting et e-voting : 42%
  • Gestion flux de documents et contrats : 41 %
  • la gestion du flux de travail et l’automatisation des processus : 41 %

Choisir le bon partenaire technologique pour faciliter la nouvelle normalité dans les cabinets d’avocats

Étant donné l'urgence d'investir dans des outils destinés à soutenir de nouvelles méthodes de travail, vous pourriez être tenté d'investir dans la technologie sans avoir le temps d’analyser les possibilités. Il est essentiel d'identifier vos besoins et vos problèmes et d'investir dans des outils qui y répondent. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments essentiels à prendre en compte lorsque vous choisissez un partenaire technologique.

  1. La sécurité des données - Le travail et la collaboration à distance resteront importants, même après la crise Covid et on tend à s'orienter naturellement vers les technologies basées sur le cloud. Cependant, il est important de garder à l'esprit que le travail à distance demande une sécurité accrue des données. Comme vous traitez des informations sensibles, il est important de choisir des outils qui garantissent la protection des données de vos dossiers.

Nos solutions sont non seulement conformes aux règles de l'UE en matière de protection de la vie privée, mais elles sont également certifiées selon les normes de protection des données les plus strictes du marché (ISO 27001, SAS 70 Type II). Notre technologie de pointe chiffre les copies de sauvegarde et de récupération après sinistre sur un second site, ce qui vous protège encore plus contre les cyberattaques ou la perte de données. De plus, la transmission de données est cryptée avec le certificat 2048-bit PKI et certifiée par Norton, ce qui vous offre la garantie que les données sont transférées en toute sécurité. Vos données sont surveillés 7 j/7 et 24 h/24 contre toute intrusion. La transmission de données cryptées bénéficie d’un suivi continu par Norton Symantec pour en détecter la vulnérabilité.

  1. Gestion des dossiers - La solution pour laquelle vous optez, doit faciliter la gestion des dossiers à distance. Les logiciels de gestion de cabinet comme Kleos et DLex (LINK : https://legalworld.wolterskluwer.be/fr/solutions/logiciel-de-gestion/dlex/) sont intégrés à MS Office, disposent d’outils d’enregistrement de votre temps, de suivi de vos échéances, de facturation et de comptabilité, ainsi que d’un portail client sécurisé pour le partage de dossiers, l’intégration avec et l’accès à DPA et des appli mobiles. Ainsi vous travaillez sur vos dossiers en toute sécurité, où que vous soyez.
  1. Gestion des réunions - Comme la collaboration à distance est essentielle dans nos nouveaux modes de travail, il est important que vous puissiez continuer à gérer vos réunions importantes avec un minimum d'interaction physique avec vos collègues et vos clients. Avec ActiveMeetings, vous pouvez organiser et gérer des réunions (virtuelles) avec les actionnaires ou d'autres réunions formelles dans les règles. 

Pour en savoir plus sur les conclusions de l'enquête de Wolters Kluwer sur l’Impact de la crise de la Covid sur les avocats, veuillez télécharger le rapport d'enquête ici.

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