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Legal16 noviembre, 2020

La crisis de la COVID cataliza la adopción de tecnología jurídica en los despachos de abogados

Según el informe del estudio de 2020 «Future Ready Lawyer: Performance Drivers», a pesar de que la importancia creciente de la tecnología jurídica preocupa al 76 % de los abogados, solo el 28 % afirmó que su organización está preparada para implementarla, lo que demuestra una brecha significativa entre la percepción de la tendencia y la disponibilidad para adoptarla. Sin embargo, la crisis de la COVID ha impulsado la adaptación y evolución de los despachos de abogados, acelerando el entorno de la tecnología jurídica.

Nuevas formas de trabajar después de la COVID

La crisis de la COVID ha ejercido un enorme impacto en el modo en que los profesionales jurídicos de los despachos trabajan con sus colegas, sus clientes y en los juzgados. Según el nuevo estudio «El impacto de la crisis de la COVID en el sector jurídico» de Wolters Kluwer (ver Figura 1):

Compañeros: el uso de modalidades de trabajo flexible aumentará, y un 52 % de los despachos de abogados afirma que trabajará más desde casa en el futuro. El 62 % de los profesionales jurídicos también asegura que, de ahora en adelante, colaborará cada vez más de forma remota con compañeros y terceros.

Clientes: ahora que los despachos se esfuerzan por profundizar en sus relaciones con los clientes, el 66 % afirma que mejorará su forma de comunicarse virtual y digitalmente con estos.

Juzgados: la mayoría de los encuestados en toda Europa también prevé cambios en los juzgados, y un 41 % espera un aumento de las vistas remotas y virtuales como nueva forma de interactuar con los jueces en el futuro.

 

Los despachos de abogados han acelerado sus inversiones en tecnología legal a causa de la pandemia

Las herramientas que dan apoyo al teletrabajo y a la colaboración virtual se han convertido en piezas imprescindibles para la continuidad del negocio y el servicio al cliente, por lo que no es de extrañar que los bufetes de abogados tengan previsto seguir invirtiendo en tecnología jurídica. De hecho, según el mismo estudio, el 56 % de los despachos de abogados de Europa señala que sus necesidades de soluciones de tecnología jurídica han aumentado a consecuencia de la crisis de la COVID y el 65 % afirma que mantendrá o incrementará sus inversiones en herramientas jurídicas.

Las principales tecnologías (ver Figura 2) en las que los despachos de abogados declaran estar interesados son herramientas que les ayuden en:

  • Firmas electrónicas: 63 %
  • Reuniones virtuales y gestión de voto virtual: 46 %
  • Gestión del flujo de documentos y contratos: 40 %
  • Gestión del flujo de trabajo y automatización de procesos: 34 %
  • Análisis de tendencias normativas y de jurisprudencia para predecir resultados de reclamaciones: 32 %


Elegir el socio tecnológico adecuado para afrontar la nueva normalidad

Dada la urgencia de invertir en herramientas que presten apoyo a la nueva forma de trabajar, podrías caer en la tentación de invertir en tecnología sin meditarlo en profundidad. Además, implementar herramientas sin investigar a fondo su impacto en tu despacho de abogados puede llegar a ser más perjudicial que beneficioso. La clave está en identificar tus necesidades y puntos débiles e invertir en las herramientas adecuadas para resolverlos. A continuación, presentamos algunos de los aspectos básicos a tener en cuenta cuando buscamos a un socio tecnológico.

  1. Seguridad de datos - El trabajo y la colaboración de forma remota ganan enteros después de la COVID y se produce una tendencia natural hacia la tecnología legal basada en la nube. Sin embargo, conviene tener en cuenta que el teletrabajo acarrea importantes amenazas a la seguridad de los datos. Puesto que a menudo manejas información confidencial, es crucial elegir herramientas que garanticen la protección de los datos de tu despacho.

Nuestras soluciones no solo cumplen con las normativas de protección de datos de la UE, sino que también están certificadas según las normas más exigentes del mercado (ISO 27001, SAS 70 Tipo II). Ciframos las réplicas de recuperación de desastres y backup en un sitio remoto con la tecnología más avanzada, incrementando aún más tu protección contra la pérdida de datos o las amenazas para la seguridad informática. Por si fuera poco, la transmisión de datos está cifrada con un certificado PKI de 2048 bits de Norton, para garantizar que los archivos se envían de forma segura. Además, el sistema está monitorizado 24 horas 7 días a la semana para detectar intrusiones, y la transmisión de datos cifrados está controlada continuamente por Norton Symantec, por si hubiera vulnerabilidades.

  1. Gestión de casos - La solución en la que inviertas debería agilizar la gestión remota de casos. Con un sistema de gestión legal como Kleos, que está integrado con MS Office y con las herramientas de control del tiempo, facturación y contabilidad, además de con un portal especializado para compartir archivos de forma segura, la conexión al servicio Lexnet y la integración con Skype y aplicaciones móviles, puedes trabajar en tus casos de forma segura, estés donde estés.
  1. Creación automática de documentos - A medida que la carga de trabajo aumenta, es importante encontrar herramientas que optimicen la creación de documentos para que nada interrumpa tu productividad. Con Legal SmartDocuments controlas plantillas basadas en MS Word para cualquier tipo de documento legal, y posteriormente tus asociados, asistentes legales o clientes recopilarán cuestionarios para generar automáticamente un borrador (basado en tus reglas y cláusulas) para tu revisión.
  1. Colaboración documental - Cuando trabajas de forma remota, la revisión manual de versiones de documentos y el intercambio de comentarios con los colaboradores puede llegar a ser imposible de gestionar. Con un software de colaboración documental como TeamDocs, puedes revisar y llevar fácilmente un seguimiento de los cambios en los documentos que compartes con tus colegas y terceros.

Si quieres saber más sobre «El impacto de la crisis de la COVID en el sector jurídico» de Wolters Kluwer, puedes descargarte el informe aquí.

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