Facturation électronique après la date limite : pourquoi les experts-comptables tirent-ils la sonnette d’alarme ?

Dans les coulisses du logiciel Wolters Kluwer

Nous avons interrogé Robin Appeltants, Senior Technology Product Manager, sur ces problèmes de facturation électronique que déplorent les experts-comptables. Heureusement, le logiciel d’Adsolut intègre de nombreux processus de contrôle et tests de qualité qui permettent de résoudre ces problèmes dès leur apparition. Robin précise :

• MLR comme confirmation technique : « Nous avons prévu une implémentation complète des MLR dans notre portail Adsolut e-Invoice. MLR signifie Message Level Response et consiste en un message de réception technique au sein de Peppol. Il confirme que la facture a été reçue correctement d’un point de vue technique, il valide la facture conformément aux règles Peppol en vigueur et il indique si la facture a été transmise avec succès au point d’accès du destinataire. »
• IRM comme prochaine étape éventuelle : « Nous étudions également l’utilisation d’IRM, ou Invoice Response Messages. L’IRM va plus loin que le MLR. Il s’agit d’un message de business feedback que le destinataire envoie à l’expéditeur. Ce message indique si la facture a été acceptée, rejetée ou payée. Cette dernière option est facultative et dépend du pays ou de l’implémentation. On peut dire, en résumé, que le MLR est principalement de nature technique, alors que l’IRL est plutôt commercial. »
• Détection des risques de fraude : « Nous examinons minutieusement tous les risques de fraude possibles. Dans le cadre de notre processus KYC, nous procédons donc à un contrôle manuel approfondi de l’identité de chaque personne qui s’inscrit sur Peppol au nom de son entreprise. Nous étudions également la possibilité d’automatiser cette authentification et les mesures supplémentaires que nous pourrions prendre pour prévenir la fraude et garantir la sécurité. »
• Détection des factures à deux niveaux : « La détection des doubles factures se fait à deux niveaux dans notre logiciel. D’une part, il y a les validations dans le portail Adsolut e-Invoice, où des contrôles sont automatiquement effectués sur les doublons du document UUID. Et d’autre part, nos progiciels sur site sont également validés et des contrôles antiduplication sont en place depuis des années. Nous évitons ainsi qu’une même facture soit envoyée plusieurs fois via Peppol à notre insu. »
• Visualisation pour plus de clarté : « Le code XML ne s’accompagne plus d’une facture PDF. D’une certaine manière, c’est logique, puisque seul le XML est la facture légale. Néanmoins, nous prenons des mesures supplémentaires pour la visualisation, par exemple lorsqu’un fournisseur n’envoie pas de PDF. Dans certaines situations, cela peut être plus clair. »
• Autofacturation comme nouvelle fonctionnalité : « En raison de la forte demande, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité dans notre logiciel Adsolut : l’envoi d’autofactures. Actuellement, la réception d’une autofacture via le portail e-Invoicing doit être traitée manuellement dans la comptabilité, mais nous voulons examiner à un stade ultérieur si ces documents ne pourraient pas être traités automatiquement dans la suite Adsolut. »

Concernant les déclarations de TVA : que demandent les experts-comptables aux autorités ?

Dans une lettre adressée au ministre des Finances, Jan Jambon, la CRECCB a d’abord demandé un report de l’échéance de la TVA. En raison de problèmes techniques persistants, de nombreux cabinets risquent de ne pas respecter la date limite du 25 janvier. Avec toutes les conséquences que cela implique. Un report jusqu’au 28 février au moins donnerait aux fournisseurs de logiciels le temps nécessaire pour résoudre les problèmes fondamentaux, tout en permettant aux experts-comptables de faire leur travail correctement et avec rigueur. Cela garantirait, en outre, la clarté et la sécurité juridique pour toutes les parties concernées.

Les comptables plaident également en faveur d’une certaine souplesse. Ils demandent qu’aucune amende ni augmentation d’impôt ne soit infligée en cas de dépôt tardif lorsque le retard fait suite à des problèmes techniques liés à Peppol. Ils suggèrent également la création d’un groupe de travail composé de représentants des autorités, des fournisseurs de logiciels et du secteur lui-même, afin d’identifier plus rapidement les points de blocage et de s’y attaquer de manière structurelle.

Quelle est la réponse des autorités à la demande de report de la déclaration de TVA ?

Le cabinet du ministre Jambon a fait savoir qu’une certaine période de tolérance s’appliquerait, mais que la date limite du 25 janvier pour la déclaration de TVA ne serait pas reportée. En effet, selon le cabinet, Peppol ne peut pas vraiment être tenu responsable à ce stade, puisque cette période de TVA concerne principalement les factures du quatrième trimestre de l’année 2025. Ces factures ne devaient pas encore être envoyées obligatoirement par voie électronique. Et d’après des informations du SPF Finances, le cabinet affirme en outre que les retours du terrain sont majoritairement positifs.