Registro horario
Fiscal, Contable y Nómina05 octubre, 2022

Por qué el papel se queda corto en el registro horario

El registro de la jornada laboral obliga a todas las empresas a anotar diariamente las horas de trabajo de sus empleados. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas sin excepción deben garantizar que existe “registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”, y que este registro se produce “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”. Pero en el momento de su aprobación la normativa no especificaba de qué forma hay que cumplir con este registro: ¿es posible hacerlo en papel o necesitamos un software para ello? Repasamos todas estas opciones, ventajas y desventajas y una sentencia pionera que nos permite entender mejor sus límites de aplicación.

El registro horario en papel: implicaciones

La digitalización está acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento online son esenciales cada vez más, con un claro salto al cloud. Este proceso de transformación también apunta hacia el uso cada vez más extendido de software de control horario. Sin embargo, la obligatoriedad del registro de la jornada laboral supuso que muchas empresas optaran por el fichaje en formato papel. Veamos las implicaciones de este modelo:

  • Gestión manual. La idea de anotar el inicio y el final de la jornada laboral de modo manual presenta dificultades en determinadas situaciones, puesto que debe haber una persona responsable de situar el documento en lugar visible, de recopilar esos datos y de que los trabajadores realicen el apunte global de las horas exactas trabajadas. El decreto es muy explícito en un tema nada trivial: deben existir garantías de que no puede ser alterado a posteriori, por lo que se agrava la posible problemática de una gestión manual, en papel.
  • Manipulación y error. El registro manual lleva aparejados algunos aspectos que lo pueden invalidar, como posibles confusiones de un trabajador, registros realizados en lugar de otro… Puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro, y de que este último debe ser riguroso en lo relativo tanto a horas de entrada y salida como a extraordinarias, el método manual en papel puede cometer errores, al no contemplar herramientas eficaces que garanticen la exactitud del proceso del control del registro horario.
  • Pérdida de los documentos. El decreto establece que la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, ya que pueden ser objeto de una posible inspección. Si una empresa no tiene el registro de jornada se expone a recibir una sanción grave, lo que implica una multa de 626 euros a 6.250. Si la cantidad es más baja o más alta, lo determinarán los inspectores de trabajo en función del tamaño de la empresa o la facturación. Conservar los documentos en papel, implica disponer de un archivo físico en la empresa donde poder organizar de manera ordenada toda la documentación (con lo que ello supone en costes) y, por otro lado, garantizar que el archivo no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello. Una dificultad añadida, al tratarse de una cantidad importante de hojas de papel diarias. Hay que recordar que el empresario no tiene que suministrar la información a iniciativa suya, pero sí que tiene la obligación de facilitarla cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.

Recordemos que el incumplimiento del Registro horario puede comportar sanciones económicas elevadas, por lo que es importante asegurarnos de que nos adaptamos a la normativa de forma adecuada. En este sentido, una sentencia apunta hacia la necesidad de contar con herramientas adecuadas para el registro de las entradas y salidas de los trabajadores.

Por qué el papel se queda corto en el registro horario


Registro de la jornada laboral en papel: una sentencia pionera

Con fecha 15 de febrero de 2022, la Sala Social de la Audiencia Nacional se pronunció de una manera explícita en cuanto al límite del registro horario aplicado al formato papel. En la sentencia, tal y como explica Antonio Benavides, abogado, graduado social, profesor de la Universitat Ramon Llull y de la UOC y ex Inspector de Trabajo y Seguridad Social en este vídeo se eliminó la validez de la firma del trabajador en formato papel como sistema para el registro adecuado de la jornada laboral. El juez determinó que las hojas de papel no se pueden considerar un procedimiento efectivo para el registro de la jornada obligatorio, estipulado mediante el Real Decreto- Ley 8/2019.

El correcto registro de la jornada laboral, reflejado en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, es una obligación empresarial, cuya omisión se puede ver gravada con multas de hasta 7.500 euros. En este sentido, la utilización de aplicaciones telemáticas o informáticas es el medio que garantiza, siguiendo las exigencias de la ley, la máxima fiabilidad en el mantenimiento de los datos en una doble dirección:  tanto para la revisión de los representantes legales de los trabajadores, como en el caso de posibles inspecciones de Trabajo por parte de la Seguridad Social. 
 

Ventajas del software de Registro Horario

Como hemos visto, el registro de la jornada en papel trae aparejados una de serie de aspectos que lo convierten en una herramienta escasamente funcional, Además, la resolución judicial de la Sala Social de la Audiencia Nacional, con fecha 15 de febrero de 2022, remarcó su "no adecuación". Revisamos la alternativa que suponen las soluciones de registro horario como a3gestión del tiempo:  

  • Usabilidad y funcionalidad. Permite gestionar y llevar a cabo un control horario, turnos, jornadas y la presencia de los trabajadores en tiempo real.

imagen post registro horario
Con a3Gestión del tiempo podemos registrar las jornadas y gestionar turnos de forma sencilla y visual

  • Disponibilidad y accesibilidad. Al ser una solución cloud permite acceder a toda la información de forma actualizada desde cualquier dispositivo y lugar, lo que fomenta la puntualidad y productividad del equipo. A la vez que cumple íntegramente el nuevo decreto, la solución cuenta con funcionalidades avanzadas como configurar un plan de incentivos, ya que puede definir reglas para calcular bolsas de horas de manera automática.
  • Comodidad y facilidad de uso. Con a3gestión del tiempo se dispone de una app gratuita para empleados y mandos para que gestionen la información relativa al control horario y de presencia desde cualquier dispositivo móvil, desde consultar horarios a realización de marcajes. Una herramienta especialmente efectiva en el caso de trabajadores desplazados, puesto que la gestión se simplifica extraordinariamente.
  • Gestión y análisis. Optimizar esfuerzos y facilitar la toma de decisiones con una perspectiva más global. Este es uno de los puntos clave que plantean eliminar el registro horario de papel e implementar soluciones de gestión integral, que permitan la transferencia telemática de los documentos. Desde la interfaz de a3gestión del tiempo se puede ejecutar cualquier tarea para coordinar el equipo, como modificar turnos o validar vacaciones. Con un software para el control de horario se detectan irregularidades y sus motivos, dando un trato más justo a los trabajadores e implementando posibles políticas de equidad en la empresa. Además, a3gestión del tiempo se integra con las soluciones de nómina de Wolters Kluwer de forma automática, para analizar los datos que permite el registro horario con informes sólidos y fiables.

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En definitiva, el Decreto Ley 8/2019 sobre Registro de Jornada obligatorio supone un cambio radical, que implica la introducción de un modelo de registro que debe ofrecer fiabilidad y acreditar que no es manipulable.

El papel, por ello, no es el elemento más efectivo para que la empresa pueda mejorar su gestión de recursos humanos, la prevención de riesgos laborales y detectar fugas de productividad. Disponer de las herramientas de software adecuadas garantiza el cumplimiento de la ley de Registro Horario, asegurando, además, la implementación de otros aspectos de vital relevancia, que convergen en políticas de equidad en la empresa.

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