El registro de la jornada laboral obliga a todas las empresas a anotar diariamente las horas de trabajo de sus empleados. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas sin excepción deben garantizar que existe “registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”, y que este registro se produce “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”. Pero en el momento de su aprobación la normativa no especificaba de qué forma hay que cumplir con este registro: ¿es posible hacerlo en papel o necesitamos un software para ello? Repasamos todas estas opciones, ventajas y desventajas y una sentencia pionera que nos permite entender mejor sus límites de aplicación.
- El registro horario en papel: implicaciones
- Registro de la jornada laboral en papel: una sentencia pionera
- Ventajas del Software de Registro Horario
El registro horario en papel: implicaciones
La digitalización está acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento online son esenciales cada vez más, con un claro salto al cloud. Este proceso de transformación también apunta hacia el uso cada vez más extendido de software de control horario. Sin embargo, la obligatoriedad del registro de la jornada laboral supuso que muchas empresas optaran por el fichaje en formato papel. Veamos las implicaciones de este modelo:
- Gestión manual. La idea de anotar el inicio y el final de la jornada laboral de modo manual presenta dificultades en determinadas situaciones, puesto que debe haber una persona responsable de situar el documento en lugar visible, de recopilar esos datos y de que los trabajadores realicen el apunte global de las horas exactas trabajadas. El decreto es muy explícito en un tema nada trivial: deben existir garantías de que no puede ser alterado a posteriori, por lo que se agrava la posible problemática de una gestión manual, en papel.
- Manipulación y error. El registro manual lleva aparejados algunos aspectos que lo pueden invalidar, como posibles confusiones de un trabajador, registros realizados en lugar de otro… Puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro, y de que este último debe ser riguroso en lo relativo tanto a horas de entrada y salida como a extraordinarias, el método manual en papel puede cometer errores, al no contemplar herramientas eficaces que garanticen la exactitud del proceso del control del registro horario.
- Pérdida de los documentos. El decreto establece que la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, ya que pueden ser objeto de una posible inspección. Si una empresa no tiene el registro de jornada se expone a recibir una sanción grave, lo que implica una multa de 626 euros a 6.250. Si la cantidad es más baja o más alta, lo determinarán los inspectores de trabajo en función del tamaño de la empresa o la facturación. Conservar los documentos en papel, implica disponer de un archivo físico en la empresa donde poder organizar de manera ordenada toda la documentación (con lo que ello supone en costes) y, por otro lado, garantizar que el archivo no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello. Una dificultad añadida, al tratarse de una cantidad importante de hojas de papel diarias. Hay que recordar que el empresario no tiene que suministrar la información a iniciativa suya, pero sí que tiene la obligación de facilitarla cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.
Recordemos que el incumplimiento del Registro horario puede comportar sanciones económicas elevadas, por lo que es importante asegurarnos de que nos adaptamos a la normativa de forma adecuada. En este sentido, una sentencia apunta hacia la necesidad de contar con herramientas adecuadas para el registro de las entradas y salidas de los trabajadores.
