El registro de la jornada laboral obliga a todas las empresas a anotar diariamente las horas de trabajo de sus empleados desde mayo de 2019, incluyendo el "inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Pero en el momento de su aprobación la normativa no especificaba cómo cumplir con este registro: ¿es posible hacerlo en papel o necesitamos un software para ello? Repasamos todas estas opciones, ventajas y desventajas, y estado de la normativa.
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El registro horario en papel: implicaciones
La digitalización y el salto al cloud computing están acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento online son cada vez más esenciales. Este proceso de transformación también apunta hacia el uso cada vez más extendido de software de control horario. Pese a que muchas empresas siguen optando por el fichaje en formato papel o formatos analógicos, están previstos cambios a medio plazo para que el registro sea digital de forma obligatoria,una evolución que apuntaría entre otros a compensar los puntos débiles del registro analógico o en papel:
- Gestión manual. Anotar el inicio y el final de la jornada laboral de modo manual en un documento implica disponer de un responsable de situar el documento en lugar visible, de recopilar esos datos y de que los trabajadores realicen el apunte global de las horas exactas trabajadas.
- Manipulación y error. El registro manual lleva aparejados aspectos que lo pueden invalidar: posibles confusiones, registros realizados en lugar de otro… Puesto que se debe garantizar la identidad de quién está realizando el registro tanto de horas de entrada como de salida y horas extraordinarias, el papel puede generar esta clase de inexactitudes.
- Pérdida de los documentos. La empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, y de no ser así se expone a recibir una sanción grave (multas hasta 6.250 euros). Conservar los documentos implica de esta forma disponer de un archivo físico, con sus costes asociados, y garantizar que el archivo no se extravíe, puesto que existe la obligación de facilitar los registros cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.