Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, że kryteria oceny ofert i ich opis nie mogą pozostawiać zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty. Mają natomiast umożliwić porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach.
Kryteria pozacenowe, czyli jakościowe
Katalog tzw. jakościowych kryteriów oceny ofert jest otwarty. Prawo zamówień publicznych wylicza jedynie przykładowo, że kryteriami jakościowymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do:
- jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
- aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 PZP;
- aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
- aspektów innowacyjnych;
- organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
- serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
Co ważne, ofertę najkorzystniejszą wybiera się wyłącznie na podstawie kryteriów jakościowych, jeżeli cena lub koszt są stałe.
Koszt jako kryterium oceny ofert
Kryterium kosztu może być oparte na metodzie efektywności kosztowej, jaką jest rachunek kosztów cyklu życia. Rachunek kosztów cyklu życia może obejmować w odpowiednim zakresie niektóre lub wszystkie koszty ponoszone w czasie cyklu życia produktu, usługi lub robót budowlanych.
Cena jako jedyne kryterium oceny ofert
Zamawiający publiczni (jednostki sektora finansów publicznych i państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz ich związki) mogą zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.
Najkorzystniejsza oferta, czyli jaka?
Zamawiający określa w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia wagę, jaką przypisuje każdemu z kryteriów wybranych do celów ustalenia oferty najkorzystniejszej, z wyjątkiem sytuacji, gdy cena jest jedynym kryterium oceny ofert.
Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem. Aby ustalić, która oferta jest tą najkorzystniejszą spośród złożonych, zamawiający musi je zbadać i ocenić w oparciu o przyjęte w dokumentach zamówienia kryteria oceny ofert.
