Przewodnik po zgłoszeniach wewnętrznych sygnalistów
Dowiedz się, jak zarządzać zgłoszeniami zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami.
Zgłoszenia sygnalistów to coś więcej niż prawny obowiązek. To proces, który może uratować Twoją organizację przed ryzykiem prawnym i pomóc we wczesnym wykrywaniu problemów wewnętrznych. Właśnie dlatego warto mieć solidny system i procedury ochrony sygnalistów.
Zastanawiasz się, jak to zrobić? Pobierz nasz darmowy przewodnik i zdobądź wszystkie potrzebne informacje.
Dlaczego warto pobrać ten przewodnik?
Obsługa zgłoszeń wewnętrznych może wydawać się skomplikowana, ale nasz przewodnik krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces. Został stworzony z myślą o osobach, które chcą wdrożyć skuteczne mechanizmy whistleblowingowe w organizacji, niezależnie od tego, czy już zaczęły wdrażać procedury, czy dopiero planują ten krok.
Z tego e-booka dowiesz się jak:
- wygląda modelowy proces wdrożenia systemu ochrony sygnalistów?
- reagować na zgłoszenia i odpowiadać sygnalistom,
- zabezpieczyć cały proces w swojej organizacji.
Z naszym przewodnikiem zrozumiesz, jak stworzyć skuteczny system, angażując różne osoby i działy.
Nie zwlekaj! Zamów bezpłatny „Przewodnik po zgłoszeniach wewnętrznych sygnalistów”
W e-booku znajdziesz kompleksową wiedzę w podziale na trzy główne etapy zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi:
ETAP I Przygotowanie systemu zgłaszania naruszeń
- Audyt, wnioski i planowanie.
- Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Dostosowanie procesów ochrony danych osobowych.
- Konsultacja procedury z odpowiednimi działami.
- Poinformowanie pracowników o nowych procedurach.
ETAP II Przyjęcie zgłoszenia
- Otrzymanie zgłoszenia od sygnalisty.
- Wpis informacji do rejestru zgłoszeń.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- Wstępna weryfikacja zgłoszenia.
ETAP III Rozpoznanie zgłoszenia
- Przygotowanie planu działania.
- Prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
- Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście.
- Wdrożenie zaleceń i monitorowanie ich realizacji.
Każdy z etapów został szczegółowo opisany w łatwo przystępnym języku, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa i dobrych praktyk biznesowych.
„System zgłaszania naruszeń prawa powinien gwarantować realną ochronę sygnalistów, jak również określać efektywne mechanizmy wzmacniające przestrzeganie przepisów prawa (…)
Dobrą praktyką w procesie planowania jest zaangażowanie różnych grup pracowniczych w organizacji w celu wspólnego zdefiniowania potrzeb i oczekiwań (...). Wspólne wypracowanie założeń dla systemu już na wstępnym etapie pozwoli na zwiększenie poziomu skuteczności i adekwatności tych mechanizmów.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie tożsamości bez ograniczeń, jak również w określonym zakresie, np. w zakresie ujawnienia tej informacji osobie, której dotyczy zgłoszenie. Zgoda musi być wyraźna i dobrowolna.
Przygotowując się do prawidłowego przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, należy mieć w szczególności na względzie zakaz ujawniania danych osobowych sygnalisty nieupoważnionym osobom (art. 8 ust. 1 u.o.s.).
Postępowanie wyjaśniające powinno być prowadzone bez zbędnej zwłoki. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że postępowanie wyjaśniające nie musi zakończyć się w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 7 u.o.s. To termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.
Fundamentalne znaczenie dla skuteczności postępowania wyjaśniającego ma prowadzenie go w sposób bezstronny, obiektywny i rzetelny, z zachowaniem najwyższego stopnia poufności.
Ustawa o ochronie sygnalistów nie określa formy ani szczegółowego zakresu informacji zwrotnej. (...) Nie ma przeszkód, aby zawierała ona fragment raportu lub jego streszczenie”.
Kto powinien skorzystać z „Przewodnika po zgłoszeniach wewnętrznych sygnalistów”?
- Osoby zarządzające compliance lub HR.
- Firmy, które chcą spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów.
- Organizacje, które chcą wzmocnić swoją kulturę zaufania i transparentności.