Każda publiczna placówka oświatowa jako jednostka budżetowa jest zobligowana do przeprowadzania corocznego spisu majątku na dzień 31 grudnia. Jakie w związku z tym obowiązki ma dyrektor szkoły oraz jej pracownicy?
Obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wynika z art. 26 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Oprócz podstawowego celu inwentaryzacji, jakim jest konfrontacja zgodności stanu faktycznego z danymi zawartymi w księgach rachunkowych, istotne jest również rozliczenie osób, którym powierzone zostały poszczególne elementy mienia placówki, a także ocena systemu zabezpieczenia tegoż mienia przez zniszczeniem.
Zadania komisji
Spisu z natury dokonuje komisja inwentaryzacyjna. Jej powołanie należy do obowiązku dyrektora placówki jako osoby odpowiedzialnej za terminowy i prawidłowy przebieg całego procesu. W skład komisji, która wykonuje swoje czynności zgodnie z obowiązującą w szkole instrukcją inwentaryzacyjną, powinny wchodzić co najmniej 2-3 osoby zaznajomione z zasadami inwentaryzacji oraz stanem materialnym szkoły. Członkiem i przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej może być każdy pracownik placówki oprócz głównego księgowego oraz osoby, której powierzono odpowiedzialność za spisywane składniki majątku.
Do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy:
- ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury;
- powołanie zespołów spisowych;
- dokonanie podziału terenu jednostki na poszczególne rejony spisowe;
- rzetelny spis z natury wszystkich składników majątkowych poprzez liczenie, ważenie, dokonanie pomiarów i obliczeń;
- prawidłowe i czytelne wypełnienie arkuszy spisowych;
- ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;
- dokonanie oceny przydatności posiadanych środków rzeczowych oraz prawidłowości ich przechowywania;
- rozliczenie się z pobranych druków arkuszy spisowych, które są drukami ścisłego zarachowania.
Pomocna technika
Inwentaryzacja pozwala uporządkować majątek szkoły i właściwie nim zarządzać, często też wskazuje miejsce nadużyć i złego gospodarowania. Jednak samodzielnie przeprowadzana jest zadaniem wielogodzinnym i żmudnym, które wymaga od zaangażowanych w nie osób wysokiej precyzji oraz skrupulatności. Dlatego optymalnym rozwiązaniem dla każdej placówki staje się zaimplementowanie aktywnie wspierającego ten proces systemu Progman Majątek Web. To kompleksowe rozwiązanie on-line dla placówek poszukujących efektywnego i skutecznego narzędzia wspomagającego:
- zarządzanie majątkiem,
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych,
- realizację inwentaryzacji.
System Progman Majątek Web w przejrzysty sposób wspiera proces inwentaryzacji na wszystkich jego etapach. Zdecydowanie redukuje czas pracy komisji inwentaryzacyjnej oraz eliminuje pomyłki, jakie mogłyby być popełnione w przypadku ręcznego wykonywania tych czynności. Automatyczne rozliczenie inwentaryzacji stanowi zdecydowanie ułatwienie dla księgowości. Niewątpliwym atutem spisu przeprowadzanego z pomocą systemu Progman Majątek Web jest możliwość użycia do tego celu sprzętu wspierającego proces inwentaryzacji, kompatybilnego z programem. Dzięki drukarce generującej kody kreskowe oraz przenośnemu kolektorowi danych (służącemu do sczytywania kodów), przeprowadzenie inwentaryzacji w szkole staje się łatwe i szybkie.