Kleos-Office365-Slim taakmanagement
Juridisch11 november, 2020

Office365 tips: 'slim taakmanagement’

Naast e-mails (zie tip twee) komen er bij u ongetwijfeld ook de hele dag taken binnen. U weet vast dat Outlook kan helpen om al deze taken overzichtelijk te houden. Maar wat is nou de meeste slimme manier? Een taak kan zijn een kortdurende actie ‘bel de boekhouding’ of een project waar u drie weken voor nodig heeft. Gebruik de takenlijst van Outlook als een geavanceerde to-do-lijst waarbij u de status van de opdracht kunt bijhouden en inzien, taken kunt delegeren aan medewerkers en opdrachten kunt bijsturen. Lees tip vier om ‘slim taakmanagement’ onder de knie te krijgen.

Taken als apart onderdeel

Bij slim taakmanagement is het belangrijk dat u de zaken scheidt. Noteer taken nooit rechtstreeks in uw agenda. De Outlook-agenda is geen takenverzamelaar, maar dient voor afspraken die vastliggen. Een taak is vaak flexibeler in tijd. Als u de agenda en uw takenlijst afzonderlijk beheert, zorgt Outlook zelf dat de twee slim samenwerken. Algemene opmerkingen noteert u evenmin bij het onderdeel Taken, hiervoor gebruikt u Notities.

Nieuwe taken aanmaken
Open het onderdeel Taken via de knop linksonder en klik op de knop Nieuwe taak of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+N. Ctrl+N is een combinatie die in Outlook steeds een nieuw item opent van het onderdeel waarin u op dat ogenblik werkt. In Mail opent u hiermee een nieuwe e-mailbericht, in Taken een nieuwe taak, in Contacten een nieuwe contactpersoon en in Agenda een nieuwe afspraak. In het detailvenster van de nieuwe taak vult u het tabblad met gegevens in: de begindatum, de einddatum, prioriteit, etc.
Status en categorie toewijzen

Hier kunt u ook aangeven hoe ver u gevorderd bent met de betreffende taak. Outlook geeft u hiervoor de volgende opties: Niet gestart, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Wacht op iemand anders of Uitgesteld. U kunt de voortgang ook door middel van een percentage aangeven. Tot slot kunt u er ook een categorie aan toevoegen: geel voor dossieronderzoek, blauw voor het controleren van bewijsstukken, groen voor het inwinnen van advies van derden etc. Al die categorienamen en -kleuren bepaalt u zelf door middel van de knop met de vier kleurtjes.

Taken toewijzen

Voor bepaalde taken wilt u wellicht een collega verantwoordelijk maken. De knop Taken toewijzen vindt u ook in het lint. Wanneer u een taak delegeert, bent uzelf niet langer de eigenaar van de taak. Het voltooiingspercentage kunt u hierdoor bijvoorbeeld niet langer zelf bijhouden. U kunt in de opties wel aangeven dat u een kopie van deze toegewezen taak in uw eigen takenlijst wilt bewaren en dat u een statusrapport wilt ontvangen wanneer de opdracht is afgerond. Een taak die u op die manier toewijst, wordt als e-mailbericht verstuurd. Typ de instructies dus in het tekstvak.

Weergave in Agenda

Uiteraard wilt u de takenlijst ook kunnen bekijken in uw agenda. Open in Outlook de agenda door linksonder op het pictogram te klikken. Vervolgens kiest u in het tabblad Schikken hoe u de agenda wilt zien: per dag, per werkweek of per maand. Als u het menu Beeld selecteert, ziet u in het vak Indeling twee belangrijke knoppen: Takenlijst vandaag en Takenbalk. Met de knop Takenbalk kunt u verschillende zijbalken activeren. Selecteer Taken zodat aan de rechterkant een werkbalk verschijnt waar u alle taken gesorteerd op datum ziet. Door de takenbalk wordt de agenda iets smaller. Om de balk te laten verdwijnen, klikt u op het kruisje.

Hoe helpt Kleos u met uw workflow
Om uw werkproces efficiënter te laten verlopen, is het belangrijk dat u naar veel voorkomende handelingen en repeterende taken kijkt. Kleos helpt u hiermee helpen. Na elke handeling zal Kleos vragen om tijd te schrijven en/of een vervolgtaken aanmaken. Laten we als voorbeeld, het aanmaken van een processtuk nemen. U ontvangt een deadline die u in uw agenda noteert, vervolgens zal Kleos automatisch een taak 30 dagen van tevoren aanmaken (indien mogelijk). U start met het schrijven van het processtuk, als u de taak afrond krijgt uw collega of partner automatisch een taak om het stuk te controleren. Zo hoeft u nooit wakker te schrikken met de gedachte dat u bepaalde stukken vergeten bent op tijd aan te leveren. Hieronder ziet u een screenshot van de add-in binnen Outlook nadat u een e-mail heeft opgeslagen in het desbetreffende dossier. Vanaf hier kunt u direct een workflow activeren of een eenmalige taak.
Gerelateerde onderwerpen bekijken
oplossingen
Kleos
Praktijkmanagement software
Ontdek waarom meer dan 20.000 juristen Kleos gebruiken - de populairste praktijkmanagementsoftware van Europa.