Office365 tips: 'slim taakmanagement’

Hier kunt u ook aangeven hoe ver u gevorderd bent met de betreffende taak. Outlook geeft u hiervoor de volgende opties: Niet gestart, Wordt uitgevoerd, Voltooid, Wacht op iemand anders of Uitgesteld. U kunt de voortgang ook door middel van een percentage aangeven. Tot slot kunt u er ook een categorie aan toevoegen: geel voor dossieronderzoek, blauw voor het controleren van bewijsstukken, groen voor het inwinnen van advies van derden etc. Al die categorienamen en -kleuren bepaalt u zelf door middel van de knop met de vier kleurtjes.

Voor bepaalde taken wilt u wellicht een collega verantwoordelijk maken. De knop Taken toewijzen vindt u ook in het lint. Wanneer u een taak delegeert, bent uzelf niet langer de eigenaar van de taak. Het voltooiingspercentage kunt u hierdoor bijvoorbeeld niet langer zelf bijhouden. U kunt in de opties wel aangeven dat u een kopie van deze toegewezen taak in uw eigen takenlijst wilt bewaren en dat u een statusrapport wilt ontvangen wanneer de opdracht is afgerond. Een taak die u op die manier toewijst, wordt als e-mailbericht verstuurd. Typ de instructies dus in het tekstvak.

Uiteraard wilt u de takenlijst ook kunnen bekijken in uw agenda. Open in Outlook de agenda door linksonder op het pictogram te klikken. Vervolgens kiest u in het tabblad Schikken hoe u de agenda wilt zien: per dag, per werkweek of per maand. Als u het menu Beeld selecteert, ziet u in het vak Indeling twee belangrijke knoppen: Takenlijst vandaag en Takenbalk. Met de knop Takenbalk kunt u verschillende zijbalken activeren. Selecteer Taken zodat aan de rechterkant een werkbalk verschijnt waar u alle taken gesorteerd op datum ziet. Door de takenbalk wordt de agenda iets smaller. Om de balk te laten verdwijnen, klikt u op het kruisje.

Om uw werkproces efficiënter te laten verlopen, is het belangrijk dat u naar veel voorkomende handelingen en repeterende taken kijkt. Kleos helpt u hiermee helpen. Na elke handeling zal Kleos vragen om tijd te schrijven en/of een vervolgtaken aanmaken. O.A. om deze reden wordt Kleos beschouwd als de beste software om  tijd te schrijven voor advocaten.

Laten we als voorbeeld, het aanmaken van een processtuk nemen. U ontvangt een deadline die u in uw agenda noteert, vervolgens zal Kleos automatisch een taak 30 dagen van tevoren aanmaken (indien mogelijk). U start met het schrijven van het processtuk, als u de taak afrond krijgt uw collega of partner automatisch een taak om het stuk te controleren. Zo hoeft u nooit wakker te schrikken met de gedachte dat u bepaalde stukken vergeten bent op tijd aan te leveren. Hieronder ziet u een screenshot van de add-in binnen Outlook nadat u een e-mail heeft opgeslagen in het desbetreffende dossier. Vanaf hier kunt u direct een workflow activeren of een eenmalige taak.