Kleos-Office365-tips2-NL-2x
Juridisch19 augustus, 2020

Office 365 tips: ‘hoe een zoekmap in Outlook u tijd bespaart’

Dat Legal Tech een veel besproken onderwerp onder juridische professionals is, is niets nieuws. Vaak gaat het over de nieuwste innovaties en technieken en hoe die uiteindelijk de gehele sector zullen transformeren. Maar in uw achterhoofd weet u dat u eerst nog veel meer winst zou kunnen behalen met de huidige software die u altijd gebruikt, Word en Outlook.

Met Kleos helpen wij dagelijks duizenden advocaten om hun bedrijfsvoering te verbeteren en zo klaar te zijn voor de toekomst. Dit kunnen wij alleen doen door optimaal aan te sluiten bij het werkproces en de voorkeur van advocaten. De belangrijkste tools voor een advocaat zijn Outlook en Word en daar hebben wij onze software volledig op aangepast. Om onze software continu door te kunnen ontwikkelen beschikken wij over de nodige kennis en ervaring. Deze kennis en ervaring hebben wij voor u vertaald naar een selectie van top tips & trucs. In dit artikel leest u hoe u efficiënter kunt omgaan met de stroom aan inkomende e-mails.

Tip 2: ‘slim e-mail beheer met zoekmappen’

Een tweede onderwerp waar u ongetwijfeld mee te maken heeft is een dagelijkse stroom aan nieuwe

e-mails in uw inbox waar u iets mee moet. Lijkt daar ook maar geen einde aan te komen? Gelukkig heeft Microsoft Outlook enkele slimme functies die ervoor zorgen dat u minder tijd hoeft te spenderen aan e-mailbeheer. Zoekt u regelmatig naar e-mails die afkomstig zijn van een bepaalde afzender of die bij een bepaald dossier horen? Kost al dat zoekwerk u veel tijd? Dan kunnen Zoekmappen een uitkomst bieden.

Wat is een zoekmap?

Voorheen gebruikte Microsoft de term ‘slimme mappen’ maar misschien omschrijft ‘zoekmap’ de functionaliteit wel beter. Een zoekmap is een map die alle e-mails toont die aan bepaalde zoekcriteria voldoen. Klinkt ingewikkeld? Dat is het zeker niet. Daarnaast helpt Outlook u bij het opstellen van de gewenste criteria. Een zoekmap ziet eruit als een gewone map maar de inhoud bestaat alleen uit verwijzingen naar e-mails. Zo’n slimme map doorzoekt zelf de volledige inhoud van uw inbox, mappen en submappen en toont vervolgens alle gewenste resultaten. Alleen de map ‘verwijderde items’ wordt niet in de zoekactie meegenomen. 


Hoe maakt u een zoekmap?

Om een zoekmap te maken selecteert u het tabblad Map (Folder) en gebruikt u vervolgens de knop ‘Nieuwe zoekmap’. U kunt ook in de linkerkolom met uw rechtermuisknop op Zoekmappen klikken en vervolgens op Nieuwe Zoekmap. Een laatste mogelijkheid is via de sneltoets Ctrl+Shift+P. In het dialoogvenster toont Outlook een lijst met vooraf gedefinieerde zoekmappen. Zo kunt u met één klik een zoekmap maken voor al uw ongelezen e-mails. Of een map met gemarkeerde e-mails waarvan u weet dat u deze nog verder op moet volgen. Beheert u meerdere accounts in Outlook? Dan kunt u onderaan in het dialoogvenster opgeven in welk account u wilt zoeken. Daarvoor dient het vakje E-mail zoeken in.


Voorbeelden & voordelen

  1. Ongelezen e-mails- Stel u neemt ‘ongelezen e-mails’ als zoekcriterium, dan zult u zien dat er vanzelf een zoekmap wordt aangemaakt met daarin een lijst van berichten die u nog moet openen. Als u op een bericht klikt, verdwijnt het vervolgens automatisch uit de zoekmap. Het bericht voldoet immers niet langer aan het zoekcriterium. Gaat u met uw muis over een bericht heen, zonder erop te klikken, dan ziet u uit welke map dit bericht is opgehaald

  1. E-mailcorrespondentie met een bepaald persoon- Indien u de correspondentie tussen u en een bepaald persoon wilt bijhouden, dan kunt u een zoekmap aanmaken met alle e-mail van en aan deze persoon. Uiteraard moet u aan de hand van het adresboek de juiste persoon selecteren, of nog makkelijker, u typt zijn of haar naam of e-mailadres in. De zoekmappen doen op de achtergrond continu hun werk. De inhoud van een zoekmap past zich voortdurend aan wanneer u een bericht verwijdert of wanneer er nieuwe e-mails binnenkomen die voldoen aan uw zoekcriteria.


Let op!

Let op wanneer u een zoekmap maakt op basis van een specifiek woord. De zoekmap zal in de resultaten ook woordcombinaties opnemen die met dit woord beginnen. Typt u als zoekwoord bijvoorbeeld ‘dagvaarding’, dan zal Outlook ook alle e-mails tonen waar het woord ‘dagvaardingen’ in voorkomen. Als de zoekterm in het midden of op het einde van het woord voorkomt, zal de zoekmap deze e-mail negeren. De zoekmap op basis van het woord ‘dagvaarding’ zal berichten die ‘kortgedingdagvaarding’ bevatten dus overslaan.

Gecombineerde zoekvoorwaarden

Als u zelf criteria in wilt stellen, scrolt u in het dialoogvenster Nieuwe zoekmap naar beneden en selecteert u Een aangepaste zoekmap maken. Om de zoekmap een naam te geven klikt u op de knop Kiezen en via de knop Voorwaarden kunt u vervolgens verschillende criteria combineren. Zo kunt u alle berichten verzamelen waarin én een bepaald dossiernummer én een bepaald e-mailadres voorkomen. In het tabblad Meer opties kunt u de criteria eventueel nog verder verfijnen met bijvoorbeeld alleen berichten met de urgentie-instelling Hoog.


Verwijderen

Is een bepaald project afgelopen? Dan kunt u de zoekmap makkelijk weer verwijderen. Dit doet u door in de mappenkolom met de rechtermuisknop op de betreffende zoekmap te klikken en vervolgens de opdracht Map verwijderen te kiezen. Wanneer u een zoekmap verwijdert, wordt alleen de map en niet de inhoud verwijderd uit uw mailbox. Een zoekmap is immers een map met alleen verwijzingen. De berichten zelf blijven altijd op hun oorspronkelijke plek in uw inbox staan. Alleen berichten die u verwijdert uit een zoekmap belanden wel in de prullenbak.


Hoe werkt de integratie van Kleos met Outlook?

Kleos staat bekend om zijn sterke integratie met Outlook. Voor u als advocaat één van de meest belangrijke contactmiddelen. Binnen Kleos kunt u binnenkomende en uitgaande e-mails direct toevoegen  aan het  gewenste dossier. Tevens is  het mogelijk om de e-mail en de bijlage separaat op te slaan in verschillende sub mappen. Vervolgens krijgt u de optie om taken, notities of tijd te schrijven.

Mocht u een bepaalde e-mail zoeken in uw dossiers dan helpt de uitgebreide zoekfunctionaliteit van Kleos u hierbij. De zoekfunctionaliteit is uitgebreider als die van Outlook, het is bijvoorbeeld mogelijk om binnen een  tijdsperiode te sturen, waarvan u weet dat een collega in ieder geval in cc staat en dat in  de e-mail zelf het woord ‘x’ moet staan.

Gerelateerde onderwerpen bekijken
oplossingen
Kleos
Praktijkmanagement software
Ontdek waarom meer dan 20.000 juristen Kleos gebruiken - de populairste praktijkmanagementsoftware van Europa.