"Kleos is een belangrijke pijler waarop Injuriam Expertise is gebouwd"

Toen Injuriam Expertise werd opgericht, stond één vraag centraal: hoe bouw je een modern expertisebureau dat kwaliteit, snelheid en efficiëntie combineert? Voor directeur/oprichter Jarco van de Ketterij was het antwoord duidelijk. Naast sterke mensen en een duidelijke visie had hij ook een toekomstgericht dossierbeheersysteem nodig dat de groei van het kantoor kon ondersteunen.

Een sterke basis voor een groeiend expertisebureau

Injuriam Expertise is een onafhankelijk expertisebureau gespecialiseerd in letsel- en overlijdensschade. Het kantoor werkt voor een vijftiental verzekeraars en beschikt vandaag over een team van experts en ondersteunende medewerkers die dagelijks letselschadedossiers op hoog niveau behandelen.

"Snelheid, transparantie en een efficiënte behandeling staan bij ons centraal. Uiteindelijk draait alles om kwalitatieve dienstverlening en om het slachtoffer. Om dat waar te maken, heb je niet alleen goede mensen nodig, maar ook de juiste systemen."

Bij de opstart van het kantoor kreeg Injuriam de kans om van nul te bepalen hoe de organisatie en automatisering ingericht zouden worden.

"Ik wilde een systeem dat onze medewerkers ondersteunt en niet omgekeerd. Onze experts moeten bezig zijn met de inhoud van dossiers, niet met administratieve processen."

Zeven systemen onderzocht, één duidelijke keuze

Vooraleer een beslissing te nemen, onderzocht Injuriam Expertise verschillende oplossingen.

"We hebben ongeveer zeven systemen bekeken. We hebben daar veel tijd en energie in gestoken, omdat de keuze voor een claimsysteem een enorme impact heeft op de dagelijkse werking van een organisatie."

Vooral de samenwerking tussen experts en assistenten was een cruciale factor.

"Een aantal systemen sloten gewoon niet aan bij hoe wij wilden werken. De samenwerking tussen experts en assistenten verliep zou dan mogelijk niet efficiënt genoeg verlopen. Dan moet je eerlijk zijn en besluiten dat het geen goede oplossing is."

De doorslaggevende factor bleek uiteindelijk de functionaliteit.

"Alles wat wij nodig hadden, zat in Kleos. Voor ons kwam functionaliteit op de eerste plaats. Pas daarna hebben we naar de prijs gekeken."

Meer efficiëntie dankzij slimme automatisering

Vandaag ondersteunt Kleos de volledige werking van Injuriam Expertise. Van documentbeheer en taakopvolging tot workflowautomatisering en rapportering.

Een van de grootste voordelen is de flexibiliteit van het platform.

"We hebben onze dossiers volledig kunnen inrichten volgens onze eigen werkwijze. Daardoor zijn documenten altijd op dezelfde plaats terug te vinden, is de mappenstructuur duidelijk en kan elke collega probleemloos een dossier van iemand anders overnemen."

Ook documentcreatie verloopt aanzienlijk efficiënter dankzij slimme sjablonen.

"Diverse van onze templates worden automatisch gevuld met dossierinformatie. Daardoor moeten medewerkers veel minder manueel invoeren en kunnen documenten veel sneller worden aangemaakt."

Daarnaast werkte Injuriam Expertise samen met Wolters Kluwer aan verdere automatisering van interne processen.

"Een mooi voorbeeld is de automatische verwerking van e-mails. Inkomende berichten worden rechtstreeks gekoppeld aan het juiste dossier, inclusief bijlagen. Tegelijk wordt automatisch een taak aangemaakt. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas."

Klaar voor groei

Toen Injuriam Expertise van start ging, waren er meteen duidelijke groeiplannen. Het systeem moest dus niet alleen de huidige werking ondersteunen, maar ook kunnen meegroeien met de organisatie.

"We zijn klein begonnen en ondertussen zijn we zeven jaar verder. Kleos is al die tijd probleemloos met ons meegegroeid. Dat geeft ontzettend veel vertrouwen."

Ook nieuwe medewerkers kunnen snel aan de slag.

"De interface spreekt voor zich. Op één overzichtsscherm zie je meteen je taken, agenda, opvolging en tijdsregistratie. Nieuwe collega's begrijpen daardoor heel snel hoe ze moeten werken."

Inzicht als basis voor betere beslissingen

Voor het management van Injuriam Expertise is rapportering een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

"Ik zeg altijd: meten is weten."

Dankzij de uitgebreide rapportagemogelijkheden van Kleos krijgt het directieteam continu inzicht in de prestaties van het kantoor.

"We monitoren werkdruk, dossieraantallen, poststromen en declarabele uren. Daardoor kunnen we collega's beter begeleiden, de kwaliteit verhogen en tegelijkertijd de balans in het team bewaken."

Meer dan software: een partner voor de lange termijn

Naast de software zelf benadrukt Jarco ook de samenwerking met Wolters Kluwer.

"Zoek een goede businesspartner. Die hebben wij gevonden in Wolters Kluwer. Er zijn korte lijnen, er wordt oplossingsgericht gewerkt en we denken samen na over verbeteringen."

De investering heeft zich volgens hem ruimschoots terugverdiend.

"Het levert ons overzicht, efficiëntie en controle op. Uiteindelijk helpt het ons om de kwaliteit te leveren waar we als organisatie voor staan."