Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt

De fiscale bewaarplicht blijft een belangrijk aandachtspunt voor iedere ondernemer, financieel adviseur en accountant. De wet is helder, maar in de praktijk blijkt naleving nog vaak lastig. Zeker nu administraties steeds digitaler worden. Waar vroeger ordners en papieren bonnetjes de norm waren, spelen nu cloudopslag, e-facturen en boekhoudsoftware de hoofdrol. Toch voldoen veel ondernemers, vaak onbewust, niet aan de wettelijke eisen.In dit artikel lees je zeven actuele inzichten en feiten over de fiscale bewaarplicht.

1. Fiscale bewaarplicht: wat is het?

De Belastingdienst moet je administratie tot zeven jaar terug kunnen controleren. Voor bepaalde documenten geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Bij een willekeurige controle moet je als  ondernemer alle gegevens van de afgelopen zeven (of tien) jaar kunnen tonen.
Een inspecteur kan zo’n controle starten om verschillende redenen. Bijvoorbeeld wanneer een ingediende aangifte vragen oproept, of in het kader van een onderzoek bij leveranciers of zakenpartners. Het doel is altijd om eventuele fouten of onregelmatigheden in de administratie op te sporen. Daarbij moet de administratie zodanig worden bijgehouden dat inspecteurs van de Belastingdienst deze binnen een redelijke termijn eenvoudig kunnen controleren.

Wat is een redelijke termijn?

 Zo snel mogelijk en zonder onnodige vertraging: De administratie moet zodanig zijn ingericht dat een inspecteur er direct mee aan de slag kan, zonder dat eerst allerlei extra handelingen nodig zijn. Voor een kleine onderneming kan dit enkele uren of dagen betekenen. Bij grotere bedrijven kan een iets langere termijn acceptabel zijn, mits de informatie goed gestructureerd is. Belangrijk is, dat de administratie  juist, volledig en controleerbaar is. Dan kan de Belastingdienst zijn controletaak ‘binnen redelijke tijd’ uitvoeren.

Tip: richt je administratie goed in

De kans op een belastingcontrole is dan ook een extra reden voor een goed ingerichte adminstratie. Daarnaast biedt een goed ingerichte administratie natuurlijk de juiste cijfers om belangrijke beslissingen op te kunnen baseren.

Verschil bewaarplicht en inlichtingenplicht 

Er is een verschil tussen de bewaarplicht en de inlichtingenplicht. De bewaarplicht gaat over de minimale periode (7 jaar) waarin je wettelijk verplicht bent je administratie en gegevens te bewaren. Je mag de stukken hierna vernietigen. Echter, er bestaat ook een inlichtingenplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst zelfs na het verstrijken van de bewaartermijn nog informatie mag opvragen als deze relevant is voor de belastingheffing.
Als je deze stukken na de bewaartermijn (rechtmatig) hebt vernietigd, kan er een eventueel fiscaal geschil met de Belastingdienst ontstaan. Bedenk daarom of je bepaalde relevante stukken langer dan de wettelijke termijn wilt bewaren. Dit voor het geval dat de Belastingdienst er in de toekomst nog vragen over heeft.

2. Wat bewaar je en hoe lang?

Om controles door de Belastingdienst mogelijk te maken, moeten ondernemers de basisgegevens van hun administratie minimaal zeven jaar bewaren, gerekend vanaf het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn. Een voorbeeld: een leasecontract van vier jaar is pas niet meer actueel nadat het contract is beëindigd en alle slottermijnen zijn voldaan. Pas vanaf dat moment begint de zevenjarige bewaartermijn. Basisgegevens zijn onder andere:

• Grootboek
• Voorraadadministratie
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Loonadministratie

Daarnaast moeten ondernemers ook stamgegevens bewaren, zoals informatie over artikelen, debiteuren en crediteuren. Eventuele mutaties hierin moeten achteraf altijd herleidbaar zijn.

Wanneer tien jaar bewaarplicht?
​

• Bedrijfspand: gegevens over onroerende zaken moeten tien jaar bewaard worden.
• OSS-regeling: ondernemers die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten of telecommunicatiediensten leveren en gebruikmaken van de OSS-regeling, vallen ook onder de tienjarige bewaarplicht.

Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over bijvoorbeeld:

• het korter bewaren van gegevens die niet tot de basisadministratie behoren;
• de vorm waarin de administratie wordt bijgehouden;
• de mate van detail in de administratie.

Tip: uren- en kilometerregistratie

Bewaar voor de ondernemersaftrek altijd een correcte urenregistratie. Daarnaast is het belangrijk om een duidelijke kilometerregistratie bij te houden, bijvoorbeeld voor zakelijk gebruik van een privéauto of juist geen privégebruik van een zakelijke auto.

3. Hoe moet je facturen bewaren?

Een belangrijk onderdeel van de fiscale bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wet moeten boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing bewaard worden zoals ze oorspronkelijk zijn ontvangen. Dit betekent dat de primaire vastlegging van de brongegevens moet worden bewaard.

Voorbeelden:

• Digitale facturen: Ontvang je een factuur via e-mail, dan moet deze ook digitaal worden bewaard. Uitprinten en in een ordner opslaan geldt niet als het origineel, omdat het oorspronkelijke bestand digitaal was.
• Bewijs van authenticiteit: Het bewaren van de factuur zelf is nog niet genoeg. De Belastingdienst wil kunnen aantonen dat de factuur niet is aangepast na ontvangst. Dit kan bijvoorbeeld door de e-mail waarin de factuur als bijlage zat, mee te bewaren. Zo is duidelijk dat het opgeslagen PDF- of Word-bestand overeenkomt met de originele bron.
  
  De zogenaamde afgeleide gegevens in een informatiesysteem moeten altijd herleidbaar zijn naar de brongegevens. Deze audit trail is een belangrijke voorwaarde bij het digitaal bewaren van administratie.

4. Facturen niet zomaar digitaal bewaren

Het digitaal bewaren van administratie vereist meer dan alleen bestanden opslaan op een computer. Belangrijk is dat de gegevens zeven of tien jaar lang veilig bewaard blijven. Werk jij of werkt jouw klant met een eigen server? Dan is een goede back-upprocedure essentieel. Back-ups moeten regelmatig worden uitgevoerd en op een veilige, aparte locatie worden opgeslagen, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of een beveiligde netwerkopslag.

5. Hoe moet je electronische facturen bewaren?

Als je nu al elektronisch factureert, zijn je facturen via een platform toegankelijk. Maar voldoe je op deze manier aan je wettelijke bewaarplicht? Het antwoord is gedeeltelijk. Voor wat betreft je elektronische facturen wel. Vanuit de wet komt namelijk de eis dat facturen moeten worden bewaard in hun originele vorm en in het geval van elektronische facturen is dat dus ook elektronisch.

6. Je mag fysieke facturen digitaliseren

Ontvangt jouw klant een factuur per post, dan mag deze volgens de Belastingdienst gedigitaliseerd en digitaal worden bewaard. Het papieren origineel wordt vervangen door een digitaal bestand. Dit proces wordt conversie genoemd. Dat mag als het gebeurt onder de volgende voorwaarden: 

• Alle gegevens worden overgezet
• De inhoud wordt letterlijk overgenomen, juist overgezet
• Tijdens de hele bewaartermijn is de nieuwe gegevensdrager beschikbaar
• De gegevens moeten binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden.

Tip: afspraken met de Belastingdienst

Vooral contant betaalde bonnen zijn moeilijk te controleren op echtheid. Sommige accountantskantoren hebben hierover afspraken met de Belastingdienst gemaakt, waardoor fysieke facturen volledig digitaal mogen worden bewaard. Dit kan administratieve lasten aanzienlijk verminderen.

7. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht heeft in het digitale tijdperk ook gevolgen voor digitale bestanden en opslagmedia.

Oude bestanden en apparatuur

De bewaarplicht vereist dat gegevens leesbaar en raadpleegbaar blijven. Dit kan betekenen dat oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen daarop te openen zijn, bijvoorbeeld een oude Windows-versie.

Auditfile is niet genoeg

Veel boekhoudpakketten ondersteunen de auditfile financieel. Een auditfile financieel is een digitaal bestand dat een overzicht biedt van administratieve gegevens in een door de Belastingdienst voorgeschreven formaat. Het bevat alle mutaties in je grootboek en is bedoeld om de boekhouding snel en eenvoudig te controleren. Dit biedt inzicht in de administratie, maar alleen bewaren van de auditfile is niet voldoende, omdat hierin niet alle boekingen zijn opgenomen.

Conversie van papier naar digitaal of van opslagmedium naar opslagmedium

Onder voorwaarden mogen gegevens worden overgebracht van het ene opslagmedium naar het andere, bijvoorbeeld het scannen van papieren documenten of het migreren van data tussen cloudoplossingen. Dit mag als:

• de conversie juist en volledig gebeurt;
• de geconverteerde gegevens tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar blijven;
• de gegevens binnen redelijke tijd reproduceerbaar, leesbaar en controleerbaar zijn.

Voldoet jouw klant aan deze voorwaarden, dan hoeft het origineel niet meer bewaard te worden. De digitale versie vervangt het origineel. Conversie is in principe toegestaan voor alle documenten, met uitzondering van:

1. de balans;
2. de staat van baten en lasten;
3. bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook berichten via e-mail, WhatsApp, sms en zelfs berichten op sociale media moeten worden bewaard voor zover ze zakelijk relevant zijn. Bij een controle moet deze informatie beschikbaar worden gesteld in de vorm waarin de inspecteur erom vraagt. Dit geldt ook voor een digitale agenda.

Overstappen op digitale administratie

Werk jij nog met schoenendozen, ordners en stapels papier? In het digitale tijdperk raden we je aan om over te stappen op een volledig digitale boekhouding. Door optimaal gebruik te maken van alle technische mogelijkheden, kun jij jouw administratie of die van je klant efficiënt en volledig in overstemming met de wettelijke bewaarplicht in te richten.

Lees ook: kies de beste boekhoudsoftware in 5 stappen

Informeer de ondernemer

De fiscale bewaarplicht brengt veel verplichtingen met zich mee. Het is belangrijk om ondernemers hierover te informeren én over de beschikbare opties om hun administratie veilig, volledig en digitaal op orde te houden. Zo worden zowel de wettelijke eisen nageleefd als de administratieve processen vereenvoudigd.