Een geavanceerde tool, maar toch gemiste uren
Wij horen het regelmatig: “ons advocatenkantoor beschikt over prima praktijkmanagementsoftware met een goede tijdschrijffunctionaliteit waarmee het tijdschrijven gebruikersvriendelijk, snel en efficiënt kan plaatsvinden maar toch …. toch worden binnen ons kantoor veel gewerkte uren niet geschreven. Hierdoor loopt ons kantoor omzet mis en beschikt het jammer genoeg ook niet over betrouwbare managementinformatie.”
Investeren in techniek is niet genoeg
Het is inderdaad opvallend hoeveel advocatenkantoren wel investeren in de aanschaf van goede software met uitstekende tijdschrijffunctionaliteit, maar bij de introductie daarvan (en ook daarna) geen, of heel weinig, aandacht besteden aan het tijdschrijfgedrag van de advocaten. Het registreren van gewerkte tijd gaat namelijk ook met goede software niet vanzelf. Daar gaat gedisciplineerd tijdschrijfgedrag aan vooraf!
Bewustwording van tijdschrijfgedrag als eerste stap
Pas als advocaten inzicht hebben in de valkuilen van hun eigen tijdschrijfgedrag, kan bijvoorbeeld het dagelijks weglekken van aanzienlijke hoeveelheden gewerkte tijd, declarabel en niet-declarabel, worden aangepakt. Dat geldt ook voor het verschijnsel ‘tijdschrijfschaamte’: daadwerkelijk gewerkte uren die uiteindelijk niet of niet accuraat worden geschreven omdat de advocaat het gevoel heeft (te) lang over een bepaalde opdracht te hebben gedaan.
Aan de andere kant van het spectrum staat wat in de advocatuur gekscherend “tijdschrijven met een vork” wordt genoemd. Onethisch en daarmee onacceptabel gedrag.
Beter ondersteunen leidt tot beter presteren
Kantoren kunnen hun advocaten (jong, oud, beginnend, ervaren) beter ondersteunen om hun tijdschrijfgedrag te verbeteren (en dat staat maar zelden gelijk aan de noodzaak om harder te werken!). Deze ondersteuning is een belangrijke stap om er voor te zorgen dat de advocaten minder stress ervaren bij het tijdschrijven. Vaak leidt het er toe dat zij de door kantoor gestelde urennormen makkelijker halen. Advocaten leren kortom om beter grip te krijgen op hun inzet voor kantoor.
En voor kantoor als geheel? Een duidelijke toename in het aantal declarabele uren, minder uitval en betrouwbaardere managementinformatie. Een evidente win-winsituatie!
Auteurs: Marc Wallheimer & Richard van Bruchem
Bedrijf: Minute Hand
