Digitaal samenwerken: hoe krijg je klanten mee met digitalisering?

Schoenendozen en papier zijn verboden bij 2.0 Accountants. En bij De Twentse Accountants en Adviseurs is de klant die op papier aanlevert tegenwoordig een uitzondering. Hoe krijgen ze dat voor elkaar? Twinfield sprak twee collega-accountantskantoren en vroeg ze naar hun werkwijze in het digitaal samenwerken met klanten.

Daniël van Broeck, accountant bij De Twentse Accountants & Adviseurs (10 fte), vertelt dat al bij het eerste klantgesprek digitalisering aan bod komt: “We vragen naar hoe de klant is georganiseerd, en gaan meteen in op waar wij denken dat verbetering mogelijk is.” Arnoud Boudrie is werkzaam bij het in april 2019 gestartte accountantskantoor 2.0 Accountants (8 fte): “Onze naam zegt het al; bij ons vind je geen mappen op kantoor. Sterker nog: het is verboden! Wij willen efficiënt kunnen werken met onze klanten, zodat een ondernemer altijd over actuele data beschikt en hij kan sturen op actuele cijfers.”

Waarom digitaal samenwerken? Actuele cijfers!

Zowel Van Broeck en Boudrie zeggen dat het kunnen sturen op actuele cijfers een van de grote voordelen is van optimaal digitaal samenwerken. Van Broeck: “Met automatisering ben je minder afhankelijk van elkaar. Wij hoeven als accountant niet continue de klant lastig te vallen voor het aanreiken van gegevens. De klant heeft een beter systeem om dagelijks zijn administratie bij te werken. Omdat het echt vele malen makkelijker is om digitaal te werken. De Twentse bestaat sinds 2013 en de laatste jaren is de nadruk meer op automatisering komen te liggen. De mogelijkheden zijn natuurlijk ook enorm toegenomen. ‘Vroeger’ kon je echt niets met je smartphone aan je administratie doen, nu doen ondernemers niets liever! Door automatiseren kunnen we veel korter op de bal zitten en ingrijpen wanneer dit nodig is. Door iedere week of iedere maand de cijfers te bekijken, zie je bijzonderheden. Als je maar één keer per kwartaal je administratie aanlevert en bijwerkt, ben je vaak al te laat en loop je achter de feiten aan.

Boudrie is het hiermee eens: "Ik zit al jaren in de accountancy en vroeger; was het zo dat een jaarrekening soms 1,5 jaar na dato werd opgeleverd en daar moest dan op worden gestuurd. Dat is niet handig, want dan ben je altijd anderhalf jaar te laat met bijsturen. Nu zit de ondernemer zelf aan het stuur, kunnen ze dagelijks cijfers inzien en sneller handelen. Ze zijn altijd bij en weten wat de resultaten zijn. De klant heeft profijt van de manier van werken zoals wij dat graag willen. Sinds Corona is bovendien het kunnen sturen op actuele cijfers is belangrijker dan ooit. Veel ondernemers maken door corona een zware tijd door. Maar al vrij snel konden onze klanten voor bijvoorbeeld de NOW-regeling de juiste cijfers aanleveren. Ze konden door de digitale samenwerking heel makkelijk aangeven wat de omzet van vorig jaar was ten opzichte van nu. Op het moment dat je bij bent, kun je heel snel cijfers aanleveren over omzet val. Op basis daarvan ontvangen ondernemers namelijk de financiële steun.

Overtuigen van technische mogelijkheden

Van Broeck van de Twentse vertelt dat een demo om de klant de digitale mogelijkheden te laten zien heel goed werkt: “We nodigen dan een klant uit voor een demo, laten zien wat er technisch mogelijk is. Heel vaak kennen klanten de mogelijkheden niet. We vragen de klant dan hoe hij werkt, hoe zijn processen zijn ingericht en waar hij denkt dat de kritische stappen zitten in dit proces. Een mooi voorbeeld is de pakbon. Die wordt geprint en vaak nog handmatig afgevinkt, waar ook nog wel eens wat fout kan gaan. Dit proces kun je heel eenvoudig digitaliseren en dat geeft de ondernemer overzicht en inzicht. Het scheelt hem tijd en geld. Daarmee kunnen we de klant vaak mee overtuigen.

Klant is koning

Hoe digitaal zijn de klanten van de Twentse? Van Broeck: “Je kunt het nooit honderd procent uitsluiten. Op het moment dat de klant echt niet wil automatiseren, dan gaan we daar toch in mee. Daar kunnen we van alles van vinden, maar de klant is toch echt koning. We automatiseren aan de achterkant dan wel zoveel mogelijk, maar de klant levert dan nog wel op papier aan. Dit ziet hij wel terug in het tarief, daar zijn we heel open in. Maar het zijn tegenwoordig echt uitzonderingen. Het ligt ook aan de klant hoe hij zelf met automatiseren omgaan, soms hebben ze de skills niet. Daar ligt expliciet een rol voor de productleverancier én de accountant. Je moet echt goed uitleggen wat er mogelijk is én hoe het werkt. Er zit een leereffect, je moet die rol als accountant pakken. Dan kun je hele mooie samenwerkingen aangaan!

Digitaal werken betekent een bredere klantenkring

Boudrie vertelt dat het volledig digitaal samenwerken nog een belangrijk voordeel heeft: “Onze klanten zijn heel divers in het mkb van horeca tot bouw en detailhandel. In Enschede en omstreken, maar omdat we digitaal werken is afstand helemaal geen probleem meer. Juist nu door corona merken we dat mensen uit het hele land ons ook weten te vinden.

Voordelen digitaal werken in de praktijk

Van Broeck: “Aan de hand van een maandelijkse marge analyse zagen we dat een van onze horecaklanten qua volume en marge veel liet liggen op bepaalde producten. Stap voor stap gingen we daar dieper op in en bekeken hoe de marges en dus zijn rendement omhoog kon. Hij heeft onder andere de bieruitgifte op de tap geautomatiseerd en dat heeft hem onwaarschijnlijk veel geld opgeleverd.”

Boudrie: "Een horecaklant is precies in de eerste lockdown in 2020 zijn zaak begonnen. Daardoor valt hij buiten alle regelingen. Ik had bij de start van zijn bedrijf prognosecijfers gemaakt en in de software gezet en bijgehouden. De cijfers blijven natuurlijk wel achter, maar we kunnen wel op basis van de cijfers een financieringsaanvraag doen. Zodat ze door deze crisis kunnen komen. Door deze actuele cijfers in combinatie met de prognose kan ik wel laten zien dat er muziek in de tent zit en wat de potentie is voor dit bedrijf. Zodat ze wel financiële steun kunnen krijgen op wat voor manier dan ook.”

Tips

Daniël Van Broeck, De Twentse Accountants & Adviseurs: “Ga in gesprek met de klant, laat de mogelijkheden zien en zet maatwerk in waar dat kan. De ontwikkelingen gaan zo hard dat accountants en zeker ook de ondernemers het niet bij kunnen houden. Daar ligt een grote uitdaging. Elke accountant zal ook een stukje ict-skills moeten krijgen.”

Arnoud Boudrie, 2.0 Accountants: “In het verleden werd nog wel eens gestuurd op banksaldo. Door digitalisering heb je zicht op actuele cijfers en staat de klant achteraf niet voor een verrassing. Wij werken voor de verloning met Numbers dat gekoppeld is aan Twinfield Boekhouden. Op het moment dat de lonen gedraaid worden, ziet de klant dat meteen in de boekhouding de bruto-lonen. Kijk naar de NOW-regeling: dan zijn dit belangrijke cijfers. Je bent altijd actueel, geen verrassingen achteraf.”