Jouke, Rick en Lisa groeiden op op de werkvloer van het assurantiekantoor van hun ouders. Een klassiek kantoor, waar men nog binnen kan lopen voor een kop koffie en een verzekering. In 2014 startten de drie telgen samen met hun vader Smart Letselschade. Broers en zus aan het roer, komen daar geen brokken van? Niet als je ze helpt opruimen, zo blijkt. Inmiddels zijn er 20 mensen in dienst bij Smart Letselschade. Alleen gaan ditmaal de medewerkers op de koffie bij de cliënten.
Rick Sjaardema: “Dat is de kracht van ons succes, die persoonlijke benadering. Wij bezoeken elke cliënt thuis voor een intake gesprek. Cliënten voelen zich gehoord en wij begrijpen de behoefte van de cliënt beter. Dat zorgt voor een goede mond tot mond reclame.”
Persoonlijke investering
Sjaardema: “Vandaag is een behandelaar vanuit ons kantoor in Leiden naar Maastricht voor een afspraak. Die zien we niet terug op kantoor vandaag. Dat kost veel tijd. Maar wij geloven in de persoonlijke investering om de zaak het best te kunnen behandelen. Het geeft vertrouwen, één aanspreekpunt. Dat is heel belangrijk voor onze cliënten.”
Alles digitaal
“In 2015 hebben we onze eerste werknemer aangenomen en vanaf daar zijn we verder gegroeid naar de 20 medewerkers van nu.” De grote aanwas in zaken en personeel goed managen is een uitdaging. Sjaardema: “Goede praktijkmanagement software is voor ons essentieel. Alle dossiers en bijbehorende documenten slaan wij digitaal op en moet gemakkelijk doorzoekbaar zijn.” En met alles, bedoelt Sjaardema ook echt alles. “Alle e-mails slaan we op en vervolgens willen we toch binnen een oogopslag zien wat er speelt binnen een dossier. Want als de cliënt belt, willen we direct de juiste stand van zaken voor ons hebben.”
De persoonlijke benadering waar Smart Letselschade zo snel groot mee is geworden, maakt het managen nog uitdagender. Sjaardema: “Hoe groter we worden, hoe moeilijker dat is. Toen we in 2015 met zijn drieën waren, kenden we alle dossiers. Dat persoonlijke overzicht is er niet meer, maar digitaal bestaat het nog wel. Kleos helpt enorm met het behouden van het overzicht. Elke maandag zitten we samen met de teammanagers en zien dankzij Kleos heel snel hoeveel dossiers een behandelaar heeft lopen en hoeveel taken er nog openstaan. Aan de hand daarvan kunnen we heel goed zien wie er nieuwe intakes kan doen. Dat is ideaal.”
Wat gaat de toekomst nog brengen?
In maart 2018 is het jonge familiebedrijf voor de derde keer verhuisd naar hun nieuwe pand. De wens was om hier over twee jaar ook de zolder te gebruiken, maar inmiddels is deze ook al gevuld. Sjaardema is voorzichtig. Vast een gevolg van zijn opvoeding in risicomijding. Maar ook hij kan hier niet anders dan beamen dat ze het uitstekend hebben gedaan. “Ja, dat klopt. Als we óók die 140 m2 gezellig vol hebben, dan durf ik wel te zeggen dat we het echt heel goed hebben gedaan.”
