Een enorme klap: kapper Danny Verheijen had vlak voor de coronacrisis een nieuwe franchisevestiging geopend. De vergoeding van de overheid staat in schril contrast tot het spaargeld dat hij gebruikt om overeind te blijven. Toch is hij blij dat hij zijn vak weer kan uitoefenen en kan opkrabbelen. De crisis - en bijkomende emoties - maken ook de samenwerking met zijn accountant minder zakelijk. Voor dit interview knipte Danny Verheijen zijn accountant Ed Limpens.
De kappersbranche is - naast horeca en toerisme - door de maatregelen als gevolg van de coronapandemie een van de zwaarst getroffen branches. Salons en ondernemingen hebben het flink voor de kiezen gehad met twee lockdowns. “We hebben dan ook de nodige coronamaatregelen uitgevoerd voor onze klanten die daarvoor in aanmerking kwamen,” zegt Ed Limpens, accountant en register belastingadviseur.
Een nieuwe coupe voor Ed Limpens
Op de stoel om geknipt te worden, zit Ed Limpens. Met zijn kantoor bedient hij al meer dan 24 jaar verschillende typen ondernemers, van kleine zelfstandigen tot middelgrote bedrijven. Limpens: “We luisteren naar hetgeen klanten van ons willen en denken vervolgens na om tot een gefundeerd antwoord te komen! Ook zijn we vooruitstrevend op digitaal gebied: we doen bijna alle dienstverlening en administraties digitaal. Dat trekt vooral jonge zelfstandigen en ondernemers aan, we weten en willen niet anders dan dat het digitaal gaat. Onze software-straat, waar ook Basecone toe behoort, ondersteunt dat.”
Door kapper Danny Verheijen
De kapper van Ed is Danny Verheijen, die al meer dan 21 jaar een kapsalon runt en een eigen label heeft opgezet. Gaijess: met een franchiseformule, een academy en een heren lijn met haarproducten. Hoewel Verheijen energiek knipt en enthousiast over zijn werk is, is het afgelopen jaar zeer pittig geweest. Verheijen: “Zowel financieel als emotioneel. Je bouwt járen aan je onderneming en de coronamaatregelen breken het binnen een paar maanden compleet af. Het is een zware dobber wanneer iemand bepaalt dat je werk doen ineens strafbaar is. Dat je je vak niet mag uitoefenen”, zegt Verheijen.
Vlak na opening alweer dicht voor maanden
De twee Gaijess vestigingen van Verheijen liepen voor de crisis bijzonder goed en vlak voor de crisis was een derde klaar voor opening. “Die is maar heel kort open geweest”, zegt Verheijen. “En daarmee hadden we een groot probleem: in de eerste lockdown kregen we geen vergoeding voor deze nieuwe onderneming. Deze crisis is heel dubbel. Ik begrijp dat het ernstig is en dat sommige maatregelen moeten. Tegelijk heb ik een kleine zaak, ben ik veel kwijt aan omzet en krijg ik maar € 3.000 aan vergoeding. Dat werkt natuurlijk niet. De naweeën van de maatregelen zullen nog wel erger worden voor ondernemers.”
Verheijen: “Tijdens en na de eerste lockdown hebben we heel veel aan marketing gedaan, om dicht bij onze klanten te blijven. We hebben ze gemaild en vaste klanten regelmatig gebeld. We hebben onszelf een mindset aangeleerd: ‘okay, dit mag niet, maar wat kun je nog wel doen?’ Na de lockdown kwamen er nieuwe klanten, die van bestaande klanten hadden gehoord hoe wij hiermee om waren gegaan. Dat is prettig om te horen.”
Verheijen: “Tijdens en na de eerste lockdown hebben we heel veel aan marketing gedaan, om dicht bij onze klanten te blijven. We hebben ze gemaild en vaste klanten regelmatig gebeld. We hebben onszelf een mindset aangeleerd: ‘okay, dit mag niet, maar wat kun je nog wel doen?’ Na de lockdown kwamen er nieuwe klanten, die van bestaande klanten hadden gehoord hoe wij hiermee om waren gegaan. Dat is prettig om te horen.”
Emoties op het zakelijk vlak
In een crisis die mensen in gezondheid en werk treft, spelen emoties en privézaken meer dan voorheen een rol. “De samenwerking met Ed was vroeger zakelijker. Door deze crisis komen meer emoties rond je ondernemingen om de hoek kijken”, zegt Verheijen. “Ik heb tientallen duizenden euro’s privé spaargeld gebruikt om de zaak overeind te houden.
“Daarnaast is Ed niet iemand die voor elk klein advies een factuur stuurt. Dat is tekenend voor de samenwerking en extra fijn tijdens de crisisperiode”, zegt Verheijen. “Hij denkt mee, ook al zit hij niet in het kappersvak. Bijvoorbeeld als het gaat om de datum van vakantiegeld uitkeren aan medewerkers. Of het stopzetten van een abonnement op de leesmap. Die map is tijdens de lockdowns niet aangeraakt. Het gaat om van die kleine dingen waar je normaal - zonder coronacrisis - niet bij nadenkt. Heb je geen omzet, dan scheelt elk van deze kleine bezuinigen heel veel.”
“Daarnaast is Ed niet iemand die voor elk klein advies een factuur stuurt. Dat is tekenend voor de samenwerking en extra fijn tijdens de crisisperiode”, zegt Verheijen. “Hij denkt mee, ook al zit hij niet in het kappersvak. Bijvoorbeeld als het gaat om de datum van vakantiegeld uitkeren aan medewerkers. Of het stopzetten van een abonnement op de leesmap. Die map is tijdens de lockdowns niet aangeraakt. Het gaat om van die kleine dingen waar je normaal - zonder coronacrisis - niet bij nadenkt. Heb je geen omzet, dan scheelt elk van deze kleine bezuinigen heel veel.”
Real time inzicht in cijfers en financiële processen
“Hoe beter en sneller de administratie van je klanten is bijgewerkt, hoe beter je ze kunt helpen met de maatregelen,” zegt Limpens. “Kreeg je jaren geleden ordners vol facturen van je klant per maand of kwartaal aangeleverd, nu heb je de facturen direct digitaal binnen. Daarmee kun je veel sneller bij elke klant 100% bij zijn met de administratie. Zo kun je veel actueler adviseren en sneller schakelen als het om de maatregelen van de overheid gaat.”
Ook los van een crisis zijn actuele cijfers belangrijk. Ze vormen stuurcijfers. Limpens heeft recentelijk voor klanten een dashboard geïntroduceerd. “Daar zijn ondernemers heel blij mee. Ondernemers hebben meer met grafieken en diagrammen dan de ruwe cijfers. Op het dashboard zien ze een soort toerentalmeters, waar bijvoorbeeld op staat hoeveel BTW ze nog moeten betalen. Dan weten ze waar ze rekening mee moeten houden”, zegt Limpens. Verheijen: “Ik kan dat dashboard in een app zien en weet direct hoe mijn ondernemingen ervoor staan. Het is prettig om real time inzicht te hebben in mijn uitgaven en inkomsten.”
Ook los van een crisis zijn actuele cijfers belangrijk. Ze vormen stuurcijfers. Limpens heeft recentelijk voor klanten een dashboard geïntroduceerd. “Daar zijn ondernemers heel blij mee. Ondernemers hebben meer met grafieken en diagrammen dan de ruwe cijfers. Op het dashboard zien ze een soort toerentalmeters, waar bijvoorbeeld op staat hoeveel BTW ze nog moeten betalen. Dan weten ze waar ze rekening mee moeten houden”, zegt Limpens. Verheijen: “Ik kan dat dashboard in een app zien en weet direct hoe mijn ondernemingen ervoor staan. Het is prettig om real time inzicht te hebben in mijn uitgaven en inkomsten.”
Facturen boeken: van 30 minuten per dag naar 5 minuten
Met digitale facturen en een slim verwerkingsproces hebben ook Limpens en Verheijen tijdwinst geboekt. “De app van Basecone is voor ons en voor onze klanten extra handig. Een factuur op de mail kun je geautomatiseerd laten doorsturen, of je uploadt de factuur of een bonnetje via de app. Makkelijker kun je het niet hebben. Als er facturen binnenkomen, werk ik ze elke dag voor klanten bij. Dat kost ons nu nog maar 5 minuten per dag, in plaats van 30 minuten daarvoor”.
Verheijen: “Het gaat voor mij nog veel verder. Voorheen deed ik mijn administratie in de avonduren. Dat hoeft nu niet meer. Nu kan ik gewoon na sluitingstijd aandacht aan mijn kinderen besteden. En je voorkomt dubbel werk door de app en digitalisering.”
Verheijen: “Het gaat voor mij nog veel verder. Voorheen deed ik mijn administratie in de avonduren. Dat hoeft nu niet meer. Nu kan ik gewoon na sluitingstijd aandacht aan mijn kinderen besteden. En je voorkomt dubbel werk door de app en digitalisering.”
