De dag van RGS biedt inspiratie over toepassingen

Geïnspireerd raken door wat je allemaal met het Referentie Grootboek Schema (RGS) kunt doen. Dat was volgens Menno Kooreman, lid van de werkgroep RGS en manager automatisering bij de SRA, de bedoeling van de Dag van RGS op 30 november. “Zodat je als accountant geïnformeerd de volgende dag actie kunt ondernemen.”  

Wat kun je met RGS?

Wat kun je met RGS? Wat zijn de voordelen van RGS en wat levert RGS jou op? Maar ook: Wat kun je in de nabije toekomst verwachten op het gebied van RGS? “Op die vragen kreeg je antwoord”, schetst Kooreman. Voor die enkeling die RGS nog niet kent: RGS is het grootboekrekeningschema dat is gebaseerd op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Die standaardisatie maakt het eenvoudiger om financiële gegevens uit te wisselen en te analyseren. Lees ook: Referentie Grootboekschema. Wat is RGS?

In 80 procent van de software ingebouwd

“We merken dat accountants inmiddels wel weten wat RGS is en dat het ook in de boekhoudsoftwareprogramma’s is ingebouwd”, begint Kooreman zijn uitleg. “In 80 procent van de leveranciers van softwarepakketten die hebben meegedaan aan een onderzoek dat we hierover hebben gehouden, om precies te zijn. Dat is een prachtige score. Er is dus de mogelijkheid voor een accountantskantoor om er vandaag mee aan de slag te gaan. Het daadwerkelijk gebruik, volgens de softwareleveranciers die dit kunnen meten in hun online platforms, ligt op ongeveer 25 procent. Dat zijn in absolute getallen nog steeds vele duizenden administraties, maar er valt nog wel een wereld te winnen in de toepassing van RGS. We zijn ooit gestart vanuit de positie dat niemand RGS kende. Dat hebben we inmiddels wel achter de rug. De volgende stap was om RGS in boekhoudsoftwarepakketten te krijgen. Ook dat is grotendeels gelukt. De daaropvolgende stap is dat je als accountant in praktische toepassingen de meerwaarde gaat ervaren. Daarvan lieten we tijdens de Dag van RGS voorbeelden zien.” 

Eenheid en uitwisseling van gegevens

De voordelen zijn legio, beschouwt Kooreman. “Uitwisseling tussen systemen die gebruik maken van de data uit de boekhouding is mogelijk. Denk aan aangiftesoftware, rapportage en analysesoftware. De standaard is eigenlijk het basiswerk. Als je die eenheid van rubricering eenmaal hebt, kun je financiële gegevens gaan vergelijken. Tussen ondernemingen onderling, maar ook in de tijd. Of prognoses doen voor de toekomst. Ook lopen financiële gegevens eenvoudiger en zonder fouten door de financiële keten. Een standaard betekent namelijk dat je geen discussies meer hebt over definities. Intern en extern praat je in het kader van verantwoordingsrapportages over hetzelfde.” Daarbij is RGS geen vervangend grootboekschema, de term Referentie verwijst juist naar de eigenschap dat je de klantspecifieke grootboekrekeningschema’s kunt standaardiseren door ze te mappen aan RGS.

RGS Ready

Leveranciers van boekhoudpakketten kunnen tegenwoordig het predicaat RGS Ready halen. Dat bestaat uit een meetlat van acht functies en eigenschappen die bepalen in hoeverre RGS wordt ondersteund door deze software. “Dat Gerard Bottemanne van GBNed daarmee aan de slag is gegaan, is een doorbraak geweest. Daardoor omarmden veel belangrijke leveranciers RGS, een grote stap voorwaarts. Zo gaat het in de tien jaar dat RGS bestaat steeds stapsgewijs. Wolters Kluwer omarmde onlangs een nieuwe versie van RGS, versie 3.2. Dit zit ingebouwd in de boekhoudsoftware Twinfield Boekhouden. Momenteel implementeren zij versie 3.3.  “Daar zijn we blij mee, net als de acceptatie van RGS bij andere softwareleveranciers." 

Voorbeelden RGS

Welke voorbeelden konden we zien tijdens de Dag van RGS? Kooreman: “Ik begin even dichtbij: als SRA hebben we voor onze leden op basis van RGS in combinatie met de auditfile, een Power BI-template gemaakt waardoor accountants allerlei analyses kunnen maken in het kader van hun samenstelopdracht. Het leuke is dat ik onlangs een accountantskantoor sprak dat niet zozeer in de voorgedefinieerde analyses geïnteresseerd was, maar vooral in het onderliggende datamodel. Daarmee konden ze op basis van RGS eigen rapportages gaan bouwen. Ze zagen een mogelijkheid die ze wilden pakken. Dat is precies waarvoor RGS  is gebouwd: als basis om toepassingen te maken die de praktijk beter ondersteunen. Naast dit voorbeeld zijn er ook andere interessante casussen te zien, zoals RGS als sleutel naar smart compliance, beter klantadvies en vereenvoudiging van het invullen van CBS-enquêtes. Verder is er een paneldiscussie over de toekomst van RGS en komt de Belastingdienst aan het woord om te vertellen hoe RGS bijdraagt aan versterking van de administratieve keten.” 

Samenwerking met SBR

RGS werkt ook samen met Standard Business Reporting, de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van alle bedrijfsmatige rapportages, zoals jaarrekeningen, vastgoedtaxaties en belastingaangiftes. Kooreman: “SBR is eigenlijk op geaggregeerd niveau op een standaard manier van gegevens verantwoorden naar onder andere de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en de banken. SBR is niet geschikt voor de dagelijkse verwerking in je administratie. Vandaar dat er een mapping, een vertaling, is van RGS naar SBR.”  

Kwaliteit wordt beter

Of RGS af is? Kooreman: “Nee, met een standaard ben je nooit klaar. Afhankelijk van wet- en regelgeving en de zich steeds aanpassende informatiebehoeften van gebruikers passen we de taxonomie jaarlijks aan. Maar RGS is wel volledig bruikbaar. Als Excel-schema, maar inmiddels ook als taxonomie.” Dat de standaardisatie voor de toekomst nieuwe toepassingen oplevert, daar is Kooreman van overtuigd. “Als je standaardiseert, kun je steeds slimmer automatiseren. Bijvoorbeeld: handmatige processen door een boekhoudrobot laten doen. De kwaliteit van het boekhoudproces wordt hiermee verbeterd, omdat je gelijksoortige posten altijd op dezelfde manier inboekt. De kwaliteit van de dataset van de administratie wordt zodoende beter. Zodanig dat je door die standaardisering ook audits meer zou kunnen automatiseren. Je laat dan analysesoftware los op de dataset die er uitzonderingen uithaalt die je als accountant met je professional judgement nog eens extra onder de loep neemt.” 

Kwestie van toepassen

 Tot slot zegt Kooreman: “Het standaardschema, de software en de voordelen zijn er. Het is nu een kwestie van toepassen. Dat ligt zowel aan de kant van de softwareleveranciers, die met nieuwe gereedschappen op basis van RGS kunnen komen, als aan de kant van de accountant. Die laatste kan vragen om handige toepassingen. Ik hoop dat degenen die meededen aan de Dag van RGS zich zo geïnspireerd voelen dat nu concrete actie ondernemen om met RGS aan de slag te gaan. Als laatste wil ik nog zeggen dat dit, net als SBR, een publiek-private samenwerking is waar veel mensen op vrijwillige basis veel tijd in steken. Daar ben ik trots op. De enige manier waarop we – en dan bedoel ik softwareleveranciers, accountants, ondernemers en overheidsinstanties – dit tot een succes maken is als we de handen ineenslaan en er actief mee aan de slag gaan. Laat je inspireren.”